La Spa che vigila sui mercati nazionali ha implementato il sistema di gestione del flusso di lavoro online Livelink di Open Text, forte della collaborazione del system integrator Id Technology. La stessa infrastruttura è stata utilizzata per creare la intranet del Gruppo
Borsa Italiana è la società per azioni responsabile della
definizione, organizzazione, funzionamento e vigilanza dei mercati
borsistici. Uno dei suoi compiti principali è di assicurare lo
sviluppo delle piazze gestite, massimizzandone la liquidità, la
trasparenza e la competitività. In tal senso, organizza e gestisce il
mercato italiano dei titoli, che vede la partecipazione di oltre 180
intermediari nazionali e internazionali, utilizzando un sistema di
negoziazione completamente elettronico per l’esecuzione degli scambi
in tempo reale. Per legge, la società deve provvedere anche alla
diffusione delle informazioni su fatti rilevanti, sulla base delle
disposizioni contenute nell’articolo 114 del Testo Unico della
Finanza. Nell’ambito delle proprie attività, Borsa Italiana gestisce
due tipi di comunicazione: l’informazione ai mercati, ovvero la
distribuzione delle notizie in tempo reale agli operatori, e quella
interna, che consiste nell’insieme di documenti generati dai circa
duecento dipendenti. Negli ultimi due anni la società ha provveduto a
una revisione dei meccanismi di gestione dei due tipi di informativa,
con l’obiettivo di rendere più efficace e tempestiva la comunicazione
ai mercati e di migliorare quella interna in termini di efficienza ed
efficacia, ma anche economici, riducendo l’utilizzo di materiale
cartaceo ed eliminando le procedure “time consuming”.
Il progetto, che ha visto l’impiego della soluzione Livelink di Open
Text, è stato condotto da un team composto da consulenti del system
integrator Id Technology e di Open Text, nonché da personale interno
di Borsa Italiana. Due le aree di intervento. La prima orientata alla
reingegnerizzazione del Nis (Network Information System), il sistema
per l’invio di dispacci in tempo reale agli operatori di mercato; il
secondo per la costruzione di WeBit, il portale intranet di Borsa
Italiana, sul quale è stato avviato il processo di informatizzazione
delle procedure interne. Prima dell’introduzione di Livelink, gli
operatori di mercato inviavano i comunicati finanziari a Consob,
Borsa e agenzie di stampa attraverso fax e telefono. La Borsa e le
agenzie si occupavano, poi, di rendere pubbliche le notizie
attraverso gli avvisi di Borsa e le press news. Il sistema presentava
criticità come l’impossibilità di utilizzare velocemente le
informazioni o la difficoltà di classificare e conservare le stesse.
Con l’introduzione del Nis si è provveduto a razionalizzare tutto il
sistema di gestione e distribuzione delle informazioni critiche. Il
progetto ha richiesto circa 500 giorni/uomo, tenuto conto del fatto
che sono state utilizzate 4 persone full time e che altre 4 sono
intervenute saltuariamente, per risolvere specifici problemi.
Intranet pronta all’uso
Con il progetto WeBit, invece, si è cercato di realizzare
l’infrastruttura tecnologica della intranet di Borsa Italiana,
creando una intranet out-of-the-box. «È stato definito un progetto –
ha chiarito Gianfranco Floriani, partner di Id Technology -,
che si prefiggeva lo scopo di eliminare la carta dagli uffici.
Avviato nella primavera del 2001, è tuttora in corso. Noi abbiamo
messo a disposizione un team con un numero di persone variabile da un
minimo di tre a un massimo di sei, dedicate a un progetto complesso,
che ha richiesto sei mesi di rollout». La necessità di Borsa Italiana
era di mettere in produzione il sito entro l’inizio del 2002. «I
progetti più significativi – ha tenuto a precisare Marina
Famiglietti, direttore risorse umane e organizzazione di Borsa
Italiana – sono stati la gestione documentale via Web, che ha portato
all’abbattimento dei costi di manutenzione dei client, e
l’automazione delle richieste d’acquisto a livello di gruppo. Ancora,
l’automazione del protocollo, per il quale tutti i documenti in
entrata e uscita da Borsa Italiana sono gestiti in maniera
automatica. Vengono, infatti, scannerizzati i documenti in ingresso e
immediatamente messi a disposizione dei destinatari». Le funzionalità
più rilevanti del progetto intranet consistono, in linea generale,
nell’informatizzazione e standardizzazione delle procedure interne,
attraverso l’utilizzo di un wokflow di gestione di processi e di uno
di automazione delle procedure. I primi prevedono la gestione dei
progetti, ovvero la configurazione delle varie fasi in un cruscotto,
in abbinamento a una funzionalità di Status, che permette il
monitoraggio di tutti i progetti in corso. Accanto a questo è stato
implementato anche un modulo Qualità, per la gestione del ciclo di
vita dei documenti relativi alle procedure di certificazione. Infine,
spazio è lasciato anche al check-in dei neo assunti. La procedura di
ingresso del personale di Borsa Italiana prevede una serie di
attività svolte da vari soggetti nell’organizzazione, quali
l’espletamento degli aspetti amministrativi, l’abilitazione di
processi informatici, il training iniziale, la dotazione di una
postazione fisica e di strumenti di lavoro. Oggi tutte queste
attività sono state razionalizzate, grazie a un modulo di Livelink
che consente di controllare che tutti i compiti siano assegnati alle
persone appropriate e portati a conclusione in tempo utile.
Nell’ambito dell’automazione delle procedure, invece, è stata resa
più fluida la procedura relativa alle richieste di acquisto,
abbandonando la modulistica cartacea. Il flusso automatizzato
permette di rilevare automaticamente le competenze dell’utente che
avvia il processo, in termini di permessi d’acquisto e gestione
risorse. Tali dati, come quelli d’identificazione dei nominativi dei
responsabili dell’approvazione, sono recuperati automaticamente
tramite l’interfacciamento di Livelink con il database Oracle del
controllo di gestione. È stato, inoltre, integrato un workflow
Formazione, per la gestione degli utenti dei corsi interni.
Posta “virtuale”
Dal gennaio 2003 la intranet del Gruppo Borsa Italiana è dotata,
inoltre, di uno strumento per la gestione informatizzata dei flussi
documentali. In particolare, il modulo Posta In/Out consente
l’eliminazione dei flussi cartacei derivanti dalla movimentazione di
informazione verso Borsa Italiana o l’esterno. Ogni mattina, entro le
11, tutta la posta ricevuta viene trasformata in formato elettronico,
inserita nell’archivio documenti collegato con quello generale della
intranet e i destinatari sono avvisati attraverso e-mail della
presenza di documenti consultabili in formato elettronico.
