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Microsoft 365, le nuove funzioni per smart working e collaboration

Il motivo conduttore di Microsoft Ignite 2020 è rappresentato dallo scenario globale dominato dall’emergenza Covid-19 e dalla necessità di una trasformazione digitale accelerata che questa emergenza ha causato in quasi tutti i settori: lo abbiamo visto nei tanti annunci riguardanti i servizi cloud e per le imprese, e la cosa vale anche per la piattaforma per la produttività Microsoft 365.

Per rispondere a questa emergenza le aziende e i professionisti hanno bisogno di strumenti in grado di reinventare le riunioni e gli spazi di lavoro per sbloccare nuove forme di collaborazione, aiutare le persone e i team a rimanere connessi e produttivi e garantire una comunicazione fluida tra le organizzazioni.

Uno dei perni della risposta Microsoft a queste esigenze è Teams.

Teams, la collaborazione al cuore di Microsoft 365

Microsoft Teams offre una soluzione per riunioni end-to-end che si adatta alle esigenze di realizzazione di meeting, chiamate ed eventi su larga scala. Together Mode, la Modalità Insieme, è una nuova esperienza di riunione in Teams, annunciata questa estate, che aiuta i partecipanti a sentirsi più vicini anche quando sono molto distanti, inserendoli in uno sfondo condiviso. Ciò, al fine di far sì che le riunioni siano più coinvolgenti e di rendere più facile cogliere i segnali non verbali, così importanti per l’interazione umana.

Microsoft Teams

È di oggi invece l’annuncio di nuove scene della modalità Together, tra cui auditorium, sale conferenze e una caffetteria, tutte disponibili entro la fine dell’anno. I relatori potranno selezionare una scena dalla galleria come predefinita per tutti i partecipanti alla riunione.

I custom layout sono in arrivo anch’essi entro la fine dell’anno e consentiranno ai relatori di personalizzare la modalità di visualizzazione dei contenuti per i partecipanti durante la riunione. Ad esempio, quando un relatore mostra una diapositiva di PowerPoint, i partecipanti saranno in grado di vedere il feed video del relatore in primo piano sulla diapositiva visualizzata.

Microsoft Teams

Le Breakout room, che Microsoft descrive come una delle funzionalità di Teams più richieste, saranno disponibili il mese prossimo. Gli organizzatori delle riunioni potranno suddividere i partecipanti in gruppi più piccoli per facilitare le sessioni di brainstorming o le discussioni all’interno dei gruppi di lavoro. I relatori possono quindi passare da una stanza all’altra, fare annunci a tutte le stanze per sottogruppi di lavoro e chiudere le stanze per riportare tutti alla riunione principale.

Più di 20 partner, sottolinea Microsoft, tra cui HireVue, ServiceNow, Range, Buncee e PagerDuty, stanno usando le nuove meeting extension di Teams, che passeranno alla disponibilità generale a ottobre, per integrare le loro app e abilitare esperienze di riunione personalizzate in Teams. Gli organizzatori della riunione possono accedere alle app da AppSource o dallo store di Teams e aggiungerle quando pianificano la riunione.

Dopo una riunione in Teams, verrà creato automaticamente un riepilogo con la registrazione del meeting, la trascrizione, la chat, i file condivisi e altro ancora. I riepiloghi delle riunioni aiutano a far avanzare il lavoro sia per i partecipanti alla riunione sia per coloro che non hanno potuto parteciparvi. Il riepilogo sarà disponibile anche nel calendario di Outlook andando all’evento della riunione. E, presto, le registrazioni delle riunioni verranno automaticamente archiviate come file in Microsoft SharePoint in modo che possano essere condivise, facilmente e in modo conforme, con partecipanti esterni.

È poi in arrivo una serie di altre novità in Microsoft Teams, tra cui la registrazione dei partecipanti con e-mail automatiche, miglioramenti nell’esperienza delle chiamate e il supporto che crescerà a 1.000 partecipanti per l’esperienza completa con la possibilità di scalare addirittura fino a 20.000 partecipanti in una modalità view-only.

La nuova app home site porterà inoltre l’home site di SharePoint e il resto della intranet direttamente in Teams per offrire ai dipendenti un gateway per la intranet della loro organizzazione, con nomi personalizzabili, branding e navigazione a più livelli per team, community e risorse. In arrivo entro la fine dell’anno, il nome e l’icona dell’app corrisponderanno al marchio della propria organizzazione e potranno essere aggiunti alla barra delle app in Teams, fornendo un rapido accesso alla ricerca e una visualizzazione personalizzata di notizie e siti importanti.

Per aiutare i leader delle organizzazioni a dare la priorità al benessere di ogni dipendente, Microsoft è poi al lavoro su nuove esperienze che assistano nello strutturare la giornata, fare spazio per le pause, coltivare relazioni e rimanere al passo con le attività. La società di Redmond ha anche collaborato con Headspace per portare un set curato di esperienze di mindfulness e meditazioni basate sulla scienza nel flusso di lavoro in Microsoft Teams.

A partire da ottobre verrà introdotto Workplace Analytics in Teams per offrire ai manager una visuale sulle norme di lavoro in team, come la collaborazione fuori orario, il tempo di concentrazione, l’efficacia delle riunioni e le connessioni interaziendali. Questi dati verranno quindi confrontati con le medie di team simili per fornire ai manager informazioni utili.

