Utility / Per coordinare il flusso di informazioni e aumentare la qualità dei servizi, Nus Consulting ha abbandonato il cartaceo
In seguito all’incremento del numero dei clienti e delle aziende prospect, Nus Consulting, attiva nella consulenza per la gestione delle utility, specialmente in ambito energia e telecomunicazioni, ha sentito l’esigenza di cercare un metodo più efficiente per il controllo dei suoi contatti e delle informazioni. Fino al 2004, il sistema in uso per registrare la corrispondenza, il lavoro svolto, le scadenze contrattuali e per programmare le attività da intraprendere con i clienti e i fornitori era in gran parte cartaceo, con un parziale utilizzo di documenti in Word ed Excel. Nel settore del marketing e delle vendite, inoltre, vi era la necessità di uno strumento integrato per la gestione dei contatti e delle schede cliente sempre cartacee.
La società ha, quindi, deciso di adottare un Crm per acquisire, archiviare e analizzare i dati di ogni singolo cliente, affidandosi a GoldMine di Front-Range Solutions. Tale applicativo era già utilizzato in alcune filiali estere del gruppo e, dopo una valutazione delle performance e il confronto con altre soluzioni, è stato introdotto anche in quella italiana. Inizialmente, sono stati inseriti 60.000 nominativi di aziende prospect e 1.500 di acquisite. Inoltre, grazie alla possibilità di una corrispondenza biunivoca, il database di produzione della società, che gestisce i dati di consumo e di spesa energetica dei clienti, è stato integrato in GoldMine e ne utilizza i dati di anagrafica. In particolare, il software è utilizzato come Crm, per la gestione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, ovvero documenti elettronici, cartacei e immagini digitali. In questo modo è stata semplificata la registrazione di tutti i contatti, le telefonate, le e-mail e gli appuntamenti. Il sistema, infatti, tiene traccia di tutte le attività svolte e consente a qualsiasi consulente di fornire adeguata assistenza ai clienti, anche in mancanza delle persone che normalmente sono assegnate a tale compito. Il software trova applicazione anche nel settore commerciale, poiché permette la gestione del database nell’area marketing e nel telemarketing.
In fase di installazione, ha giocato un ruolo importante il system integrator Sysaround, che ha gestito l’intero processo di implementazione, ha reso possibile la personalizzazione dell’applicativo e ha fornito il supporto per la formazione dei dipendenti.
Per condividere meglio le regole per l’inserimento delle informazioni, Nus Consulting ha, inoltre, formalizzato tutte le procedure relative all’utilizzo del software in un manuale guida per uso interno. Dopo un primo periodo di applicazione, è stato riscontrato un miglioramento dei tempi di erogazione dei servizi, dovuto a un maggior controllo del flusso informativo.
