Nell’ambito dei processi di cambiamento avviati dalle società, la formazione online consente di creare, sviluppare e mantenere il know how dei dipendenti, aumentando la competitività aziendale. Ma facilita anche l’implementazione di nuove soluzioni.
Le aziende stanno accelerando il loro ritmo evolutivo in ragione di svariati stimoli esterni. "A questo proposito, il change management rappresenta un valido strumento di supporto per le organizzazioni – spiega Luigi Perego di Cremnago, senior manager Kpmg Bas – in quanto comprende l’insieme delle metodologie e degli strumenti che, a seguito dei cambiamenti aziendali, sono in grado di prevederne l’impatto, in modo che il management possa predisporre le azioni necessarie affinché tutta l’azienda sia allineata al nuovo status e di raggiungere con successo gli obiettivi prefissati".
L’azione di change management, sottolineano gli esperti di Kpmg, richiede diversi punti di attenzione per quanto riguarda gli aspetti relativi alla comunicazione che, coinvolgendo tutti gli attori lungo la catena del processo, deve essere efficace e puntuale in modo che il personale, a ogni livello, sia in grado di percepire una chiara definizione non soltanto dei propri ruoli e responsabilità, ma anche di quelli che sono i risultati raggiunti e le aspettative dell’organizzazione per il futuro. Questo è il vero processo sotteso alla condivisione delle vision aziendali. "Il punto di partenza rimane l’ottenimento del commitment e la sponsorship del top management – prosegue Perego di Cremnago – che costituiscono il motore dell’azione. Le modalità che permettono di realizzare una comunicazione di questo tipo sono date da un meccanismo di azione e reazione che si può realizzare attraverso la fornitura della maggiore e migliore informazione/formazione possibile, mediante la ripetizione e il rafforzamento frequente dei messaggi, un’adeguata ed efficace gestione del feed back e del rischio formativo e, non ultimo, con un cambio frequente degli strumenti e dei messaggi utilizzati".
L’azione del change management, dunque, deve seguire di pari passo l’azione progettuale, dalla fase di start up a quella di assessment, dalla pianificazione alla ridefinzione dei processi, delle tecnologie e, più in generale, delle varie strutture e risorse aziendali, fino ad accompagnare la fase implementativa.
Il primo step è quello più delicato: analizzare il management che viene coinvolto e segmentare la popolazione per target costituisce, infatti, una modalità importante per creare il giusto consenso all’iniziativa di change management. La seconda fase si realizza nella progettazione, che comprende l’analisi dei gap e la pianificazione di un progetto formativo, delle attività di comunicazione e di quelle di affiancamento. La diffusione delle iniziative di change management e l’erogazione della formazione fanno parte del terzo step che traghetta verso il follow-up che si concretizza attraverso azioni di feed back mediante attività di affiancamento e monitoraggio.
Le mosse da fare
"La prima mossa consiste nell’individuare i decision maker che possono condizionare il progetto – sottolinea Perego -. Le categorie coinvolte sono diverse: sponsor, ovvero persone o gruppi che hanno il potere di attivare il cambiamento; supporter, cioè chi vuole raggiungere il cambiamento ma non ne ha il potere; target, ovvero le persone che effettivamente devono cambiare; facilitatori, vale a dire le persone o il gruppo che possono agevolare il cambiamento. L’attività formativa e l’affiancamento operativo sono il vero elemento di base del processo di gestione e facilitazione del cambiamento perché hanno il maggiore impatto. In seguito all’analisi e all’evidenziazione dei gap, è possibile definire le logiche di copertura: formazione, addestramento e motivazione".
L’azione di change management si può avvalere di diversi strumenti che vanno a impattare di volta in volta sui diversi target, alimentando un meccanismo che per essere efficace deve essere bidirezionale e capace di interfacciarsi con tutta la filiera aziendale, coinvolgendo fornitori, partner e clienti. Rafforzatore efficiente dell’azione di change managemet, l’e-learning costituisce una risorsa strategica di supporto, grazie alla sua capacità di attivare meccanismi di accesso e condivisione della conoscenza e di supporto alle performance che possono aiutare l’azienda a creare, sviluppare e mantenere i propri knowledge worker, aumentando la competitivà aziendale non soltanto sviluppando una forza lavoro formata, informata e aggiornata, ma anche facilitando e sostenendo l’implementazione di processi e soluzioni.
L’e-learning, dunque, può supportare il change management in più fasi del processo e con varie risorse tra cui, per esempio, la definizione di percorsi formativi personalizzati, il monitoraggio dei risultati e la verifica, l’aggiornamento continuo dei contenuti e la condivisione e la distribuzione di conoscenza e informazione. Come ogni strumento innovativo però, avvertono gli analisti, anche l’e-learning ha notevoli punti di forza e alcuni aspetti da gestire con attenzione.
"Oltre a una iniziale resistenza culturale all’utilizzo di questo tipo di strumento tecnologico – avverte Perego – bisogna tener conto del livello di informatizzazione aziendale che spesso comporta la necessità di progettare il sistema di e-learning in linea con le disponibilità tecnologiche. Serve coerenza, infatti, nella definizione del giusto mix di strumenti formativi finalizzato alla massimizzazione della performance operativa. In pratica, anche un progetto di e-learning richiede una robusta attività di change management".
Va rivalutato il ruolo strategico della comunicazione interpersonale e della collaborazione sociale tra i vari player coinvolti che non soltanto definiscono l’ambiente in cui avviene l’apprendimento ma possono costruire un tessuto di relazioni in cui lo scambio di informazioni diventa un asset fondamentale in un’ottica di redditività organizzativa, valorizzandone le specificità.
