Nuovi servizi network-centric per il legacy printing

«Siamo tra le più efficienti compagnie del
Gruppo Allianz e vogliamo restare tali. L’infrastruttura informativa
rappresenta in questo senso una chiave di importanza primaria e, in
particolare, lo è la piattaforma di print & output management che
sottende ai processi di gestione dei flussi documentali». Egidio
Richter, direttore dei sistemi informativi di Lloyd Adriatico, spiega così
la costante opera di razionalizzazione delle attività e delle risorse di
stampa e, in parallelo, la volontà di esplorare i nuovi orizzonti
applicativi senza rinnegare una piattaforma legacy di provata efficacia.
«In quest’ottica va considerata la scelta di non derogare
dall’architettura Afp (Advanced Function Printing), perché integrata
nell’Os/390, intrinsecamente sicura e soprattutto garanzia della
necessaria continuità evolutiva, poggiando invece proprio su di essa lo
sviluppo di nuovi servizi centrati sulla rete e orientati all’output verso
il Web».
Una serie di nuove applicazioni basate sulla possibilità di
gettare un ponte verso gli standard del mondo delle reti, primo fra tutti il
Pdf, linguaggio ormai universale per l’interscambio di flussi
documentali via Internet. Così come peraltro richiede la trasformazione,
oggi più che mai strategica per l’impresa, di documenti e stampati in
comunicazioni di business. Una raccolta premi che sfiora i 2 miliardi e un
patrimonio gestito superiore ai 5,2 miliardi di euro, il gruppo assicurativo
Lloyd Adriatico può contare su 1400 punti di consulenza e vendita, 59
ispettorati sinistri e 35 uffici commerciali.
L’infrastruttura di It è
basata su un mainframe Ibm Es9000 di tipo 9672, attorno al quale insistono
una cinquantina di server eterogenei e una periferia formata da circa 750
postazioni di lavoro; all’host si collegano poi anche le agenzie e gli
ispettorati sul territorio, tramite una Wan presto su Adsl. A una coppia di
stampanti Ibm 3900, entrambe sottoposte a carichi di circa 6-700mila pagine
al mese e che rappresentano il core della piattaforma di produzione, si
aggiungono due Océ 9230 e 9245, destinate ai tabulati fronte/retro, un’unità
meccanica Ibm 6262, un paio di stampanti dedicate allo sviluppo
applicativo e poco meno di 400 Lan printer, una parte delle quali
abilitata alla stampa da host. «Allo scopo – precisa Richter –
il formato originale Afp-Ipds delle stampe Cics e batch viene convertito
in Pcl in maniera del tutto trasparente consentendone la riproduzione
alla stregua di un qualsiasi documento pc». Da Ca-Spool attraverso
Psf e Sna Server, le stampe giungono infatti al pacchetto Document
Server che ne permette la distribuzione in rete. Con l’ulteriore
opportunità dell’invio all’esterno tramite fax. La soluzione di
conversione, fornita dalla società Ifin Sistemi di Padova, ha dato luogo
a un paio di ulteriori applicazioni inedite: «Con la trasformazione
delle code di stampa da Ipds a Pdf – spiega Renzo Bressan, responsabile
di settore – gli utenti pc possono innanzitutto visualizzare quelle
stampe che per volumi o piuttosto per motivi di opportunità non possono
essere riprodotte con le stampanti locali. Lo stesso, ma con l’opportunità
di una gestione a tutto tondo (che oltre alla stampa prevede l’invio via
email e l’archiviazione), avviene per quei documenti originati da host i
quali, una volta convertiti in Pdf, appaiono come copie conformi». Ciò
è servito all’auditing della compagnia per automatizzare i controlli sulle
polizze afferenti alle singole agenzie: l’output opportunamente suddiviso
viene caricato in un’apposita area di rete, accessibile ai soli utenti
abilitati dei singoli settori, per ovvie ragioni di riservatezza. E poi da
qui prelevato per essere messo a disposizione (masterizzato su Cd o
portato su notebook) dei vari ispettori; ad alimentare lo schedulatore
sono le richieste verso host relative a dati finanziari, di portafoglio, di
polizza, e così via. «Document Server – aggiunge Bressan – ha
contribuito anche a ridurre i volumi delle stampe conservate in magazzino: è
il caso delle lettere di disdetta, prodotte in triplice copia, ove quella di
nostra pertinenza viene oggi direttamente destinata a un archivio ottico,
senza creare l’output cartaceo. Oltre ai barcode necessari per la
rubricazione si sono eliminati tutti i relativi oneri di gestione, ottenendo
un risparmio evidente di tempo e risorse».
Il file Afp in ingresso
viene automaticamente convertito e suddiviso in tanti Pdf quanti sono i
destinatari dei documenti, tramite una specifica funzione di tipo job event
che provvede anche a estrarre da ciascun modulo i dati del contraente, il
numero di polizza, l’identificativo di agenzia e altre voci significative.
Ne scaturiscono altrettanti record, riuniti poi in un file Excel Csv,
destinati a costituire gli indici di un repository Alchemy (che viene
creato in automatico). Collocato su un disco di rete, il database è
accessibile e interrogabile anche tramite browser dall’esterno. «La
seconda applicazione – riprende Bressan – il cui progetto sta per
concludersi, riguarda la trasmissione alle nostre agenzie delle
comunicazioni che rivestono particolare urgenza. L’email sostituisce il
fax, con i vantaggi che derivano dalla possibilità di mantenere intatta la
struttura del file Afp una volta trasformato in Pdf e di creare un archivio
indicizzato». Da ciascun file Document Server estrae il numero di
agenzia che usa per denominare il documento medesimo, lo indirizza a una
casella prestabilita, pronto per la spedizione automatica via posta
elettronica. «Il nostro output management – sottolinea Richter –
e parimenti la gestione delle stampe, hanno notevolmente beneficiato di
questi nuovi servizi centrati sulla rete. Peraltro, dal ’99 a oggi il volume
di stampa si è ridotto del 35%, passando da 16 agli attuali 9 milioni di
pagine, anche in virtù della richiesta crescente di output in formato Pdf ed
Excel. Il passo successivo, cui stiamo già lavorando, è estendere al Web
le funzionalità disponibili in locale».