A Cremona, i fascicoli dell’udienza preliminare sono digitalizzati e, in futuro, saranno accessibili via Web direttamente dallo studio del difensore
Il Tribunale di Cremona è una realtà che impegna 13 giudici e
4 Pubblici ministeri nel dirimere le questioni legali dei 380.000 abitanti della
provincia. Si tratta di un’organizzazione particolarmente illuminata,
che pone molta attenzione alle novità tecnologiche in grado di migliorare
la qualità del lavoro di togati e impiegati. È del 2003 la decisione
di adottare un nuovo sistema per la digitalizzazione dei fascicoli e delle memorie
preocessuali. «Il progetto Digit parte dall’esigenza di dare
un servizio migliore agli avvocati – esordisce Pierpaolo Beluzzi, referente
distrettuale della Corte d’Appello di Brescia per i servizi informatici
-, in particolare per quanto attiene alle copie dei faldoni creati durante
la fase delle indagini preliminari». È, infatti, un preciso
diritto dei difensori, una volta conclusa la fase istruttoria (discovery) ottenere
una copia integrale del materiale creato, rappresentato non solo da carte ma
anche da documentazione audio/video e materiale fotografico. «La movimentazione
dei faldoni e la gestione delle molteplici copie cartacee di tutti questi fascicoli
è una procedura lunga e decisamente costosa – prosegue il giudice
-. Il progetto, tuttavia, nasce in’ottica più generale, con
l’obiettivo di creare un servizio già compatibile con un’iniziativa
più ampia per la gestione digitale dei fascicoli lungo tutto il ciclo
di vita, dalla loro nascita, all’inizio delle indagini, per arrivare fino
alla Cassazione». La piattaforma tecnologica è operativa dal
gennaio 2004. L’iniziativa ha coinvolto internamente una persona, incaricata
di scannerizzare i fascicoli.
«Il lavoro è stato organizzato sulla base di criteri di Pareto-efficienza
– chiarisce Beluzzi -, ovvero andando a verificare che ciascun attore coinvolto
nel processo, dal commesso al giudice, potesse trarne un vantaggio personale
immediato».
Faldoni “interattivi”
I faldoni digitali sono creati con la tecnologia Adobe e il risultato sono file
.pdf, in grado di supportare anche foto, audio e video delle intercettazioni.
«Una volta creato il documento digitale – sottolinea il giudice
– vengono inseriti i segnalibri, indici dinamici che permettono di andare
immediatamente alla pagina di interesse, senza dover sfogliare tutto il documento.
Di notte, in modalità batch, viene inclusa nel file una tecnica che consente
di compiere ricerche full text all’interno del faldone elettronico».
Per i difensori, la nuova modalità di gestione della memoria processuale
permette di ridurre considerevolmente i tempi di acquisizione delle informazioni
l’imputato. In Tribunale, invece, lo spreco di carta si è considerevolmente
ridotto, così come lo spazio occupato dagli archivi. «Superato
il problema della digitalizzazione dei contenuti – ha proseguito Beluzzi
– si è posto quello di certificarne la sicurezza. La soluzione scelta
è stata Lifecycle Policy Servce di Adobe, soprattutto per la flessibilità
dimostrata nella gestione degli utenti, sia interni che esterni».
Basta pensare che il progetto, a regime, coinvolgerà la gestione di circa
70.000 documenti l’anno, per oltre di 35 milioni di pagine.
Gli avvocati che lavorano nei diversi studi professionali, entro fine 2006
potranno accedere online, mediante rete pubblica, al servizio di consultazione
e scarico del faldone elettronico e lo faranno in sicurezza, attraverso un sistema
di gestione dei diritti digitali (Drm) che sfrutta la firma digitale. «Un
grosso vantaggio è lo switch delle policy di protezione – prosegue
il giudice -. Il sistema consente di modificare in modo molto semplice e
rapido le credenziali e i privilegi d’accesso. Questa cosa risulta molto
utile nel caso in cui, e questo è un evento piuttosto frequente, durante
il processo cambi il difensore». In futuro l’intenzione è
di ampliare l’uso della firma digitale, già sperimentata su alcune
sentenze gestite tramite fascicolo elettronico.
