Ecologia / Scelto il Business process management per ottimizzare la gestione dei protocolli e la programmazione della produzione
Dal 1987, la pugliese Serveco si occupa di ecologia seguendo la raccolta differenziata
dei rifiuti e l’igiene urbana, oltre a svolgere attività di protezione
civile. Nel percorso che l’ha portata a dotarsi di strumenti per “pesare”
sull’ecosistema il meno possibile (come attrezzature e automezzi alimentati
elettricamente o a gasolio bianco), la società ha iniziato a valutare
le potenzialità dell’It per ridurre la carta utilizzata e intervenire
sui processi. In quest’ottica, è stato avviato un progetto di gestione
documentale avanzata, che la società ha realizzato nel corso dell’ultimo
anno e mezzo, con il supporto di Newdata (software house barese) e l’implementazione
di Openwork, piattaforma di Business process management, scelta partendo dall’esigenza
primaria di razionalizzare e velocizzare alcune procedure amministrative. «L’applicativo,
debitamente personalizzato, si è inserito in una realtà dove alcune
funzioni erano ancora gestite a livello artigianale – spiega Luca Nucci,
collaboratore della direzione tecnica e responsabile tecnico dell’ impianto
riciclaggio pneumatici fuoriuso del gruppo -. Un esempio è quello
della gestione dei protocolli. In precedenza, l’archiviazione avveniva
tramite tabelle Excel, ovviamente fatte in casa, con distribuzione della copia
cartacea dei documenti ai soggetti di volta in volta interessati. Ora, la documentazione
passa inizialmente attraverso la segreteria, che smista tutto su computer, cosicché
ognuno possa vedere e interagire sul singolo documento di interesse».
L’implementazione della soluzione è stata realizzata nell’arco
di circa un anno e mezzo, partendo dalla fase del protocollo, per poi passare
alla programmazione delle attività e successivamente alla consuntivazione.
«Abbiamo deliberatamente scartato scelte che ci avrebbero portato
nella direzione di prodotti di fama internazionale – indica Nucci -. L’interlocutore
locale offre maggiori garanzie in termini di vicinanza alle necessità
esposte, assistenza e supporto in tutte le fasi di implementazione e formazione
del personale».
Un’attenta gestione quotidiana
Un approccio che agisce sui processi, inevitabilmente, produce risultati in
differenti settori di un’azienda. Nel caso specifico, il salto di qualità
è stato compiuto nella fase di programmazione della produzione, che si
traduce in un modo più efficiente e controllato di gestire le attività
quotidiane dei 150 mezzi adibiti alle attività di business. Anche qui
esisteva un sistema di gestione delle attività, sempre tramite foglio
Excel, che prevedeva un’iniziale programmazione e il successivo passaggio
di tutte le responsabilità di controllo del lavoro e rispetto dei budget
sulle varie commesse. «La nuova implementazione – prosegue Nucci
– ci ha consentito di impostare una programmazione per reparto. In questo
modo, la mattina ciascun operaio può visualizzare sul terminale la pianificazione
della giornata e organizzarsi di conseguenza. Al termine, sulla base del lavoro
svolto, è possibile eseguire la consuntivazione delle ore lavorate per
ogni specifica commessa, elaborando i dati anche in contemporanea fra differenti
attività, per scoprire eventuali sovraccarichi o inefficienze e agire
di conseguenza nella successiva programmazione di utilizzo di mezzi e persone».
Di fatto, in questo modo, i responsabili di area hanno sempre sotto controllo
l’andamento delle commesse e il rendiconto sui costi, almeno per quanto
concerne il personale e le attrezzature. Manca ancora la parte di implementazione
del costo dei materiali, che però è già stata messa in
cantiere.
In Serveco si protocollano all’incirca una trentina di documenti al giorno
in ingresso e altrettanti in uscita, mentre le consuntivazioni attengono a quasi
400 processi al giorno. In passato, quanto riferito a queste procedure prevedeva
una fase di data entry manuale, per poter avere i dati grezzi da elaborare tramite
Excel. Ovviamente, questo passaggio era centralizzato su funzioni aziendali
di primo livello. Ora, invece, l’azienda è sempre a conoscenza
dell’attività svolta dalla singola persona, non si accumulano arretrati
e la situazione è aggiornata in tempo reale.
«La ricerca di un documento adesso è molto più facile
– conclude Nucci -. In precedenza, poi, un documento che richiedeva la visione
e la firma di diversi interessati passava materialmente di ufficio in ufficio,
mentre ora ciascuno utilizza il proprio computer».
