Mercatone Uno migliora back e front office

Mercatone Uno rappresenta una delle più grandi
realtà italiane nel settore del non food, specializzata nella vendita di
mobili, accessori e articoli di arredamento, casalinghi ed elettrodomestici.

Con 83 punti vendita, 4.500 collaboratori, 775 milioni di euro di
fatturato e 50mila referenze trattate, vanta una copertura capillare su
tutto il territorio nazionale.
La struttura è composta dalla capogruppo,
Mercatone Uno Services, che fornisce servizi ai punti vendita affiliati,
composti da Mercatone Uno Trading (che espleta funzioni logistiche),
Mercatone Uno Finance (che si occupa di captive factoring all’interno del
gruppo) e da una sessantina di società cui appartengono gli 83 punti
vendita. Il rapporto commerciale con i fornitori viene gestito dalla holding
che seleziona i prodotti da porre in vendita e ne definisce il prezzo;
ciascun punto vendita organizza autonomamente gli ordini degli
articoli.

Le esigenze e gli obiettivi
La
possibilità di disporre di informazioni aggiornate e dettagliate sugli
andamenti delle vendite rappresenta, per i buyer di Mercatone Uno, un
elemento importante per definire in modo ottimale gli acquisti in sintonia
con l’andamento del mercato e le richieste dei clienti.
Per queste
ragioni il gruppo ha sentito l’esigenza di comprendere meglio la
composizione dell’assortimento, controllare la gestione dello stock,
migliorare l’analisi dei dati di vendita, rendere disponibili i dati storici
e creare una base unica e attendibile dei dati aziendali. Inoltre, aveva
bisogno di una soluzione che rendesse queste informazioni disponibili per un
numero sempre crescente di utenti e in una modalità facilmente fruibile sia
dal punto di vista tecnologico, sia dell’utilizzo.
«Fino a due anni
fa – spiega Fabio Pazzaglia, responsabile dell’area sistemi informativi
di Mercatone Uno – tutto il gruppo utilizzava due gestionali, uno per
l’amministrazione e uno per il commerciale, residenti su As/400, collocati
in ciascun punto vendita e i cui dati venivano poi replicati in un As/400 in
sede. La rigidità di questi sistemi non consentiva di disporre di report
utili per coloro che dovevano analizzare i dati di vendita; pertanto una
persona si occupava di estrarre questi dati dall’As/400, su richiesta dei
diversi utenti, di elaborarli e quindi di produrre stampe ad hoc».
È
evidente che questa procedura, oltre a essere piuttosto lunga e laboriosa,
non creava una conoscenza diffusa e comportava l’interruzione del servizio
nel momento in cui la persona responsabile era assente. La società ha deciso
pertanto di implementare, con la collaborazione di Cineca, una soluzione di
data warehouse basata sulla piattaforma tecnologica MicroStrategy
7.
Nell’ambito dell’analisi delle vendite l’implementazione di questo
progetto, fornendo informazioni dettagliate, avrebbe dovuto permettere
di misurare il contributo di ogni categoria nel generare reddito e
marginalità, confrontare le performance di un punto vendita con la media o
con altri punti vendita del gruppo nonché anticipare e gestire la
stagionalità delle vendite. Dal punto di vista dell’analisi dello stock gli
obiettivi erano soprattutto di controllare la rotazione dei prodotti,
individuare quelli obsoleti presenti in stock e definire la giacenza
ottimale di punto vendita.
Infine, la soluzione avrebbe dovuto consentire di
razionalizzare l’assortimento e gestire strategicamente le categorie per
rafforzare il potere contrattuale nei confronti dei fornitori.