Inoltre, Workplace Analytics offre attualmente programmi di cambiamento avviati dal manager per riunire il team attorno a un action plan per migliorare la salute e l’efficacia. I suggerimenti ricordano alle persone di staccare la spina alla fine della giornata, recuperare il tempo per concentrarsi e ridurre il sovraccarico delle riunioni. I riepiloghi settimanali consentono al team di monitorare i progressi e celebrare i successi. Nel 2021, Microsoft integrerà anche queste funzionalità in Teams.

Lo spazio di lavoro del futuro

I pannelli Microsoft Teams rappresentano una nuova categoria di dispositivi che possono essere montati al di fuori di una sala riunioni per notificare ai partecipanti la pianificazione e l’occupazione e per assistere nel wayfinding in ufficio. I pannelli di Teams possono anche utilizzare le informazioni di altri dispositivi connessi certificati Teams, come le videocamere che supportano il conteggio delle persone, per mostrare informazioni sulla capacità delle sale e aiutare tutti a seguire le linee guida di sicurezza della propria organizzazione per gli spazi condivisi.

Microsoft è anche al lavoro per abilitare altri modi per interagire con i dispositivi in-room senza doverli toccare. Entro la fine dell’anno, i dispositivi Microsoft Teams Rooms supporteranno nuove funzionalità di riunioni touchless, quali l’app, Teams casting e l’assistenza vocale con Microsoft Cortana.

Microsoft

La società di Redmond ha inoltre annunciato che il modello Surface Hub 2S da 85 pollici è disponibile per le prenotazioni in prevendita, per i clienti commerciali negli Stati Uniti, con disponibilità a partire da gennaio 2021. Surface Hub sfrutta tutta la potenza dell’ecosistema Microsoft, inclusi Microsoft 365, Teams, Windows e altro, per creare connessioni e supportare la produttività per i team, ovunque operino.

In più, Microsoft ha svelato anche due nuove funzionalità software per Surface Hub 2S. Innanzitutto, Microsoft sta portando l’esperienza desktop completa di Windows 10 su Surface Hub 2S. In secondo luogo, sta rilasciando l’aggiornamento Windows 10 Team 2020 Update per Surface Hub 2S, che migliora l’esperienza delle riunioni di Teams e introduce il nuovo browser Microsoft Edge in Hub.

La sicurezza dell’It

Come sempre, e soprattutto in questo periodo, la sicurezza è un elemento chiave. In questo campo, Microsoft sta introducendo nuove funzionalità dedicate ai professionisti It e ideate per consentire a tutti di lavorare in sicurezza da qualsiasi luogo.

Microsoft Endpoint Manager è il centro di comando che consente ai professionisti It di rendere possibile il lavoro remoto e ibrido per individui e team nelle loro organizzazioni.

Arrivano ora, in anteprima pubblica, diverse funzionalità di Endpoint Manager progettate per migliorare le esperienze degli utenti finali e semplificare le prassi It. Integrato in Endpoint Manager, Microsoft Tunnel è una soluzione di accesso remoto che consente ai dispositivi iOS e Android di connettere app e risorse locali praticamente da qualsiasi luogo.

Endpoint Manager ora supporta anche la gestione degli endpoint virtuali, quindi rende possibile gestire endpoint Windows Virtual Desktop, o soluzioni VDI di terze parti, all’interno della stessa console dei Pc fisici. Microsoft ha anche migliorato l’esperienza di gestione su macOS per soddisfare le esigenze di produttività degli amministratori Mac. Le nuove funzionalità includono la possibilità di distribuire script sui dispositivi, nuove esperienze di registrazione con Single Sign-On (SSO) tra le app e nuove funzionalità del ciclo di vita delle app gestite da Apple.

Microsoft ha poi annunciato anche il supporto per Shared iPad for Business. Ciò permette ai professionisti It di distribuire gli iPad condivisi agli utenti e consentire loro di accedere con i propri account di lavoro Microsoft Azure Active Directory in partizioni separate del dispositivo.

Microsoft Mac

Sempre relativamente ai sistemi Apple, Microsoft ha inoltre annunciato il nuovo Outlook per Mac. Basato sulla tecnologia di sincronizzazione Microsoft, offre aggiornamenti in Mail, Search, Calendar e People progettati per semplicità, affidabilità e personalizzazione.

Dall’email al browser: oltre a Windows 10, il nuovo Microsoft Edge è già disponibile su Windows 7, Windows 8, macOS, iOS, Android e ora è stata annunciata anche l’anteprima di Microsoft Edge su Linux in arrivo a ottobre, al momento per il canale degli Insider.

Tornando alla sicurezza, la società di Redmond ha reso noto che sta unificando le soluzioni di security tra Microsoft 365 e Azure per offrire una soluzione extended detection and response (XDR) più completa. Microsoft Defender, ora comprensivo di Microsoft 365 Defender e Azure Defender, previene, rileva e risponde alle minacce su identità, endpoint, applicazioni, posta elettronica, infrastruttura e piattaforme cloud.

E per aiutare le organizzazioni di tutto il mondo ad affrontare la necessità di conformarsi a un volume e una frequenza maggiori di normative di settore e regionali, Microsoft ha presentato anche il nuovo Compliance Manager, che fornisce una libreria di oltre 150 valutazioni out-of-the-box e scalabili.

Sono ancora numerose, poi, le novità che riguarderanno nel prossimo futuro Microsoft 365, tra cui una nuova vision per Microsoft Stream, l’app video intelligente di Microsoft 365, nuovi strumenti ed esperienze per i firstline worker, nuovi tool di automazione e altro, tra per gli utenti così come per gli sviluppatori.

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