Il Workflow collaborativo è fatto di regole e flessibilità

Top Consult ha rilasciato WorkFlow collaborativo, nuova soluzione della piattaforma TopMedia Social NED per gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati.

Il WorkFlow Collaborativo della società specializzata nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione digitale automatizza un processo strutturato di business, ad esempio gli acquisti, che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.

Completa il trittico di soluzioni a disposizione dell’Utente Collaborativo per lavorare in modo “smart” ed evoluto, affiancandosi al Groupware, che nei processi non strutturati realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti, e al CaseFlow, che opera nei processi strutturati per la gestione delle pratiche.

Nel WorkFlow Collaborativo un Designer Grafico consente in modo semplice all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti.

Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l’uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti come ad esempio la spedizione o l’acquisizione dei documenti in arrivo. Le regole definite sono poi eseguite dal WorkFlow Engine, componente della Piattaforma Documentale.

L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto.

Con la funzione Approvazione WorkFlow l’utente trova la lista dei documenti da approvare e viene guidato dal sistema in modo automatico attraverso i vari step, con pulsanti per inoltrare o rifiutare, navigare e firmare digitalmente.

Il Controllo Workflow è invece il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente.

Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali, che però non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema) e usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando così silos informativi a sé stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema.

Nel WorkFlow Collaborativo l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi sempre aggiornato in tempo reale; interagisce in modo attivo, non subisce i processi ed ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano.

Il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi diversi

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