Il prodotto introduce il concetto di protocollo informatico, un nuovo e unico strumento per la certificazione della validità dei documenti e la gestione “sicura” della posta elettronica.
L’avvenuto riconoscimento della validità legale dei documenti informatici (legge Bassanini e regolamento Consob) sta accrescendo nelle aziende il bisogno di integrare il proprio sistema informativo con strumenti che garantiscano con certezza la registrazione, la protocollazione e l’archiviazione dei documenti elettronici ricevuti e trasmessi. Il software Protom@il, progettato dalla società Union V (www.unionv.it) e distribuito da Media Web Communication (www.mediawebcommunication.it), risponde a questa particolare esigenza delle aziende, introducendo il concetto di protocollo informatico, un nuovo e unico strumento per la certificazione della validità dei documenti e la gestione “sicura” della posta elettronica. Protom@il, infatti, garantisce che tutti i documenti fax ed e-mail in arrivo e in partenza dall’azienda (e a richiesta anche per gli utilizzi interni), vengano aperti prima di essere letti dagli utenti e protocollati con un numero progressivo che, reiinizializzato ogni giorno, si compone di quattro elementi identificativi: il sistema di protocollazione, la data, il numero progressivo e il nome dell’azienda; durante questa fase non viene cambiato la condizione della mail, che rimane nello stato di mail non letta. La successiva fase di archiviazione prevede la creazione di un indice che permette la ricerca delle e-mail, utilizzando a scelta l’indirizzo e-mail del mittente, quello del destinatario, la data di protocollazione, il numero di protocollo, oppure la ricerca con parola chiave. I documenti trattati, archiviati su un database, sono consultabili online per un periodo di cinque anni, prima di essere trasferiti verso sistemi di archiviazione magnetica a consultazione differita, come cd-rom e ramdisk. A completamento del servizio, sarà rilasciata a breve anche una “ricevuta di ritorno” : il sistema invierà automaticamente al mittente un messaggio di conferma della ricezione, il cui valore legale sarà identico a quello della ricevuta postale. In caso di imprevisti, come ad esempio la rottura del disco fisso o il danneggiamento del software di posta elettronica, il sistema impedisce la perdita dei documenti e ne garantisce nel contempo anche l’inalterabilità. Sempre in ambito sicurezza, Protom@il opera in sinergia con i tool predisposti all’individuazione dei virus in rete, provvedendo al blocco dei messaggi infetti e all’inoltro di un messaggio di rifiuto al mittente/destinatario. L’attivazione del servizio, offerto a noleggio per tre anni e comprensivo di dominio, comporta il pagamento di un canone fisso per ogni postazione servita e di una cifra variabile calcolata in base al traffico protocollato. Tre le versioni disponibili: “Basic”, per le piccole e piccolissime imprese (fino a cinque dipendenti/utenti) con volumi di traffico molto bassi, “Enterprise”, che supporta fino a cento utenze, infine “Corporate” per le aziende di grandi dimensioni. Il software Protom@il, ci dice l’azienda produttrice, non richiede nessuna particolare competenza tecnica per il suo utilizzo ed è stato realizzato come sistema totalmente indipendente dalle varie piattaforme applicative di messaging, ovvero può cooperare sia con il sistema Exchange Enterprise di Microsoft, sia con i sistemi IBM lotus o Linux, agendo, nello stesso tempo e in modo autonomo e integrato, con il sistema di gestione della posta elettronica di questi sistemi.
