In che modo si può mandare un allegato che eccede le dimensioni fissate dal mail provider? Basta usare alcuni dei servizi disponibili su Internet
febbraio 2009 La posta elettronica è il mezzo più utilizzato dalle aziende per le comunicazioni scritte, e la possibilità di allegare file ai messaggi è una funzione ritenuta ormai indispensabile.
Il problema è che l’uso spropositato di questa funzione ha costretto i gestori di mail server (cioè di coloro che mettono a disposizione i server in cui la posta rimane fino a quando il destinatario non scarica sul suo PC i messaggi) a imporre un limite alle dimensioni degli allegati. Tale limite non solo aiuta i gestori, ma è necessario anche per tutelare i destinatari che non apprezzano né di vedere il download dalla propria casella di posta durare lunghi minuti né, tanto meno, il fatto di ritrovarsi la stessa casella piena con la conseguente incapacità di ricevere altri messaggi.
In genere, i limiti vanno dai 2 o 3 MB (tetto in effetti un po’ basso) ai 10 MB (Gmail arriva a 20 MB). Che succede se il file da inviare eccede la capacità del servizio di posta? Per quanto l’utente generico possa ritenere che tale situazione si verifichi di rado, in realtà si tratta di una eventualità ricorrente per le aziende e gli studi professionali. Gli uffici inviano e ricevono spesso file in formati pesanti. Si pensi, per esempio, alle foto di un sopralluogo presso un cantiere o ai progetti eseguiti in CAD. Gli stessi documenti in Word ed Excel possono essere, per una singola e-mail, in numero tale da eccedere il limite di invio, nonostante l’utilizzo dei programmi di compressione.
Storicamente per la risoluzione del problema dell’invio di file pesanti si ricorre al protocollo FTP (File Transfer Protocol), ovvero un sistema di trasmissione telematica più performante di quello utilizzato dalla posta elettronica e di cui parleremo anche in questo articolo. Ma è Internet che oggi presenta i servizi più avanzati, e meno costosi, per la condivisione dei documenti. E in queste pagine proporremo quelli che ci sono sembrati i più affidabili e adatti ai nostri lettori.
La vecchia strada:
il protocollo FTP
Il titolo non inganni. L’utilizzo del protocollo FTP è tutt’ora un ottimo sistema per lo scambio di file di grosse dimensioni, anche se non si tratta della soluzione più moderna.
Oggi le aziende e gli studi professionali hanno sicuramente un fornitore per tutto ciò che riguarda Internet e l’utilizzo della posta elettronica. Lo stesso fornitore offre, in genere, anche la possibilità di allestire un server FTP, cioè un computer su cui viene assegnato uno spazio (in Gigabyte) a disposizione del cliente per ospitare i suoi file.
Ma il servizio FTP non è solo limitato a uno spazio esterno alla propria rete locale in cui archiviare i documenti. L’FTP è un protocollo, pertanto il suo valore aggiunto è quello di permettere il trasferimento – veloce e sicuro – dei file. Una volta allestito uno spazio FTP, l’azienda potrà inviare e ricevere da terze parti file anche molto pesanti semplicemente fornendo l’indirizzo del suo server FTP e i dati di login, questi ultimi necessari per garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso ai documenti.
Un esempio: l’architetto Paolo Rossi, che ha stipulato con il suo fornitore di connessione un servizio di server FTP con un determinato indirizzo del tipo ftp://indirizzo.it e per uno spazio di 2 Gigabyte che gli costa 50 euro all’anno, quando deve inviare al suo cliente un progetto, non deve fare altro che inviargli l’indirizzo, il nome utente e la password. Il suo cliente, per scaricare il file, ha due possibilità: utilizzare semplicemente le finestre del suo sistema operativo (a patto che il PC sia connesso a Internet) oppure scaricare un cosiddetto client FTP, cioè un programma gratuito che gestisce i trasferimenti di file. Nel primo caso è sufficiente scrivere l’indirizzo nella barra degli indirizzi di una cartella di windows e premere invio sulla tastiera. Se il server FTP è libero (Anonymous) appare subito nella cartella il suo contenuto. Altrimenti verrà richiesto di inserire nome utente e password negli appositi campi.
