Archiviare posta da programmi e dal Web, per ricerche efficienti

MailStore importa posta dai programmi più diffusi e da Web-mail in un unico database per rendere più efficienti le ricerche, convertire i formati ed eseguire backup. Utilizzandolo da una penna USB, si lavora con un completo sistema di gestione portatile della posta.

Posta dappertutto
Se si utilizza Outlook in ufficio, Thunderbird a casa e GMail
con il browser sul netbook, gestire organicamente le caselle di posta e
cercare uno specifico messaggio può diventare complicato.

A parte la diversa dislocazione degli archivi, anche i formati dei messaggi
sono differenti uno dall'altro. Inoltre se si ha bisogno di aprire un
certo messaggio, si è costretti a cercarlo all'interno delle varie
applicazioni.

A queste difficoltà, si aggiunge la necessità di eseguire periodicamente
il salvataggio della posta dalle varie applicazioni, per motivi di sicurezza.

Tutte queste esigenze vengono risolte utilizzando MailStore. Il programma
registra messaggi di posta di diverse caselle e di diversi utenti, in un unico
database. Dopo averlo creato è possibile:

• cercare specifici messaggi per parametri
• esportare messaggi nei formati più diffusi
• eseguire il backup degli archivi

Utilizzando la versione portatile da una penna USB, si gestisce l'archivio
di tutti i messaggi in completa autonomia.

Importazione dei messaggi
Nella versione Home 4.1.1, MailStore importa messaggi dai
programmi di posta più diffusi, tra cui:

Microsoft Outlook
Microsoft Exchange
Mozilla Thunderbird
Windows Mail

In modalità predefinita non vengono importati i messaggi delle cartelle
Cestino e Bozze, ma lo si può chiedere modificando
le opzioni di configurazione.

Il programma importa anche messaggi gestiti in Web-mail o salvati
in file di queste tipologie:

• MSG ed EML
• PST di Microsoft Outlook
• MBOX

Perché possano essere letti messaggi gestiti in Web-mail, come
quelli di GMail, di Tiscali e di altri fornitori di servizi,
occorre fornire:

• indirizzo di posta completo (per esempio: nomeutente@dominio.it)
• password

Per importare messaggi da tutti i tipi di cartelle di un servizio di posta
in Web-mail (Posta in arrivo, Posta inviata, eventuali
altre create dell'utente
), occorre che le opzioni di configurazione
permettano di attivare il protocollo IMAP (come in GMail). Se il servizio
permette di impostare il protocollo POP3, MailStore riesce a importare
solo i messaggi della cartella Posta in arrivo (in inglese: “Inbox”).

Come informazione di servizio, occorre considerare che, da qualunque applicazione
di posta si importino i messaggi, il programma mantiene inalterata la struttura
di cartelle e sottocartelle creata dall'utente.

Alla fine del trasferimento si ottiene un database autonomo e integrato,
popolato da tutti i messaggi ricevuti e inviati dall'utente, qualunque
sia stato il programma con cui sono stati gestiti.

Ricerche strutturate
Nel trasferire i messaggi nel database gestito da MailStore,
il loro contenuto viene indicizzato per velocizzare la ricerca di uno specifico
messaggio.

Per rendere più efficaci le ricerche, si può chiedere l'indicizzazione:

• solo del testo del messaggio
• del testo del messaggio e di quello degli allegati

Se si decide di indicizzare anche il contenuto degli allegati, il programma
chiede di indicare esplicitamente le estensioni dei file in cui deve eseguire
la scansione (per esempio: DOC, PDF e PPT).

La ricerca dei messaggi può avvenire:

• in modalità manuale, scorrendo “a vista” i messaggi
contenuti nella cartella desiderata
• inserendo una o più parole chiave e facendo clic su Search
• in modalità strutturata

La ricerca strutturata (query) viene gestita nella pagina Search
E-mail
, in cui l'utente può fornire:

• parole chiave
• uno o più campi in cui cercare (oggetto, corpo, allegati, tutti
insieme)
• cartella ed eventuali sottocartelle in cui cercare
• limitazioni su date
• specifici indirizzi di mittenti e/o destinatari
• tipologia di messaggi (con o senza allegati, dimensioni in Byte)

I parametri di una query possono essere salvati per utilizzarli in
momenti successivi.

Esportazione e backup
I messaggi dell'archivio possono essere:

• esportati nel formato di uno dei programmi di posta gestiti
• inviati a una casella di posta IMAP o SMPT
• salvati come file EML o MSG in una qualsiasi cartella

In quest'ultimo caso si può chiedere di sincronizzare gli archivi,
trasferendo solo quelli non ancora inviati.

Con un altro comando i dati vengono salvati in file di backup. Nella
versione freeware è possibile salvare solo su disco rigido o
su un drive di memoria con interfaccia USB. La versione commerciale di MailStore,
invece, dà la possibilità di generare anche un backup
su CD o DVD.

La finestra di lavoro del programma è organizzata a “pagine”,
a cui si accede con un clic su apposite icone.

Il pulsante Start porta in una sorta di “home page
dalla quale si lanciano tutte le funzioni dell'applicazione. In basso
a destra è presente anche il collegamento Check for Updates,
per verificare in Internet se è stata rilasciata una nuova versione di
MailStore.

Del programma è disponibile anche una versione commerciale Server
per gestire automaticamente in un unico archivio tutta la posta aziendale.
In questo caso gli utenti accedono agli archivi e alle funzioni di MailStore
attraverso Microsoft Outlook o tramite un normale browser.

Carta
d'identità
Software: MailStore Home
Categoria: Lavoro
Versione: Freeware per utilizzo personale
Lingua: Inglese
S.O. Windows 7, Vista, XP, 2000, Server 2008 e 2003
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