La soluzione
adottata
Contestualmente al passaggio all’euro, Mercatone Uno aveva
deciso di realizzare una rete geografica togliendo hardware e applicazioni
dai punti vendita e centralizzando tutti i database in sede. Negli ultimi
mesi del 2000 ha preso avvio anche il progetto di sviluppo del sistema
di data warehouse con il Dlab (Laboratorio di data warehouse) di Cineca, che
ha curato la progettazione, lo sviluppo e l’implementazione di tutto il
progetto. L’obiettivo era la realizzazione di un sistema di reportistica e
gestione delle informazioni che rispondesse alle esigenze della direzione e
della forza commerciale. Alla realizzazione del prototipo, nei primi mesi
del 2001, è seguita la messa in produzione e dal gennaio 2002 il sistema
è pienamente funzionante.
Durante tutte le fasi del progetto, Dlab ha
permesso di testare, prima della release finale, un prototipo del sistema
installato sui propri server e basato sui dati del committente e quindi
molto vicino alla versione definitiva. Solo dopo aver testato e lavorato sul
prototipo si è passati alla fase di installazione e set up finale del
sistema, che Mercatone Uno ha scelto di installare presso il data center
Nextra. Quest’ultimo ne ha reso possibile l’utilizzo in modalità Asp in modo
tale che Mercatone Uno potesse accedervi tramite il proprio collegamento
Internet, rappresentato da una connessione di tipo xDsl.
«Per noi è stato
molto importante – ha proseguito Pazzaglia – poter prima lavorare
su un prototipo perfettamente funzionante e poi poter scegliere la modalità
in Asp che ci consente di avere a disposizione il sistema senza sostenere
investimenti considerevoli».
La scelta della piattaforma MicroStrategy 7
è stata fatta da Dlab (che non è legato ad alcun vendor particolare) ed è
stata effettuata sulla base di valutazioni relative alle caratteristiche
peculiari del progetto. Due sono gli elementi sui quali Fabio Morsiani, che
ha sviluppato il progetto per Mercatone Uno, pone in particolare
l’accento.
«MicroStrategy è un motore Olap che si appoggia su
database relazionali – ha detto Morsiani – che per definizione non
hanno limiti in quantità di dati gestiti e di performance se non quelli che
vengono dati dalla struttura hardware che c’è alla base. La garanzia di
poter ampliare la base di utenza senza alcun problema era per noi un aspetto
essenziale. La seconda caratteristica è che si tratta di una tecnologia
creata per Internet. Un anno e mezzo fa questo aspetto rappresentava sicuramente
un punto di forza rispetto ai concorrenti più diretti e una grande
potenzialità in termini di flessibilità e
facilità di implementazione e
utilizzo».
Dopo una prima fase di validazione, durante la quale il
sistema era accessibile a una decina di utenti, il numero delle persone che
lo utilizzano è cresciuto quotidianamente ed entro la fine dell’anno
verrà reso disponibile anche per i punti vendita.

I nuovi sistemi di
cassa
L’implementazione di questa soluzione conferma la tendenza
verso lo sviluppo e l’innovazione del gruppo, che ha rinnovato anche la
parte di front office grazie al recente concretizzarsi di un accordo di
fornitura di sistemi Pos e barriere casse con Sid (Società Italiana
Distribuzione), che da anni opera nel settore delle soluzioni
informatiche per il commercio e in particolare nella fornitura di
registratori di cassa e sistemi Pos e che, lo scorso febbraio, è stata
acquisita dal gruppo Wincor Nixdorf.
I dispositivi adottati appartengono alla
famiglia di Pos Beetle di Wincor Nixdorf. Si tratta di sistemi
computerizzati pronti per il supporto di funzioni gestionali, dotati di
supporto per le opzioni di distribuzione di software e l’amministrazione
remota consentita da soluzioni gestionali quali Tivoli. L’installazione dei
Pos Beetle era già iniziata nel marzo 1998 presso alcuni punti vendita, in
sostituzione dei sistemi cassa precedentemente installati, per un totale
di 326 casse.
Nella scelta di Sid come unico fornitore di sistemi Pos e di
barriere casse è stato importante anche il servizio di assistenza fornito
dalla società.