Carta, addio. Cosa cambia per i liberi professionisti

Notai, avvocati, commercialisti dovranno virare verso una gestione digitale dei dati e dei documenti. Ma ai ritardi tecnologici si somma una certa resistenza culturale.

giugno 2009 Il termine “dematerializzazione” non ha bisogno di spiegazioni per alcune categorie di professionisti e per la gran parte degli impiegati e dirigenti della Pubblica amministrazione, per il semplice fatto che in questi ambienti se ne parla da alcuni anni. Per i non addetti ai lavori, invece, ha senso specificare che cosa si intende.

La dematerializzazione è un insieme di azioni, procedure e norme ideate allo scopo di diminuire l’utilizzo della carta nei processi documentali. In particolare: “Oggi si può correttamente sostenere che questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico” (tratto dal sito del CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).

Aggiungiamo che, nell’ambito dei processi che riguardano la vita di un documento, le principali fasi interessate dalla dematerializzazione sono, da definizione Wikipedia, l’acquisizione degli elementi costitutivi, l’elaborazione, l’archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi. Fin qui le definizioni. Ora, va detto che di dematerializzazione si è cominciato a parlare sin dagli anni ‘80, ma solo negli ultimi anni ci sono stati segnali reali di interesse a superare la fase teorica, grazie anche allo strenuo lavoro di istituti come il CNIPA e all’inserimento, nel decreto anti crisi del Governo in carica, di alcune norme atte a concretizzare le procedure che lentamente, ma inesorabilmente, ci dovrebbero portare a una progressiva informatizzazione dei processi e, di conseguenza, al minor utilizzo della carta.

Parti coinvolte
La dematerializzazione può trasformarsi facilmente in una risorsa importante per la Pubblica Amministrazione come per le aziende private, innanzitutto come strumento di risparmio e di conseguente reinvestimento di nuove e inaspettate disponibilità, derivanti dalla riduzione della spesa di approvvigionamento della carta, dalla diminuzione della spesa destinata al rinnovo del parco macchine da ufficio, dalla riduzione degli spazi occupati per l’archiviazione, nonché dai risparmi indiretti come la riduzione del tempo impiegato per svolgere i propri compiti e la maggiore efficienza.

In secondo luogo, la dematerializzazione dà origine a notevoli opportunità per molti professionisti e piccole imprese legate al settore ICT e legale. Sono tanti e tali gli aspetti legati all’informatizzazione dei processi, infatti, che diverse software house già da tempo propongono sul mercato software di gestione documentale e soluzioni in grado di rispettare le norme previste nella distribuzione dei documenti (leggasi formati riconosciuti e certificati), nell’archiviazione con valore legale e nella risoluzione dei problemi di sicurezza a tutti i livelli.

Proprio per questo rinnovato fermento sul tema della dematerializzazione, e nella speranza di incentivare l’interesse per uno dei settori che potrebbero portare alla tanto agognata ripresa dalla crisi generale, il Sole24ore ha organizzato alla fine di aprile 2009 il 3° Forum Imprese e Professioni nell’Economia Digitale, dedicato all’“impatto della dematerializzazione sulle opportunità di business e sull’ottimizzazione dei costi”. In detta occasione vi sono stati significativi interventi di esperti, sia in ambito pubblico sia privato, e si è voluto fare il punto della situazione: come gestire il passaggio alla dematerializzazione dei processi amministrativi e realizzare l’integrazione con gli altri sistemi informativi aziendali? Quali strumenti giuridici, tecnici, informatici e gestionali occorrono?

Notai
Tra gli interventi dedicati al mondo dei professionisti uno dei più apprezzati è stato quello del notaio Riccardo Genghini, fondatore del gruppo Euronotaries di cui PC Open Studio si è già occupato. Genghini è da molti anni promotore del passaggio della sua categoria a un utilizzo più consapevole delle potenzialità dell’informatica.

“Il punto – spiega il notaio – è che come al solito vi sono professionisti che guadagnano grazie all’informatizzazione, e altri invece che sostengono il contrario, e cioè che esportare i processi dalla carta al computer è solo una perdita di tempo perché si deve ricominciare da capo.” “Eppure – continua Genghini – fu così per i notai anche quando si passò all’utilizzo della macchina da scrivere: non fu codificata una norma, eppure alcuni studi cominciarono a usarla, e alla fine divenne prassi. Fu giusto? Teoricamente no, ma oggi possiamo dire che per fortuna quegli studi si “azzardarono” a trovare uno strumento complementare alla penna”. Insomma, secondo Genghini l’informatica prenderà piede anche tra i notai, il problema semmai è la lentezza con cui questo processo sta avvenendo.

