Con l’adozione dell’applicativo Scm di Ibs, il distributore varesino ha ridefinito strategie e infrastruttura informativa, garantendo pieno supporto online a una rete di 5 punti vendita con deposito, dislocati su territorio, e inaugurando attività distributive e di Crm attraverso Internet
Piccole aziende crescono. Affidando all’It il ruolo di catalizzatore per
il cambiamento. Che nel caso di Fogliani, impresa nata e cresciuta con la
distribuzione di materiale elettrico, ha permesso di compiere un deciso salto di
qualità. «Resosi necessario – spiega Alessandro Fogliani,
responsabile sistemi e organizzazione dell’azienda – per
accompagnare uno sviluppo che nell’ultimo lustro ci ha visti estendere in misura
sostanziale le attività sul territorio, in particolare con l’apertura di nuovi
punti vendita». La rete che oggi comprende, oltre alla sede di Busto
Arsizio, quattro negozi all’ingrosso dislocati nelle province di Varese, Milano
e Como, e che si appresta a un ulteriore ampliamento con l’inaugurazione di un
altro punto vendita e di una inedita show-room, cui si aggiungerà a stretto giro
l’ingresso nel network del primo affiliato. «È un modo – puntualizza
Fogliani – per arrivare sempre più vicino a una clientela composta in buona
parte da installatori abituati ad acquistare direttamente in negozio, e molto
poco inclini a utilizzare il servizio di recapito. Perciò, attraverso le filiali
sviluppiamo una parte consistente del giro d’affari, con la vendita al banco che
giunge a contare per il 40%, mentre il rersto va ascritto alla consegna».
Quest’ultima viene effettuata sistematicamente nell’arco delle 24 ore,
direttamente dalla sede. Ciascun punto vendita è dotato di un robusto stock,
rifornito due volte al giorno. Il magazzino centrale ospita una media di 30mila
articoli sui circa 70mila complessivamente trattati, per un catalogo che
annovera oltre 200 marchi. «Negli ultimi anni – riprende Fogliani –
abbiamo ripetutamente aggiornato il sistema informativo, apportando continue
modifiche legate alle necessità contingenti, ma senza seguire un approccio
strutturato. All’inizio del 2001 abbiamo deciso, considerata l’ormai evidente
inadeguatezza del sistema gestionale in uso, di procedere alla sua
sostituzione». La spinta è arrivata tanto dalla volontà di rafforzare
l’efficienza delle attività di distribuzione, quanto dall’esigenza di interagire
più strettamente sia con la forza vendita (tredici agenti a copertura di buona
parte della Lombardia) sia con i produttori. «Il desiderio era di cambiare
marcia. E poter finalmente contare su un fornitore di It in grado di indicarci
un percorso di sviluppo sulla base di riconosciute best practice: non solo
strumenti, ma anche idee per accompagnare, nell’ambito di una visione
strategica, la crescita dell’azienda. Abbiamo trovato tutto questo in Ibs».
Focalizzata sul business la gestione della logistica
Il pacchetto Asw è stato adottato per la supply chain execution ed
è stato integrato prima con il software Rainbow per l’automazione della forza
vendita e poi anche con il modulo B2B Internet Connection, a supporto delle
attività di distribuzione, marketing e vendita dei prodotti attraverso la Rete.
Contestualmente, l’azienda varesina ha installato un server iSeries 820, sul
quale poggia l’intera infrastruttura che collega la sede alle filiali e che
conta 3 server Windows Nt e una trentina di postazioni pc, alle quali si
aggiungono 15 terminali dislocati nei magazzini e al banco: un’eredità del
vecchio sistema As/400 che non aveva senso dismettere considerando l’ancora
piena validità. «Il confronto tra il precedente sistema e l’applicativo di
Ibs – prosegue Fogliani – è ovviamente improponibile. Si tratta di una
gestione della logistica assai più moderna e soprattutto focalizzata sulle
decisioni di business. Sotto il profilo operativo ci ha colpito in particolare
il controllo puntuale del magazzino: dall’ottimizzazione dello spazio
disponibile al tracking dei movimenti delle scorte. E, analogamente, la
possibilità di seguire l’intero iter di avanzamento degli ordini di acquisto e
vendita, col relativo workflow dei processi documentali». Nell’arco di un
anno l’azienda di Busto Arsizio ha completato l’implementazione della nuova
piattaforma applicativa, entrata in funzione nei primi giorni di gennaio.
L’impatto iniziale è stato per certi versi traumatico, visto che il sistema ha
richiesto anche un forte cambiamento di mentalità; ma è bastato un periodo di
rodaggio inferiore a due mesi per andare a regime. Subito dopo è andato in
go-live il pacchetto Internet Connection. «Prima lo abbiamo sperimentato
usandolo al nostro interno. Abbiamo quindi fornito l’accesso ad alcuni clienti,
oggi sono in tutto una cinquantina, e il loro feedback è stato decisamente
positivo» spiega Fogliani. Una volta entrati nel sistema, che presenta un
menu dedicato con proposte e scontistica personalizzate, è possibile scorrere il
catalogo prodotti, effettuare gli ordini, controllarne lo stato di avanzamento e
disporre di tutta la contabilità pregressa. Ora l’azienda sta pensando di
incentivarne l’uso applicando condizioni di favore per gli ordini effettuati via
Internet. Sul fronte degli acquisti, il passaggio ad Asw ha portato all’impiego
di strumenti più sofisticati, che permettono la creazione di proposte di
approvvigionamento: «Possiamo formulare – precisa il responsabile dei
sistemi – ipotesi circa i fabbisogni da qui in avanti e, sulla base delle
proiezioni fornite dalla procedura, siamo in grado di programmare gli ordini,
sfruttando le opportunità di sconti extra o particolari condizioni di acquisto
proposte dai fornitori. È ancora presto per quantificare i benefici legati
all’adozione della nuova piattaforma ma abbiamo già numerosi segnali molto
promettenti». Il primo dei quali legato a un incremento della rotazione di
magazzino e della diminuzione delle scorte, cui si aggiunge una netta riduzione
degli errori nel delivery. Con Asw è possibile catalogarli e produrre una
statistica che evidenzia le cause aiutando a eliminarli. Magazzino centrale e
depositi periferici sono online, con visibilità completa degli uni sugli altri,
così come gli agenti, che sono divenuti parte integrante dei processi di catena.
«Resta da sviluppare – conclude Fogliani – la parte del sistema
relativa ad analisi e report statistici e al marketing. Area dalla quale
contiamo di poter trarre una serie di consistenti benefici».
