Come le applicazioni di videoconferenza favoriscono la collaborazione face-to-face e aumentano la produttività
Gli effetti della globalizzazione sono sotto gli occhi di tutti. Anche la supply chain non ne è rimasta immune. Sono cambiate molte regole, sono nate nuove opportunità, si sono presentate nuove sfide per una sua gestione efficace.
Oggi i fattori che guidano l’evoluzione della supply chain sono dati da: la necessità di innovare, ma anche di trovare e lavorare risorse in ogni parte del mondo; l’aspettativa di una continua riduzione dei costi: l’eccessiva offerta che si verifica in alcuni mercati; la difficoltà di trasferire i costi interni al cliente; la variabilità dei tassi di cambio, che nel mercato globale hanno un impatto sempre maggiore sui prezzi.
Le attuali strategie di sviluppo della supply chain sottolineano l’esigenza di focalizzarsi sulle proprie competenze e siglare partnership con fornitori che dispongano di competenze complementari. Questo approccio può generare svariati vantaggi di business tra cui: acquisizione di quote di mercato in regioni differenti e realizzazione di economie di scala per ottenere vantaggi in termini di costi; sviluppo di supply chain più efficaci che avvicinano la fase produttiva alla manodopera e alla materia prima; sviluppo di nuovi modelli organizzativi che permettono di utilizzare le competenze ovunque si trovino; mitigazione del rischio (posizionare fabbriche e supply chain in zone diverse riduce i rischi di calo del business: la diversificazione consente di contrastare un calo in un’area con una crescita altrove).
L’outsourcing ha reso il processo di gestione della supply chain più complesso e più importante. Molte aziende, oltre alla produzione, danno in outsourcing processi di business interni quali gestione del personale, servizi It e progettazione, passati a realtà specializzate al fine di sviluppare vantaggi in termini di costi e competenze in aree specifiche spesso altrimenti non raggiungibili.
Le aziende focalizzate su clienti e mercati desiderano reinvestire nelle competenze che le contraddistinguono anziché occuparsi di attività di supporto, in realtà non essenziali agli obiettivi di business. Sono proprio queste attività di supporto le principali candidate all’outsourcing. Un’organizzazione con numerose funzioni di supporto gestite da fornitori esterni si trova a dover comunicare in tempo reale con più terze parti. L’efficienza con la quale un’azienda gestisce queste supply chain complesse (dove la responsabilità dei diversi passi del processo passa dal fornitore all’azienda, e spesso entra ed esce più volte dall’azienda) determinerà il suo successo.
Il vantaggio competitivo di supply chain più efficaci
Le aziende stanno acquisendo esperienza nella gestione di supply chain e nell’integrazione delle competenze del fornitore all’interno di un flusso a valore aggiunto, che garantisce prodotti e servizi migliori. Il vantaggio competitivo si sta evolvendo passando dal tradizionale confronto tra prodotti o tra canali, alla comparazione delle supply chain. La capacità di collaborare e innovare su grandi distanze, nonostante differenze culturali e fusi orari diversi, assume un ruolo di vitale importanza.
La graduale adozione dell’outsourcing ha causato un’estensione della dislocazione geografica delle aziende, e molte di loro sono di fatto diventate organizzazioni virtuali. Sono molti i vantaggi derivanti da questo approccio, anche se non mancano le problematiche legate al coordinamento, alla comunicazione e all’allineamento organizzativo. Una volta selezionato il fornitore, la frequenza di comunicazione con l’azienda solitamente aumenta. Quando si danno in outsourcing processi critici (produzione, servizi It o progettazione) è fondamentale che le due organizzazioni si interfaccino a più livelli. Capacità e conoscenze specifiche sono necessarie da entrambi i lati per garantire successo al rapporto di business.
Sono molte le attività che richiedono comunicazioni frequenti e che possono essere accelerate in maniera significativa grazie all’utilizzo di un sistema visivo di gestione di rapporti e forniture. Tra queste vanno citate negoziazioni, cambi di programmazione, introduzione di nuovi prodotti e collaborazioni necessarie per massimizzare le diverse competenze, modifiche progettuali, gestione degli eventi, problemi nelle forniture, difficoltà naturali, allocazione, dismissione di pezzi e quality audit.
Comunicare più spesso, comunicare meglio
Chi segue queste attività ha necessità di comunicare spesso per discutere di dettagli specifici: gli ingegneri dovranno revisionare requisiti tecnici e documenti, i team di qualità parleranno di conformità e normative, i manager faranno pianificazioni a lungo termine. Se la comunicazione visiva esce dalla sala riunioni, estendendosi alla scrivania dei singoli, tutto il processo diventa più costante, informale ed efficace. In questo modo i rapporti si fanno più frequenti, semplici ed efficaci mettendo le differenti organizzazioni in condizioni di poter operare come un unico ambiente di business. Facilitare questo processo su scala globale non è per forza semplice ma, se analisi e progetto vengono effettuati adeguatamente, i vantaggi competitivi sono decisamente significativi.
La comunicazione visiva in tempo reale si basa su fiducia e collaborazione, e permette di trasmettere in tempi molto più brevi una maggior quantità di informazioni. È possibile identificare i problemi in minor tempo, e i team possono controllare la situazione senza recarsi sul posto di persona. La capacità di collaborare in tempo reale con team di progettisti remoti (dipendenti o fornitori che siano) è fondamentale per ridurre il time to market. Essere in grado di visualizzare documenti, disegni e gli stessi prodotti assicura una comprensione più rapida e profonda dell’elemento da progettare.
È noto come il costo più significativo di un prodotto si determini nelle fasi iniziali del progetto, che è anche il momento migliore per trarre vantaggio dalle competenze di supply chain. Se i diversi protagonisti dispongono del video, possono interfacciarsi con frequenza, a costi contenuti con risultati significativi. Un gruppo di persone che siedono in diverse parti del mondo, si potrà dunque riunire in videoconferenza ogni volta che ne ha necessità, visualizzando al tempo stesso la documentazione oggetto della discussione.
Inoltre le riunioni possono essere registrate in tempo reale e inviate in streaming ad altri partecipanti in un secondo tempo, facilitando ulteriormente la risoluzione di problematiche legate al fuso orario. I partecipanti possono così visualizzare meeting o presentazioni archiviate da qualsiasi dispositivo (desktop o mobile) in grado di leggere file Windows Media, QuickTime o RealPlayer. La comunicazione visiva permette di partecipare a tutte le fasi del processo, offre supporto alle decisioni e aiuta le aziende ad acquisire efficienza attraverso una maggiore partecipazione.