Nel secondo caso occorre scaricare dalla Rete un client come ad esempio FileZilla e poi installarlo. Utilizzando il client FTP, la cui interfaccia si presenta con due spazi suddivisi, uno per visualizzare il contenuto del server e uno per visualizzare il disco del computer locale, sarà possibile usufruire di funzioni che non sono disponibili con il semplice browser del PC, come l’interruzione e la ripresa in più tempi del download, ripartendo da dove si era rimasti l’ultima volta. Per effettuare l’upload o il download dei file si usa il drag&drop, cioè il trascinamento dei file da una cartella all’altra, come in Esplora risorse di Windows.
Jumbo mail e la “Giga spedizione”
Un primo servizio alternativo all’FTP è quello offerto dal portale Libero (www.libero.it) presso il quale, dopo essersi registrati, si ha diritto al classico servizio di Web mail. Libero offre un Gigabyte di spazio per l’archiviazione della posta, ma soprattutto offre la possibilità di spedire tramite Web mail allegati fino a 2 Gigabyte.
La “Giga spedizione” è possibile grazie al servizio denominato Jumbo Mail, a cui si ha diritto fin dall’accettazione dell’iscrizione, a patto di attivarlo in occasione del primo utilizzo.
Jumbo Mail è un ottimo servizio per l’utente privato che vuole inviare file pesanti come i video o le foto in alta risoluzione. Ciò non toglie che chiunque, incluso il professionista, possa usufruirne a piacere per spedire ciò che vuole, compresi file e documenti lavorativi. L’operazione di iscrizione a Libero Mail è abbastanza breve per cui, se per esempio ci si trova all’estero e si necessita di inviare un file pesante, una soluzione è quella di iscriversi alla Web mail di Libero e usare Jumbo Mail, anche se fino a quel momento non si possedeva un account.
Iscrizione a parte, però, non si tratta di un servizio particolarmente veloce. Primo perché non siamo sul protocollo FTP; secondo perché la velocità dipende anche dal tipo di connessione a disposizione. Escludendo la connessione analogica a 56 Kbps, la tipica connessione ADSL, pur arrivando a diversi Mbps in download, non è mai famosa per le performance in upload, e questo influisce sui tempi di attesa per il caricamento dei file da spedire.
Abbiamo fatto una prova: un file video da 42 MB ci ha messo circa 15 minuti per essere caricato, con una connessione flat ADSL da 8 Mbps in download e 512 in upload (non garantiti). In ogni caso, il servizio ha funzionato. Il destinatario del messaggio di prova ha ricevuto una e-mail con l’indirizzo Web da cui ha potuto effettuare il download del video inviato. La durata (in giorni) della disponibilità della pagina Web per il download la stabilisce il mittente, fino a un massimo di 7 giorni. Oltre a Libero, anche altri provider offrono lo stesso servizio per l’invio di file pesanti. Per esempio il servizio e-mail abbinato alla connessione ADSL di Tiscali che, in aggiunta, offre ben 10 Gigabyte di spazio per la posta.
Box.net: condividere equivale a spedire
Box.net è un sito specializzato nell’offerta di spazio per l’archiviazione di dati: in base alla quantità di spazio fornito il sito chiede un abbonamento mensile e, senza bisogno di installare alcuna applicazione, l’abbonato potrà spostare nel suo nuovo “disco fisso online” i file, creando e organizzando cartelle a piacere, con la possibilità di condividere o meno i contenuti in funzione delle esigenze e dei permessi assegnati ai collaboratori.
