La redazione di lettere personalizzate non solo per gli indirizzi ma anche per la parte di testo
Anche se spesso i termini circolari e lettere personalizzate vengo usati
indistintamente, esiste fra loro una sostanziale differenza. Tutto sta nel
livello di personalizzazione del documento. Infatti, mentre in una circolare il
testo della comunicazione è sempre lo stesso, e a variare è solo l’indirizzo del
destinatario, nel caso di una lettera personalizzata vengono coinvolte anche
porzioni di testi. Conviene fare subito un esempio pratico. Le comunicazioni che
si inviano ai condomini per comunicare la data di una riunione sono lettere
circolari, mentre quelle che una azienda invia periodicamente a tutti i clienti
non in regola con i pagamenti sono lettere personalizzate.
Infatti, all’interno del testo di base di queste comunicazioni è riportato
l’ammontare degli importi scaduti, i giorni di ritardo dei pagamenti, e così
via. Il bello è che il tenore dei testi può variare a seconda dei casi, in base
a controlli eseguiti automaticamente sui dati variabili inseriti. Per esempio,
se i ritardi di pagamento superano un certo limite, si possono preannunciare ai
morosi eventuali azioni legali. Insomma, la personalizzazione non coinvolge il
solo indirizzo del destinatario, ma prevede anche elaborazioni di ben precise
sezioni del testo, che nel gergo degli addetti ai lavori, vengono definite
campi. In pratica, in queste posizioni, verranno inseriti automaticamente i
corrispondenti dati dell’archivio che si utilizza per generare le
comunicazioni.
Nella presente dispensa descriveremo le procedure da seguire per preparare
circolari e lettere personalizzate avvalendosi della funzionalità di Stampa e
unione che opera all’interno di Word. In modo analogo, si possono preparare
buste, etichette, messaggi e-mail, e così via.
