Con l’adozione del gestionale Asw di Ibs, un pool di società della piccola Repubblica ha dato impulso alla propria organizzazione, curando aspetti che vanno dalla distribuzione alla logistica, dagli agenti alla radiofrequenza. Con un occhio di riguardo agli aspetti fiscali peculiari
Cinque società commerciali collegate, anche se formalmente e
operativamente autonome: Marino Cristal, Fade, Desart, Finservice
Holding e Nazzareno De Santis, quattro con sede a San Marino e una a
Roma (la prima si muove nel settore dell’illuminotecnica, Finservice
offre servizi finanziari e le restanti tre operano nell’area
dell’household furnishing). Anche se indipendenti fra loro, le
imprese condividono alcune risorse, soprattutto in area It, allo
scopo di contenere i costi.
L’esistenza di sistemi non omogenei ha convinto il quintetto della
necessità di disporre di un sistema gestionale integrato che potesse,
da un lato, garantire e favorire lo scambio di informazioni e
l’integrazione dei dati, dall’altro, offrire la possibilità di
effettuare consolidamenti contabili, se e quando necessari.
A tal proposito, il management decise di appoggiarsi a un consulente
esterno che, in seguito all’analisi delle specifiche necessità di
ciascuna azienda, indicò alcuni possibili fornitori, nazionali e
internazionali. Dopo aver ristretto la rosa dei candidati a Asw di
Ibs e Navision di Microsoft «principalmente per una questione di
costo – ha spiegato Alfio Pasolini di Fade, che ha assunto il ruolo
di logistic manager e project coordinator -, la scelta è caduta su
Ibs ed è stata dettata dalle funzionalità del software Asw, che non
richiedeva personalizzazioni. Abbiamo optato per il prodotto più che
per la tecnologia in quanto l’applicativo presenta delle peculiarità
specifiche per il nostro mercato. Il software è stato valutato in
base alla sua capacità di traghettarci verso modalità più moderne di
processare i dati».
Per implementare il nuovo Erp, il quintetto ha previsto il passaggio
da Unix ad As/400. In precedenza, per quanto riguarda gli ordini di
vendita, gli acquisti, il ciclo attivo e quello passivo, il gruppo
faceva uso di un sistema realizzato in proprio; per la contabilità
era supportato da un fornitore nazionale (con un programma scritto in
Cobol); per gli ordini esterni si appoggiava su una ditta toscana e
per il magazzino si era affidato ad Aive. «Eravamo alla ricerca di
una soluzione che, oltre a ottimizzare i processi aziendali interni
attraverso il rafforzamento dello storage dei dati e la creazione di
strumenti di analisi dal dato particolarmente potenti e veloci,
consentisse l’integrazione verso l’esterno aprendo a clienti,
fornitori, agenti e, in generale, a tutte le strutture coinvolte nel
business del nostro gruppo», ha commentato Pasolini.
La tempistica
Il primo contatto con Ibs risale a fine aprile 2003 e il contratto è
stato firmato nel successivo mese di luglio. La prima ad avvicinarsi
al nuovo gestionale è stata Marino Cristal, che presentava esigenze
particolari in termini di distribuzione, la quale in quattro mesi ha assistito all’effettivo decollo di Asw.
Le cinque società hanno deciso di partire a scaglioni sia per
esigenze temporali sia per il fatto che il team coinvolto nel
progetto è composto da un numero limitato di risorse It e non sarebbe
stato in grado di gestire installazioni plurime contemporaneamente.
«La tipologia di attività delle varie imprese è simile, anche se
trattano merci diverse. Siano partiti da Marino Cristal – ha
proseguito il manager – in quanto più piccola delle altre e senza
esigenze di magazzino né di automazione della forza vendita. Il
decollo è avvenuto con amministrazione e distribuzione, iniziando a
testare la prima parte del pacchetto».
In Marino Cristal, il team di progetto Ibs ha dedicato il mese di
settembre del medesimo anno alla revisione dei processi, con
l’obiettivo di individuare il set up da dare al sistema al fine di
soddisfare le esigenze generali e capire se esistevano necessità che
imponevano sviluppi particolari, tra cui una verticalizzazione per la
gestione delle problematiche fiscali tipiche della Repubblica di San
Marino.