All’indirizzo www.box.net/ref/special è anche possibile crearsi un account gratuito ottenendo, però, uno spazio di solo 1 Gigabyte. Se ci si abbona, oltre alla possibilità di condividere in modo organizzato e logico i propri file con altri utenti, ovunque essi si trovino, entrano in gioco anche Gmail, Yahoo! e gli altri servizi di posta su Web: abbinando al servizio di archiviazione il proprio account di posta, sarà possibile fare l’upload di file fino a 10 megabyte via posta, ma soprattutto sarà possibile inviare a un destinatario un URL univoco che corrisponde al “luogo” da cui lo stesso potrà accedere o scaricare file – e persino cartelle – di qualsiasi dimensione (purché non eccedenti il limite dell’abbonamento sottoscritto).
Per eseguire questa operazione si dovrà semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse sul file/cartella già presenti nella box.net da spedire e scegliere Send; il sistema genererà l’indirizzo da spedire al destinatario che a sua volta potrà connettersi ed eseguire il download. Ai documenti si accede da qualsiasi dispositivo mobile abilitato per il Web, senza particolari configurazioni.
I servizi di Rapid Upload
La traduzione di Rapid upload è “caricamento veloce”, e lascia intendere che la Rete possa essere utilizzata per la spedizione di file di grosse dimensioni. Ed è così: con uno spazio a disposizione su qualche server collegato a Internet, è possibile condividere contenuti, quindi anche permettere a un utente autorizzato di scaricare documenti. Parlare di autorizzazione, poi, presuppone che quasi sempre si tratti di servizi, oltre che comodi (e spesso gratuiti), anche sicuri. Rivolgersi al proprio fornitore di servizi su Web, infatti, rappresenta la via più sicura per essere certi di tenere lontani gli sguardi indiscreti e non autorizzati dai propri documenti; ma non è l’unica strada per inviare in sicurezza i file pesanti.
A garanzia dell’utente, i servizi su Internet pubblicano sempre le condizioni di utilizzo, e ciò significa che se un servizio non garantisce l’adeguata sicurezza, sarà sufficiente non sottoscriverlo. Qualora invece la garantisca, ma non la applichi, la giurisprudenza tutelerà sempre l’utente che facesse ricorso, poiché di fatto all’attivazione del servizio entra in vigore un contratto.
Diverso il discorso per quanto riguarda la velocità del servizio offerto. Questo, infatti, può sicuramente dipendere dalle capacità dei server del sito che eroga il servizio, ma il più delle volte è impossibile capirlo in quanto la maggioranza degli utenti è connessa con abbonamenti ADSL che privilegiano la funzione di download più che quella di upload. Non solo. Gli abbonamenti più diffusi per i singoli utenti difficilmente offrono un servizio di banda garantita, per cui la velocità di upload (o di download) dipende anche dal traffico presente in Rete al momento dell’utilizzo del servizio. L’aggettivo “rapid”, pertanto, non è sempre sinonimo veritiero di quanto accada in realtà, fatto salvo l’abbonato che usufruisce di un collegamento con fibra ottica, notoriamente – e per ovvie ragioni fisiche – più veloce. I servizi disponibili in Rete sono diversi e qui riportiamo una raccolta solo parziale dei più significativi.
Rapid Upload.org
Questo servizio è gratuito e fin dalla homepage si va dritti al punto. Senza passare per la registrazione, con il pulsante Sfoglia si cerca il file da caricare online; dopo di ché si dà il comando di upload e si aspetta fino a quando il file non è stato caricato. Durante l’upload una finestra indica il tempo stimato per l’intera operazione e la velocità di upload in corso. Abbiamo fatto la prova con un computer connesso in ADSL con una banda di upload garantita di 96 Kbps. Un file video da 65 MB ci ha messo poco più di 20 minuti per essere infine disponibile al download e la velocità media di upload era di circa 50 Kbps, il che ha reso manifeste, in questo caso, le responsabilità del sito per la lentezza di trasmissione. Terminato l’upload abbiamo solo dovuto inviare via e-mail al destinatario il link di download indicato dal sito alla fine del processo. Sempre alla fine del processo, viene indicato anche il link per la cancellazione del file caricato. In questo caso, dunque, non serve definire un periodo di validità del link di download perché, quando il mittente sa che il file è stato scaricato dal destinatario, lo può cancellare.
