Un presidio terapeutico per il controllo di gestione

È il prototipo della media azienda cresciuta scandendo ogni tappa del proprio
sviluppo con il puntuale aggiornamento del sistema informativo: nell’arco di
vent’anni Gambro, filiale italiana del gruppo omonimo che opera nel settore
biomedicale, ha fattivamente sperimentato l’evolvere delle tecnologie
informatiche. «Godendo appieno – sottolinea Luciano Simeoni, Ict
manager dell’azienda – dei vantaggi di affidabilità, robustezza e sicurezza
della piattaforma As/400. Acquisita non appena disponibile, tredici anni or
sono, e da allora costantemente sottoposta ai necessari upgrade e alle
sostituzioni di volta in volta richieste. Senza mai perdere nemmemo in piccola
parte il patrimonio informativo». Un piccolo record che trova la sua
continuità nell’attuale infrastruttura di It, centrata su un iSeries 820, dotato
di 3 Gbyte di memoria e 582 Gbyte di storage, un identico server di backup e un
intreccio di connessioni in Frame Relay che collegano la sede di Medolla, nel
modenese, con gli altri tre siti produttivi e le altre due società commerciali
che fanno capo alla realtà italiana del gruppo multinazionale.


Cinque società nel gruppo
A fare riferimento
all’host dell’azienda sono anche le unità produttive di Lubjana e di Prerov,
rispettivamente in Slovenia e Repubblica Ceca. Tramite Vpn, poi, sono connessi
alla piattaforma di Medolla anche i 24 centri dialisi posseduti da Gambro in
Italia.
«Nel giro di un ventennio – spiega Simeoni – da una
sola società si è passati a cinque, e la nostra produzione è, nel frattempo, più
che quadruplicata. Com’è ovvio, anche il corredo di pacchetti applicativi si è
ampliato, ma i cardini della piattaforma restano da un lato le Acg di Ibm, per
la parte amministrativa, cui si integra il pacchetto per il controllo di
gestione Cdr, della software house Sarce; e dall’altro l’Erp Sigip, di Sorma, a
copertura delle attività produttive e commerciali ». Nel ’97 la holding
ha lanciato un progetto di integrazione a livello europeo delle rispettive
catene di supply chain management.
«L’anno successivo abbiamo così avviato il
progetto i2 – prosegue Simeoni – che oggi opera come un sistema di
gestione sovranazionale, al quale tutte le filiali dell’eurozona, in Italia,
Francia, Germania e Svezia, hanno interfacciato i propri applicativi.
L’implementazione è durata nove mesi ed è stata piuttosto laboriosa. Ma i
vantaggi ottenuti sono subito parsi davvero cospicui, grazie all’opportunità di
gestire in automatico una catena di distribuzione paneuropea». Organizzata
su quattro centri, più un paio di strutture satellite in Spagna e in
Inghilterra, essa può avvalersi di un unico stock virtuale, «ogni sito ha
piena visibilità su tutti gli altri – precisa Simeoni – e in caso di
necessità i prodotti possono essere immediatamente trasferiti al centro
distributivo che ne ha fatto richiesta. Naturalmente, a beneficiarne è stata non
solo la gestione delle scorte ma anche e soprattutto il servizio al
cliente».
In Italia la crescita dell’azienda ha posto gli uomini
dell’It di fronte all’esigenza di ripetute estensioni della piattaforma
applicativa. «Così è stato quando – racconta l’It manager –
arrivati a contare cinque diverse società, ci siamo trovati alle prese con
il problema delle chiusure mensili. Un’attività che diventava lunga e complessa,
comportando sia la valorizzazione delle fatture non pervenute che le stime dei
diversi parametri economici».
In un paio di giorni, come richiesto
della casa madre, le chiusure dovevano comunque essere cosa fatta. «Dopo una
breve ricerca abbiamo scelto il pacchetto Cdr, capace di fornire una contabilità
analitica flessibile, con elaborazioni su base parametrica, e altresì di
eseguire le stime di nostro interesse in modo automatico e in funzione di regole
predefinite».
Quanto serviva per rispettare modalità e tempi indicati
dalla holding, ma anche disporre delle analisi a preventivo e a consuntivo
secondo la propria classificazione, nonché in ragione degli indicatori utili
alla produzione, che deve mappare le performance aziendali su centri di costo e
di profitto.
«Lo scorso anno – riprende Simeoni – abbiamo
completato l’installazione di Cdr in tutte le aziende italiane del gruppo,
lasciando in coda, per ovvie ragioni, le commerciali. Prima eravamo costretti,
per completare le chiusure mensili, a servirci di personale extra e ricorrere
agli straordinari. Ora tutto viene eseguito in modo automatico e senza patemi
d’animo». Al momento, i progetti più importanti su cui l’azienda è
impegnata riguardano da un lato la codifica barcode dei prodotti confezionati
che dallo standard Hibc devono passare all’Ucc/Ean 128, dall’altro la gestione
diretta degli stock degli ospedali (che costituiscono i clienti di Gambro) con
riapprovvigionamento sulla base del consumato. È necessario, infatti, che tutti
i prodotti siano codificati sia per la tracciabilità dei lotti sia per
permetterne il transito nei magazzini che sono completamente automatici: dal
confezionamento in poi, nessun prodotto è più movimentato manualmente fino alla
composizione del carico da inviare in spedizione.
Per la costruzione del
centro distributivo di Medolla, uno dei maggiori in Italia, la filiale di Gambro
ha investito oltre 15 milioni di euro: 30mila posti pallet e una capacità di
movimentazione pari a 110 pallet/ora, il magazzino opera senza alcuna
manodopera. Un apposito software firmato Mannesmann si interfaccia all’Erp
dell’azienda e, sulla base degli ordini di consegna, si incarica di localizzare
ed estrarre il materiale a stock. Quanto al rapporto con gli ospedali, si tratta
di realizzare un cosiddetto Vendor management inventory: «attrezzati con un
sistema barcode, i nosocomi potrebbero gestire automaticamente le loro riserve e
interagire con la nostra piattaforma i2, contribuendo alla definizione degli
ordini alla produzione per i mesi seguenti», conclude Simeoni.