Pharma / La società Merck Sharp & Dohme Italia ha dotato i suoi 1.400 informatori scientifici di Pocket Pc
Il gruppo farmaceutico Msd Italia è composto da Merck Sharp & Dohme,
Neopharmed e Istituto Gentili. Si tratta di una realtà multinazionale
che si avvale, per la promozione dei suoi prodotti in Italia, di una rete di
1.400 informatori medico-scientifici. «In passato – chiarisce
Massimiliano Subiaco, responsabile Customer server dei sistemi informativi di
Msd -, questi operatori erano chiamati a riportare le proprie attività
alla sede centrale attraverso un documento cartaceo, inviato per posta ordinaria».
«Si possono ben immaginare i ritardi che questo tipo di processo generava
– gli fa eco Ugo Biondi, responsabile del progetto di informatizzazione -, oltre
al grande lavoro manuale che ne seguiva per gestire e immagazzinare tutti i
dati. Queste procedure rischiavano di rallentare non solo le normali attività
amministrative, ma anche le scelte decisionali».
Il grande numero di informatori scientifici e la portata generale dell’intervento
hanno richiesto un accurato studio di assessment, durato circa un anno e mezzo,
al termine del quale il management di Msd ha deciso di dare vita al progetto
coinvolgendo l’intera forza vendita, vale a dire 1.430 informatori medico-scientifici
e 150 area manager. Il progetto, battezzato Pocket GeneSys (dal nome del software
gestionale sviluppato in casa), prevedeva la creazione di un sistema a supporto
dell’informazione farmaceutica che poggia su Windows Mobile, database
Sql Server ed Exchange Server 2003 per lo scambio delle informazioni. «È
entrato in produzione nel settembre 2004 – prosegue il manager -, mentre
il rilascio è iniziato nel gennaio 2005 ed è terminato a luglio.
Abbiamo consegnato il kit a una media di circa 160-180 persone al mese».
A oggi, tutti i 1.430 informatori scientifici hanno ricevuto un pacchetto comprendente
un Pda Qqaaxx WP2, dotato di tecnologia Bluetooth e connettività Gprs
tramite un telefono cellulare Nokia 6230, fornito da Tim, e una mini-stampante
Hp, sempre con tecnologia Bluetooth.
Informazioni condivise
Gli strumenti principali a disposizione sono, oltre all’applicativo Pocket
GeneSys, la posta elettronica e una Intranet aziendale dedicata. Il database
centralizzato raccoglie e distribuisce le informazioni da Pda, permettendo l’aggiornamento
dei dati in tempo reale mediante sincronizzazione. Gli informatori medico-scientifici
possono inviare, condividere e integrare informazioni più dettagliate
circa lo schedario dei medici, visualizzare lo status delle visite effettuate,
pianificare le attività giornaliere, ricevere comunicazioni di tipo tecnico
riguardanti eventuali aggiornamenti di sistema. I dati inviati in sede, poi,
alimentano il database che permette di analizzarli, in modo da incidere in maniera
rapida e significativa sulle scelte di business dell’intera azienda. «Il
progetto ha prodotto un notevole miglioramento della qualità del lavoro
dei nostri informatori – prosegue Biondi -, che oggi possono registrare, con
pochi semplici gesti sul proprio Pda le visite quotidiane e portare a termine
numerose attività di reporting nel corso della giornata, senza aspettare
di tornare a casa la sera per farlo». A seguire costantemente l’informatore,
ci pensa il dipartimento Customer services, che gestisce un sistema di help
desk attivo 12 ore al giorno, pronto a fornire ogni tipo di assistenza. La stessa
struttura si è occupata dell’imponente programma di formazione,
comunicazione e marketing, che ha coinvolto più di 1.500 persone in sei
mesi, fino a luglio 2005.
