NovaPDF Lite – Generare PDF completi degli elementi di classificazione

Maggio 2007 Il formato PDF sta diventando uno standard di fatto in
molti ambiti e costituisce il mezzo più semplice per condividere documenti
realizzati con qualsiasi tipo di programma: da Word a Excel per passare da PowerPoint
e Outlook. Con novaPDF Lite 3.3 è possibile creare una stampante virtuale
alla quale inviare qualsiasi tipo di documento stampabile e ottenere come risultato
un file PDF che non solo ricalca fedelmente i contenuti del nostro originale,
ma che può ospitare informazioni utili per identificarne l’autore
e facilitarne una successiva indicizzazione. Il programma è molto piccolo
e semplicissimo da utilizzare: al momento della stampa scegliamo di stampare
attraverso la sua stampante virtuale e definiamo il formato con cui verrà
prodotto e la risoluzione.

Non è possibile con questa versione proteggerlo mediante password oppure
creare bookmark (vedi la versione Professional provata in questo stesso numero).
La procedura di stampa è molto veloce e a prova di errore. In effetti
non è necessario mettere mano alle impostazioni se volete produrre semplici
documenti: il programma è già impostato nelle condizioni migliori
per l’impiego ordinario. Se tuttavia producete documenti che dovranno
entrare a far parte di un archivio o di una raccolta da indicizzare in seguito
(usando Adobe Acrobat Professional) troverete molto utile la prerogativa d’impostare
le chiavi di ricerca direttamente in fase di stampa. Si tratta di un’operazione
che potete affidare a una segretaria oppure a un’impiegata senza l’onere
di installare sul suo computer programmi complessi e costosi.

I quattro campi di descrizione sono: titolo, autore, oggetto e parole chiave
e ciascuno di essi può contenere parole che ci aiuteranno a ritrovare
più facilmente il documento. Come sa bene chiunque abbia eseguito una
ricerca con Acrobat Reader, la semplice ricerca nel testo produce risultati
spesso dispersivi. Con la ricerca avanzata possiamo invece cercare solo nei
documenti prodotti da un certo autore oppure con un titolo o un oggetto di un
certo tipo. Le parole chiave sono molto importanti perché ci permettono
d’inserire tanti termini, ciascuno separato da una virgola e ciascuno
valutato come elemento a sé stante nel corso della ricerca.

• Un sistema a portata di segretaria