Quali sono le paure? Stando all’esperienza di Genghini, parlando di “Atto pubblico digitale” ci si continua a chiedere se sia meglio o peggio della carta. “Nella conservazione di atti pubblici non vi sono dubbi che sia meglio” spiega il notaio. Semmai il punto debole rispetto alla carta risiede nella mancanza effettiva di ciò che Genghini chiama il What you see is what you sign, cioè la certezza che ciò che si vede sia effettivamente ciò che si firma.

Per questo motivo il gruppo di Euronotaries ha studiato a lungo il problema e alla fine, con l’aiuto di una software house tedesca, si è dotato del sistema eWitness, una soluzione in grado di informatizzare i compiti chiave di chi si assume la responsabilità di conservazione sostitutiva di documenti: autenticazione e identificazione certa del soggetto dal quale provengono i documenti da conservare, un sistema di memorizzazione dei documenti che assicuri la immodificabilità degli stessi e un controllo di accesso ai documenti che garantisca che nessun soggetto non abilitato possa vederli, consultarli, modificarli o cancellarli.

Avvocati
Laura Turini, Avvocato nell’omonimo Studio Legale, parla per la propria categoria del processo virtuale, degli atti ingiuntivi e del nuovo sistema di notificazione degli atti online.

In particolare, però, denuncia un’estrema arretratezza in Italia rispetto ad altri paesi: “pur essendoci stati negli ultimi anni una serie di decreti ministeriali atti a diffondere e a incentivare l’utilizzo dell’informatica, solo Milano, dal dicembre 2006, ha iniziato a interagire con le varie parti sfruttando la telematica”, afferma a malincuore l’avvocato. La struttura giuridica creata si basa sul Sistema Informatico Civile, cioè l’insieme delle risorse hardware e software mediante il quale l’amministrazione della giustizia dovrebbe trattare in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio e di comunicazione.

Il tutto basato su un sottoinsieme di processi per l’individuazione dell’ufficio giudiziario e del procedimento, l’individuazione del soggetto che inserisce o modifica l’atto, la verifica dell’avvenuta ricezione e l’automatica abilitazione del difensore o dell’ufficiale giudiziario dipendenti in gran parte dall’utilizzo della firma digitale.

Inoltre, al Sistema Pubblico di Connettività (SPC) possono accedere avvocati, pubblici ministeri, difensori e cancellieri. “Ma a oggi – sottolinea Turini – sono solo 13 i tribunali attivi in questo senso, ed è un rammarico vedere come la categoria sia disinformata sul tema della dematerializzazione”. Aggiungiamo, non da competenti del settore specifico ma da conoscitori dei vantaggi legati al passaggio all’informatizzazione, che occorrerebbe di certo un’inversione di tendenza. Per avere qualsiasi tipo di informazioni in merito alla struttura esistente è possibile consultare il sito del CNIPA (www.cnipa.it), l’istituto che lo gestisce. 

Commercialisti
Per i dottori commercialisti la relatrice sul tema della gestione degli adempimenti amministrativi e fiscali è stata Paola Zambon, Presidente dell’Associazione ICT per Dottori Commercialisti.

Come fare – si è domandata la dottoressa - nell’ambito di norme e tecnologia, a fornire servizi ad alta qualità in un quadro normativo complesso, pieno di nuovi adempimenti e obblighi per gli studi professionali, tra i quali la dematerializzazione, la privacy, i bilanci in formato elaborabile? “Tema difficile – assicura la dottoressa Zambon - eppure, in estrema sintesi, forse non è tanto lo star dietro alle norme il problema dei commercialisti, dal momento che sono spesso obbligati per legge a farlo”. “Semmai – continua Zambon – i commercialisti devono studiare l’ICT, cioè devono prendere consapevolezza che esistono sistemi, software, ambienti e soluzioni in grado di velocizzare le pratiche dell’ufficio, mentre la tendenza – soprattutto dei piccoli studi – è quella di adeguarsi di malavoglia alle nuove norme”.

Il 2009 sarà per la categoria un anno fondamentale. Per citare solo una delle misure che entreranno in vigore, è stato elaborato lo standard XBRL (eXtensible Business Reporting Language) per individuare il formato elettronico elaborabile per presentare reportistica di natura finanziaria. E a partire dai bilanci relativi agli esercizi chiusi dopo il 16 febbraio 2009, vi sarà l’obbligo di deposito in formato XBRL.

In sintesi, per tutte le categorie intervenute, chi ha parlato al convegno ha soprattutto spronato i colleghi a darsi da fare. Ma per tutti la dematerializzazione è da vedere come una vera opportunità, anche solo per la semplificazione di una burocrazia congestionante su tutti i livelli.

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