Esternalizzando la gestione di cedolini e paghe, la Fondazione Don Gnocchi ha liberato risorse per attività a più alto valore.
Fondazione Don Carlo Gnocchi è una onlus (organizzaziona non lucrativa di utilità sociale) che fornisce servizi di solidarietà nei settori dell’assistenza sanitaria, socio-sanitaria e sociale.
Si tratta di una realtà con sede a Milano e 30 distaccamenti in tutta Italia, che occupa circa 5mila professionisti. Di questi, circa 4mila sono collaboratori che operano con un contratto di dipendenza, la quota rimanente, invece, è rappresentata da professionisti e fornitori di servizi che operano in regime di partita Iva.
Don Gnocchi ha deciso, nel 2000, di esternalizzare la gestione dei cedolini e delle buste paga a Hro/Byte (in precedenza Centroimpresa), con la sottoscrizione di un contratto di light outsourcing.
In precedenza, la fondazione gestiva internamente (con il lavoro di 7 persone occupate presso la sede di Firenze) queste operazioni, sfruttando una procedura software sviluppata internamente in ambiente Ms-Dos.
Due condizioni hanno determinato la scelta di delegare la gestione di quest’area delle risorse umane. «Anzitutto un fatto contingente – esordisce Enrico Mambretti, responsabile del servizio Personale della Fondazione Don Carlo Gnocchi – legato all’inadeguatezza dell’applicativo preesistente rispetto alla questione Anno 2000 e più, in generale, alla sua manifesta obsolescenza tecnologica. In seconda battuta, anche valutazioni di carattere più prettamente strategico, in quanto questa è una delle aree che, come la gestione delle mense, le pulizie, la manutenzione del verde, abbiamo nel corso degli anni preferito non mantenere in casa».
La fondazione ha scelto Hro/Byte perché «è stato il fornitore che, nel giro di tre mesi, si è dichiarato in grado di offrirci questo servizio mettendoci a disposizione, oltre a un pacchetto valutato in modo positivo dai nostri analisti, anche il supporto organizzativo necessario», prosegue il manager.
Il contratto, che prevede il pagamento di una quota prestabilita per ogni singolo cedolino elaborato, ha scadenza annuale ed è stato tacitamente rinnovato finora aggiornandolo con i ritocchi dovuti agli adeguamenti Istat.
«Siamo una realtà in crescita – precisa Mambretti – che, nel corso degli ultimi cinque anni ha visto i propri dipendenti aumentare di circa 2.000 unità e questa».
Il progetto, avviato nel dicembre del 2000, si è concluso in un mese, coinvolgendo circa 50 giorni/uomo del vendor e una persona a tempo pieno di Don Carlo Gnocchi. Il tutto è avvenuto senza che si rendesse necessaria l’acquisizione di personale interno alla fondazione da parte di Hro/Byte.
Alcune attività del processo di elaborazione paghe (come la rilevazione presenze) vengono, ancora oggi, gestite localmente, mentre altre sono state accorpate nella sede milanese.
«Anche all’epoca dell’avvio del progetto – sostiene il manager – l’elaborazione presenze era fatta, ovviamente, presso le singole sedi, solo che poi le verifiche e i riscontri erano demandati alla sede di Firenze, che provvedeva all’inserimento dei dati nel libro-paga e all’elaborazione dei cedolini e delle buste. Il processo oggi è simile, solo che i dati sulle presenze vengono inviati alla sede di Milano per la quadratura delle presenze e, da questa, direttamente a Hro/Byte per l’elaborazione paghe. Questo ci ha permesso di recuperare 5 delle 7 persone dell’ufficio amministrazione del personale di Firenze, che oggi sono dedicate ad attività a più alto valore aggiunto».
Tra i benefici non trascurabili, secondo Mambretti, anche il minor investimento in hardware, perché non si rende più necessario acquistare server dedicati a questa specifica attività.
«Nei prossimi mesi – conclude il manager – l’idea è di esternalizzare interamente la funzione di gestione del processo paghe, con il trasferimento di una persona di Hro/Byte all’interno della struttura di Don Gnocchi, per occuparsi anche delle attività di quadratura presenze, mantenendo al nostro interno solo la fase di validazione del dato e liberando, quindi, un’altra risorsa da dedicare ad operazioni più strategiche».