Giudizio: servizio efficace e comodo per il fatto che non serve la registrazione, cosa questa che fa perdonare il tempo di attesa per l’upoload.
Voto: 7
SendSpace
Anche questo servizio è gratuito e permette l’upload su Internet di file fino alle dimensioni di 300 MB, ma qui serve la registrazione al sito. Si tratta di uno strumento utile a bilanciare il tetto un po’ basso dei 300 MB e vi è il fatto che il numero degli upload è illimitato, così come quello dei download che possono essere fatti dai destinatari di ogni file caricato. Gli utenti possono usufruire di una memoria organizzata che tiene traccia dei destinatari dei file caricati, organizzare i file e stabilire una data limite entro cui il destinatario deve effettuare il download. La modalità di utilizzo del servizio è simile a quella già vista per il sito precedente: si seleziona il file da caricare tramite il pulsante Sfoglia, si scrive (non è obbligatorio) una descrizione del file che si vuole caricare, si inserisce l’indirizzo e-mail del destinatario e, sempre se lo si desidera, anche il proprio indirizzo.
Giudizio: il servizio richiede la registrazione e ha un tetto di 300 MB. Paragonato agli altri paga un poco queste scelte
Voto: 6
MailBigFile
Altro sito con cui si possono inviare file di grandi dimensioni: per i file fino a 100 MB non serve la registrazione e il servizio è gratuito. Anche qui si può partire subito dalla homepage indicando l’indirizzo e-mail del destinatario. Dopo di ché si agisce davvero come se si trattasse di una e-mail. Infatti, il sistema chiede di “allegare” un file al messaggio. Quest’ultimo è opzionale e, se lo scrivete, arriverà insieme al file allegato al destinatario. Per iniziare il processo di invio occorre fare clic su Send File. Il file viene prima caricato e memorizzato nei server, e in seguito il destinatario riceve la classica e-mail con le istruzioni per il download. Gli abbonamenti per inviare file di dimensioni maggiori di 100 MB sono a pagamento su base annua, e per essi serve la registrazione.
Giudizio: il concetto di “invio gratuito” qui è un po’ relegato al tetto dei 100 MB. Per il resto il servizio funziona bene
Voto: 6
TransferBigFiles
Questo sito è stato pensato e realizzato qualche anno fa nel giro di un week-end durante il quale i fondatori si sono seduti a tavolino e hanno deciso di offrire un servizio gratuito di spedizione per i file di grandi dimensioni, fino a 1 GB, senza utilizzare il protocollo FTP. Risultato: nei tre anni trascorsi dalla messa online sono stati inviati ben 1,2 milioni di file e il sito serve già diverse centinaia di migliaia di utenti nel mondo. Dalla homepage si seleziona il file da inviare e si scrive, nel campo più in basso, l’indirizzo del destinatario. Facendo clic sul piccolo link in blu Advance options si accede a un terzo step del procedimento che permette sia di scrivere un messaggio di testo di accompagnamento, sia di impostare una password per il download del file. Occorre, infine, dichiarare che chi invia i file è il detentore dei diritti del contenuto inviato.
Giudizio: un servizio ben fatto e degno di nota.
Voto: 7,5
Pando
Questo servizio si distingue perché richiede l’installazione di una applicazione che interagisce con Outlook e consente di alzare il tetto limite degli allegati ai messaggi. Se utilizzate un firewall, può essere che all’atto dell’installazione vi venga richiesto se volete proseguire nell’operazione tenendo conto che l’applicazione richiede l’accesso a Internet come server. In caso affermativo, dopo l’installazione potrete usufruire della funzione che vi permetterà di spedire allegati fino a 1 Gigabyte semplicemente facendo clic con il tasto destro del mouse sul file o sulla cartella da inviare, e scegliendo Send with Pando. Anche per ricevere e visualizzare gli allegati inviati con Pando l’utente deve installare il software gratuito.
Giudizio: si deve passare per le forche caudine dell’installazione di un software. Ci si abitua presto alla presenza del pulsante Pando nei messaggi di Outlook, e il servizio reso è decisamente valido.
Voto: 7
