Specializzata in sistemi di analisi di processo e misurazione nel settore petrolchimico, Socrate avvertiva la necessità di uniformare le procedure e valorizzare le informazioni aziendali. Esigenza dell’azienda era quella di rinnovare l’organizzazione e …
Specializzata in sistemi di analisi di processo e misurazione nel settore petrolchimico, Socrate avvertiva la necessità di uniformare le procedure e valorizzare le informazioni aziendali. Esigenza dell’azienda era quella di rinnovare l’organizzazione e l’implementazione di un sistema di Business process management per condividere un metodo di lavoro avvalorato dalla direzione e condiviso da tutti.
La trevigiana Eurosystem Sistemarca ha, dunque, analizzato la realtà organizzativa della società, suggerendo una soluzione che, tramite il software Freeway Skyline, automatizzasse, eventualmente reingegnerizzandoli, alcuni processi chiave. Il rispetto delle normative, in particolare, rappresenta per Socrate un aspetto molto importante. La documentazione relativa a un ordine cliente costituisce, infatti, un vero e proprio fascicolo con valore legale. Eurosystem ha, dunque, automatizzato la gestione documentale sia per l’offerta al cliente sia per la collezione di tutti i documenti correlati, creati in fase di lavorazione. In precedenza, il flusso era cartaceo e poco strutturato con rischi di inefficienza e incompletezza.
Con il pillar Freeway Document Server, invece, la documentazione è prodotta in digitale, archiviata e messa a disposizione dell’intera azienda.
Per la gestione degli ordini e delle fatture, il controllo di conformità e la costruzione del fascicolo da presentare al cliente, è stato, inoltre, implementato Freeway Workflow Server. Il passaggio è ora regolamentato ed è possibile confrontare l’offerta con l’ordine, verificandone la coerenza. La lavorazione inizia solo dopo che quest’ultimo è stato approvato. Durante il ciclo di approvazione dell’ordine, il sistema raccoglie varie annotazioni che vengono formalizzate in un report allegato e archiviate digitalmente.
Il workflow, inoltre, ha un flusso diverso a seconda del tipo di offerta e sono stati implementati due livelli di approvazione delle fatture. Ciascuna riga è scomposta in base alla merce indicata e ogni operatore responsabile per quella determinata merce deve dare la sua approvazione. Inoltre, è previsto un secondo stadio di approvazione, a livello di direzione, nel caso in cui l’importo sfori il budget assegnato.
L’utente può visualizzare la propria working list ed essere avvisato delle operazioni da eseguire. In questo modo, l’azienda può monitorare costantamente il flusso dei progetti e delle comunicazioni, conoscere le aree più problematiche e agire tempestivamente per la risoluzione delle difficoltà. Sul piano operativo, Socrate ha visto un aumento della produttività, ha potuto implementare un modello standard, ottimizzato i processi aziendali ed è in grado di condividere e valorizzare tutte le informazioni aziendali.
