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Smart locker, l’innovazione della corrispondenza aziendale

Gli armadi informatizzati cambiano per sempre la gestione di pacchi e lettere in azienda e consentono di mettere in pratica iniziative di welfare aziendale. Arrivano anche nelle scuole e nei condomini

 

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Nelle aziende sta arrivando la rivoluzione degli smart locker ed è la conseguenza di un cambiamento radicale nella vita quotidiana che ha riguardato e sta riguardando tutti noi, come lavoratori e cittadini: il cambiamento della corrispondenza dettato dalla diffusione dell’ecommerce.

Se parliamo di corrispondenza dobbiamo ammettere che in pochi anni è cambiato davvero tutto. Una volta c’erano le lettere, le riviste, le cartoline, che il postino lasciava nella casella che si apriva rientrando in casa. C’era lo squillo di campanello (a volte due, per i cinefili) per i rari pacchi o le raccomandate, che erano causa di ansia quando non c’era nessuno in casa a per il ritiro e si rigirava l’avviso tra le mani cercando di capire se fosse una multa da pagare o peggio.

Ora le le lettere sono quasi scomparse, ci sono sempre meno palazzi con portineria e in casa spesso non c’è nessuno durante il giorno per ritirare pacchi che arrivano con sempre maggiore frequenza.

Solo per citare un dato, secondo i più recenti dati dell’Agcom, le consegne da parte dei corrieri sono passate in Italia dai 244 milioni di pacchi del 2014 ai 398 milioni di pacchi del 2018. E sono in continuo aumento.

È il momento del welfare aziendale

Uno dei risultati concreti dell’ecommerce è che sempre più spesso i dipendenti di un’azienda chiedono di poter ricevere i pacchi e la corrispondenza sul luogo di lavoro.

E alle aziende conviene accogliere con favore queste richieste, contribuendo in un modo relativamente facile e poco dispendioso a facilitare vita quotidiana dei dipendenti in un’ottica di welfare aziendale, ottenenendo un beneficio indotto in termini di maggiore produttività del singolo.

Infatti, così come sono apprezzati dai dipendenti i servizi e bonus come i buoni pasto, gli asili nidi interno o le agevolazioni per l’accesso alle prestazioni sanitarie, lo è altrettanto la possibilità di avere presso la propria sede lavorativa un servizio di ricezione dei pacchi e della corrispondenza preciso e puntuale che sollevi il personale dalle preoccupazioni di dover prendere permessi per aspettarli a casa, o andare in posta o dal corriere per ritirarli. A tutto vantaggio, si diceva, anche della produttività.

Gran parte dei luoghi di lavoro è dotata di una reception o addirittura di un reparto apposito dedicato alla posta aziendale in entrata. Strutture che possono occuparsi anche della gestione della posta privata dei dipendenti che hanno deciso di fari recapitare i pacchi in ufficio.

C’è però un problema: dal momento che l’ecommerce è in continuo aumento un’azienda può essere in tempo breve invasa da corrispondenza di ogni genere e volume, che potrebbe essere difficile da gestire in grosse quantità.

E gli errori sono sempre in agguato, con pacchi andati perduti senza poter capire chi li ha ritirati e dove li ha smistati, missive che dovrebbero rimanere riservate anche dal punto di vista del mittente che appare sulla busta e che invece rimangono in bella vista nella reception o sulla scrivania del dipendente, missive aperte per sbaglio e così via.

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L’innovazione si chiama smart locker

Se il ritiro dei pacchi è un problema crescente, non mancano le soluzioni che possono rendere più facile la vita degli acquirenti online incalliti. Grossi armadi formati da cassette di ogni dimensione si vedono sempre più spesso nei luoghi di grande passaggio, come supermercati o distributori di benzina.

Si chiamano smart locker o semplicemente locker, sono in luoghi aperti al pubblico e di solito sono gestiti da operatori logistici come TNT o InPost, o direttamente da ecommerce molto strutturati come Amazon.

Si può decidere di ricevere un pacco presso una di queste strutture e, una volta avvenuta la consegna, si sarà avvisati con un messaggio che si potrà ritirarla a qualsiasi ora digitando un codice segreto. Non è più una novità, in fondo.

Ma il nuovo trend è rappresentato dagli smart locker privati, che possono essere installati nelle aziende, nelle scuole, nei condomini o in tutte le strutture che ricevono in media almeno una cinquantina di pacchi alla settimana.

Le soluzioni più evolute sono composte da armadietti elettronici sicuri e modulari (possono essere ampliati in qualsiasi momento in funzione del numero di consegne ricevute) con un’interfaccia touch screen e un software per la registrazione, la tracciabilità e il monitoraggio dei pacchi.

Come funzionano gli smart locker

Nel caso di uno smart locker installato presso un’azienda, quando il receptionist ritira una consegna, non deve fare altro che selezionare il destinatario interno sul display del dispositivo, scansionare il codice a barre del pacco, selezionare la dimensione dell’armadietto e inserirlo. Una volta messo il pacco nell’armadietto selezionato automaticamente, il gioco è fatto.

A questo punto, il destinatario riceve un’e-mail che lo informa che il pacco arrivato, con un codice a barre o un codice PIN monouso che serve per il ritiro.

Il destinatario si reca presso gli armadietti quando gli è comodo e inserisce il codice con il touchscreen, oppure scansiona il codice a barre, aprendo così il proprio armadietto, e ritira la sua corrispondenza.

smart locker

I vantaggi degli smart locker per le aziende, le scuole, i condomini

Lo smart locker è indicato per aziende che attuano una strategia di welfare aziendale e che hanno necessità di gestire e tracciare le attività, gestendo automaticamente la corrispondenza in entrata ed evitando lo smarrimento o il furto di pacchi e lettere fino al momento della consegna al destinatario,

Con queste esigenze sul tavolo, lo smart locker consente alle aziende di gestire automaticamente i pacchi in entrata, di proporre servizi convenienti al personale, di implementare un sito di stoccaggio sicuro, e di avere un tracciamento completo dell’attività, con conseguente controllo dei costi.

Per il mondo education, lo smart locker è indicato per le Università che hanno campus che forniscono servizi fatturabili agli studenti e movimentano un consistente volume giornaliero di corrispondenza.

Come le medie aziende, queste università hanno l’esigenza di gestire automaticamente i pacchi in entrata, proponendo servizi innovativi agli studenti, riducendo spazi e tempo di stoccaggio, perseguendo così l’economicità della catena logistica in entrata.

A loro lo smart locker porta una soluzione stand alone pacchettizzata, che non necessita di integrazione IT, personalizzabile e gestibile con una suite software integrata.

Nel settore residenziale lo smart locker è indicato per building con buon numero di unità residenziali con servizi fatturabili ai condòmini. L’amministratore di condominio può offrire servizi innovativi e convenienti, che marginano sul contratto di affitto e sulle spese generali, garantendo un sito si stoccaggio sicuro accessibile 24×7.

In questo caso il valore aggiunto di uno smart locker è dato dalla disponibilità di una soluzione outdoor, stand alone e pacchettizzata, che non necessita di integrazione IT ed è gestibile con una interfaccia di facile utilizzo.

Per saperne di più sul funzionamento degli smart locker, su come si sceglie il modello puù adatto per la propria azienda e sui costi di installazione e gestione, vi consigliamo di scaricare un esaustivo documento.

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