Nel mese di ottobre, poi, è iniziato lo sviluppo del prototipo. Nel
frattempo, è stata affrontata anche la problematica relativa alla
migrazione dei dati, argomento delicato per il quale il cliente ha
potuto operare in autonomia utilizzando Integrator (strumento messo a
disposizione da Ibs), che ha consentito di trasferire nel sistema i
dati di base provenienti dal precedente applicativo, quali
anagrafica, articoli, clienti, fornitori, giacenze di magazzino e
listini.
A novembre è stata la volta del training per gli utenti,
parallelamente allo sviluppo di procedure particolari legate al
deposito merci di Cesena, centro logistico che riceve e invia
informazioni via Edi da e per la sede e spedisce il materiale in
tutto il mondo. A gennaio del 2004, Marino Cristal ha, infine,
inaugurato il sistema.
«Asw ci permetterà di gestire, via Internet, in maniera nativa e
integrata, procedure come l’acquisizione diretta degli ordini e la
loro consultazione, il tracking delle spedizioni, la visualizzazione
di cataloghi su più livelli e la verifica della situazione
contabile», ha affermato Renato Rossi, It manager del gruppo.
I passi successivi
In seguito all’esperienza vissuta da Marino Cristal, il progetto sta
coinvolgendo la Nazzareno De Santis (partita ai primi di giugno
2004), Fade (che si sta avvicinando ad Asw proprio in questi giorni)
e Finservice. Desart, che presenta esigenze più complesse che vanno a
toccare anche la produzione, partirà in coda (gennaio 2005).
«La De Santis ha anche esigenze di Sales force automation e richiede
di coprire la logistica, vale a dire stoccaggi, posti prelievo e
percorsi», ha detto ancora Pasolini. Gli aspetti legati alla
radiofrequenza saranno investigati da Fade, che dovrebbe essere la
prima a sperimentare il pacchetto a regime completo «grazie a dei
programmi ponte per trasferire i dati», ha puntualizzato
l’interlocutore.
«Uno dei nostri punti di forza è rappresentato dagli agenti di
vendita che vivono quotidianamente la realtà dei mercati su cui
operiamo – gli ha fatto eco Rossi -. Prima di adottare la soluzione
di Ibs, eravamo in grado di fornire e ricevere solo le informazioni
relative a ordini, prezzi e nuovi clienti. Grazie a CrmSuite, i
nostri agenti potranno trarre vantaggio da funzionalità che
permettono la raccolta di informazioni provenienti dai clienti, di
fruire dell’archivio e di conoscere il loro grado di soddisfazione,
consentendoci di intervenire sulle strategie aziendali con i dovuti correttivi».
Complessivamente, tra le cinque imprese, gli utenti coinvolti saranno
una sessantina a cui si aggiungono circa cinquanta agenti. Ulteriori
venti saranno a regime con l’introduzione della radiofrequenza.
Gli aspetti fulcro
Il cambio di sistema operativo ha comportato delle difficoltà
pratiche ma, come sottolineato da Pasolini, «la confusione è stata
limitata. A livello software, siamo soddisfatti. Lo sforzo maggiore è
stato quello di abituare gli utenti alla nuova filosofia di lavoro,
passando da un applicativo fatto in casa a uno basato su processi
fissi, quindi, più rigido». La formazione è stata curata da Ibs,
interfacciandosi con i key user.
I miglioramenti lungo la supply chain hanno riguardato gli ordini, la
fatturazione e il magazzino, oltre alla gestione del tempo, che
permette di tenere sotto controllo le date di consegna previste, sia
in uscita sia in entrata, e di creare degli assi di previsione e
inventory control, lato importante per chi deve valutare gli stock.
Un passaggio ulteriore sarà quello verso il Web, per pubblicare i
cataloghi con i prezzi e le giacenze e permettere ai clienti di
vedere i propri ordini di vendita e le fatture. «Abbiamo già
acquistato il modulo Netstore, che però non è ancora stato attivato,
avendo dato priorità ad altri aspetti, ma il progetto, con ogni
probabilità sarà affrontato entro l’anno».
