Nel manifatturiero il miglioramento continuo dei processi è la chiave per il successo. Le imprese che operano in questo settore investono molto in sistemi in grado di incrementare il livello di automazione degli impianti e nel configurarli al meglio per ottimizzare la produzione, evitare fermi macchina non previsti e allo stesso tempo ridurre i costi. Questo approccio, però, non sempre viene applicato ad altri reparti, come l’area finance. Eppure, gestire in digitale anche le note spese dei dipendenti in trasferta di lavoro offre svariati vantaggi, sia per l’azienda, sia per i dipendenti stessi.
Digitalizzare le note spese per controllare il flusso di cassa e aumentare la soddisfazione dei dipendenti
Quando un lavoratore, sia esso un tecnico specializzato che si occupa di installazioni e di assistenza o un venditore, affronta un viaggio di lavoro solitamente anticipa tutte le spese personalmente e, successivamente, consegna scontrini e fatture all’azienda che provvederà al rimborso a fine mese. Un approccio poco efficace, per più motivi.
Il primo è che così facendo tutti perdono tempo: il dipendente, che dovrà raccogliere i documenti e inviarli all’amministrazione, e il reparto finance, che dovrà verificare le spese, inserirle nei sistemi aziendali e conservare scontrini e fatture. Operazioni manuali e ripetitive, che possono in certi casi anche portare a errori di distrazione.
Il secondo motivo è che così facendo diventerà difficile avere un quadro chiaro della situazione: quali sono i reparti che spendono di più? Sono presenti spese che possono essere evitate? Tutte informazioni che è necessario raccogliere e che solamente a fine mese, quando i lavoratori avranno consegnato le note e queste verranno elaborate, saranno effettivamente disponibili.
Come digitalizzare le note spese: scarica l’eBook gratuito.
Poter accedere a questi dati in tempo reale consentirebbe un controllo più preciso e più granulare sul flusso di cassa dell’azienda.
Non è l’unico vantaggio: digitalizzando le spese, è possibile ricavare insights utili a comprendere se ci sono reparti che tendono a sforare con regolarità il budget o se ci sono irregolarità nelle note dei dipendenti, così come a trovare soluzioni per ottimizzare i budget e il flusso di cassa. Un modo, inoltre, per aumentare anche la soddisfazione dei dipendenti, che non si troveranno nella situazione di dover anticipare di tasca propria i costi delle trasferte.
La soluzione di Soldo per digitalizzare le note spese
Soldo ha realizzato una soluzione a supporto delle esigenze delle imprese e dei loro dipendenti. Si tratta di una piattaforma legata a carte di pagamento Mastercard che consentiranno ai lavoratori non solo di evitare di anticipare le spese di trasferta, ma anche di dover tenere traccia di scontrini e fatture. Tutte le spese, infatti, verranno automaticamente catalogate, etichettate e saranno immediatamente disponibili, in digitale, al reparto finance, che tramite dashboard intuitive potrà averne completa visibilità. Così facendo si potrà sempre tenere sotto controllo il flusso di cassa, ma anche avere informazioni dettagliate sulle voci di spesa di ogni reparto e ogni persona.
Vuoi scoprire come la piattaforma di Soldo può aiutarti a monitorare in maniera efficiente le spese e supportare la crescita della tua azienda?
