La società ha scelto le soluzioni Kaba per la rilevazione delle presenze e delle informazioni relative alla produzione. In questo modo, è stato possibile effettuare un miglior controllo dei tempi di lavorazione e usufruire di un unico sistema interfacciato con quello gestionale.
Una storia aziendale iniziata nel 1932 e proseguita all’insegna della differenziazione. Cefla Group è una corporate organizzata in 4 divisioni, tutte ubicate a Imola (Bo), che operano autonomamente, secondo strategie commerciali e produttive specifiche, ma che condividono le strutture dedicate ai sistemi informatici, all’amministrazione, alle risorse umane e agli approvvigionamenti. Cefla è un acronimo – esordisce Susanna Medri, direttore Sistemi informativi di Cefla Group – che significa Cooperativa Elettricisti Fontanieri Lattonieri e Affini, che rimanda alla prima realtà nata, la divisione Impianti". La crescita della cooperativa ha visto poi la nascita di altre divisioni: Arredamenti (per i punti vendita), Finishing (soluzioni per la finitura di prodotti in legno, plastica e vetro) e Dentale (sistemi radiografici).
Nel 2000 hanno avuto inizio l’ottimizzazione tecnologica degli impianti produttivi e il rinnovamento del sistema informativo. In realtà – prosegue Medri – non è esatto parlare di un progetto unico. La complessa organizzazione aziendale ha richiesto un disegno specifico per ogni divisione, a causa delle differenti problematiche".
Una soluzione mista
Il Punto di partenza è stato l’introduzione della piattaforma EnterpriseOne di PeopleSoft e, parallelamente, la ricerca di un software di rilevazione presenze e avanzamento della produzione capace di interfacciarsi con il gestionale. Abbiamo espresso la preferenza per un unico sistema, in grado di raccogliere le timbrature sia per la fabbrica che per gli uffici – tiene a precisare la manager -. Inoltre, nell’ottica di dover replicare il progetto su tutte le divisioni, abbiamo cercato un sistema potenzialmente capace di soddisfare le diverse esigenze".
La richiesta effettuata da una business unit di poter utilizzare i personal computer come lettori ha indirizzato Cefla verso una soluzione mista che consentisse di gestire indifferentemente alcune stazioni con lettori e altre con client. Queste erano le nostre esigenze da un punto di vista tecnico – chiarisce Medri -. Dal lato applicativo, invece, uno dei prerequisiti era che il nuovo sistema fosse fruibile online, controllando tempestivamente la timbratura. Il processo di software selection ci ha condotti alla soluzione proposta da Kaba, la sola con le caratteristiche rispondenti alle nostre esigenze".
Nel settembre 2001, è stata avviata, nella divisione Dentale e in quella Finishing, l’introduzione di Kaba Job, per la raccolta dei dati di produzione, e di parte di Kaba Time, per l’entrata e l’uscita di tutto il personale Cefla. Questa fase del progetto si è conclusa nel febbraio del 2002 e ha visto coinvolte quattro persone internamente a Cefla, oltre a due figure di Kaba, rispettivamente un capo progetto e un consulente applicativo. Nella divisione Dentale, l’implementazione – dichiara la manager – è avvenuta in concomitanza a un cambiamento organizzativo importante, che ha visto il passaggio da una gestione di fabbrica classica a una a kanban, ovvero a carta o registro visuale, che tiene traccia delle lavorazioni".
Un sincronismo non casuale, in quanto la soluzione Kaba ha introdotto degli automatismi importanti per un managing moderno degli impianti. Ad esempio, il sistema imputa in modo proporzionale le ore di presenza del personale alle commesse transitate in una certa frazione di tempo prima ancora che i dati siano inviati a EnterpriseOne.
Un calcolo in real time, dunque, che consente una semplificazione del raffronto tra consuntivo a fine giornata e pianificazione della produzione.
Produzione sotto controllo
I benefici insiti nel sistema online sono elevati e si riflettono per lo più sul controllo dei tempi, sulla precisione dei dati raccolti e sulla trasparenza del progetto informativo complessivo. Il controllo delle informazioni registrate, infatti, è passato mediamente da 4 ore a un massimo di un’ora al giorno e, pertanto, all’interno del sistema gestionale, alla mattina sono già presenti le timbrature, verificate e ordinate, della sera precedente. In questo modo siamo certi che il nostro sistema Erp è in grado di acquisire tutte le informazioni sullo stato di avanzamento di produzione effettivo – prosegue Medri -. Infatti, i controlli online effettuati sulle commesse non permettono generazioni di anomalie per errori di imputazione".
Un’informazione precisa, dunque, che ha convinto la direzione di Cefla a preventivare una futura evoluzione. I prossimi step previsti sono fondamentalmente due: estendere il progetto alla divisione Arredamenti e acquisire un ulteriore modulo applicativo Kaba, un’interfaccia Web, specifico per la rilevazione presenze all’interno degli uffici. L’obiettivo – conclude Medri – è di utilizzarlo per raccogliere le ore di tutti i dipendenti, che saranno così direttamente in grado di "distribuire" i propri tempi sulle commesse sulle quali hanno lavorato".
