Gartner ha analizzato le fasi che le aziende devono seguire per essere preparate ad affrontare un progetto di esternalizzazione dei servizi. A iniziare dagli obiettivi di business
Se ne parla da tanto tempo, ma l’outsourcing in Italia trova ancora oggi molte resistenze nell’essere preso in considerazione dalle aziende, per tutti i complessi risvolti che questa scelta strategica comporta e per i molti casi di fallimento di cui è tutt’oggi disseminata la sua storia.
Gartner ne è consapevole e ha organizzato un seminario per cercare di analizzare in modo pragmatico la situazione, sia nazionale che internazionale, e dare una serie di consigli a chi si vuole confrontare (o lo sta già facendo) con l’esternalizzazione dei servizi.
Claudio Da Rold, vice president e distinguished analyst di Gartner, nel suo intervento ha subito messo le mani avanti: «Chi usa l’outsourcing per rimuovere un problema e ridurre i costi parte già con il piede sbagliato, ed è meglio che rinunci». L’outsourcing, infatti, va visto come la gestione bilanciata e disciplinata di un mix di servizi, che devono consentire all’azienda di diventare competitiva, acquisendo una maggior agilità nella gestione dei processi. Avendo ben chiare queste premesse, sono vari i punti importanti da analizzare quando si decide di esternalizzare i servizi. Uno dei primi è quello di definire quale deve essere il processo decisionale. Oggi, di solito, sono i Cio o i Cfo che prendono la decisione, ma dal momento che l’outsourcing ha una stretta correlazione con il business, devono essere coinvolti sempre più anche i responsabili delle varie aree e i vertici aziendali. È necessario, inoltre, rimuovere certi miti dell’outsourcing, come quello che spesso il fornitore diventa un nemico: bisogna, invece, far in modo che diventi un partner, con il quale poter instaurare un rapporto di fiducia nell’interesse comune. In questo contesto è, inoltre, importante tener presente che il cercare di ottenere prezzi sempre più bassi non è una mossa consigliabile, perché impatta sulla qualità finale del servizio ed è una leva che si ritorce contro lo stesso committente. Bisogna, tuttavia, essere consapevoli che l’economia di scala si ottiene se associata a scalabilità e standardizzazione. È altresì necessario rendersi conto che come il business non è statico, così anche il contratto deve essere dinamico, per seguire le nuove esigenze che possono emergere.
Oggi, quindi, prima di affrontare il processo decisionale dell’outsourcing, è necessario porsi una serie di domande, che devono mettere al primo posto il perché un’azienda opta per questa scelta. Poi bisogna analizzare quali sono le aree che vengono impattate, che cosa tenere internamente (core business) e che cosa esternalizzare. Oggi i fornitori sono in grado di fornire servizi improntati all’efficienza, ma i clienti devono aver le idee chiare su quanto serve loro e come coordinarsi internamente nell’ambito di una decisione che va a inserirsi all’interno di altre attività di sourcing. Per cui è importante che l’azienda si organizzi per gestire il multisourcing nel suo complesso e quindi valuti se utilizzare risorse esterne o interne e se avvalersi di skill che sono nazionali o usare anche quelli di paesi lontani. Negli ultimi tempi si sta sempre più affermando il tema dell’offshore (sviluppo software in paesi come India e Cina, ma non solo, dove gli skill It costano meno) per cui verso la fine del decennio, secondo Gartner, i servizi diventeranno più industrializzati e standardizzati.
Una volta che la società ha definito quali sono i suoi obiettivi e ha valutato le capacità di cui dispone, deve soppesare attentamente quanto il mercato offre, e rendersi conto che ci sono molte opzioni e modelli di sourcing a cui attingere. Riguardo alla stipula del contratto, tenendo presente che è impossibile riuscire a definire tutti i punti che vengono coinvolti in un progetto, è importante definire bene quelli che interessano maggiormente.
In un rapporto con il fornitore è necessario gestire il giusto mix tra controllo e fiducia, per instaurare relazioni dinamiche e profittevoli per entrambi.
