Nella moderna governance aziendale il tema whistleblowing è cruciale. La normativa si estende anche alle PMI. Le soluzioni digitali facilitano l’adempimento.
La normativa 231, introdotta nel 2001, rappresenta un aspetto fondamentale del diritto societario e penale italiano. Questa legge introduce la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi dai loro rappresentanti e dipendenti nell’interesse o a vantaggio della società. Con l’introduzione del «whistleblowing», le imprese sono incentivate a sviluppare meccanismi interni per consentire ai dipendenti di segnalare condotte illecite senza timore di ritorsioni. Questo aiuta le aziende a rilevare e prevenire violazioni che potrebbero portarle a incorrere nella responsabilità prevista dalla normativa 231.
Peraltro dal dicembre 2023 le imprese con più di 50 dipendenti, quelle che hanno adottato un modello organizzativo «231» o quelle che erogano servizi finanziari, indipendentemente dal numero di dipendenti, devono dotarsi di una piattaforma per la gestione del «whistleblowing».
Questa possibilità digitale esisteva anche prima dello scorso dicembre e le imprese italiane, oltre all’adeguamento ai requisiti normativi, hanno avuto l’opportunità di avviare un trend verso una cultura aziendale e organizzativa sempre più orientata alla trasparenza e alla fiducia.
Il principale destinatario delle segnalazioni è senza dubbio l’organismo di vigilanza (O.d.V.) ma, soprattutto imprese di una certa dimensione, iniziano ad attribuire il compito di terminale delle segnalazioni a organismi collegiali interni.
La maggior parte delle segnalazioni proviene dai diretti collaboratori delle imprese ma emergono anche segnalazioni provenienti da dipendenti di aziende esterne, fornitori o partner, delle imprese. Sono ammesse sia le forme anonime che palesi, anche se le prime sono normalmente privilegiate.
Con l’introduzione del «whistleblowing», le imprese sono incentivate a sviluppare meccanismi interni per consentire ai dipendenti di segnalare condotte illecite senza timore di ritorsioni. Questo aiuta le aziende a rilevare e prevenire violazioni che potrebbero portarle a incorrere nella responsabilità prevista dalla normativa 231.
In sintesi, il «whistleblowing» funge da strumento per le aziende per assicurare il rispetto delle normative europee e di quelle italiane tra cui quella contenuta nella 231, permettendo la tempestiva individuazione e gestione delle condotte illecite che potrebbero altrimenti comportare responsabilità amministrativa per l’impresa. Questo meccanismo rafforza la cultura della legalità e della trasparenza nelle organizzazioni.
Il software Whistleblowing di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia svolge un ruolo fondamentale nell’ambito della compliance aziendale e nella promozione di un ambiente di lavoro etico e trasparente. La sua implementazione offre numerosi vantaggi e facilita diversi aspetti di questo processo.
La piattaforma del software è facilmente integrabile con siti web e intranet aziendali e il sistema di chat anonimo è integrato per facilitare la comunicazione tra segnalante e ricevente. Attraverso un sistema di conservazione di dati aderenti al GDPR, la soluzione Whistleblowing consente di condividere dati criptati restando nella riservatezza. Il sistema è scalabile e modulabile per ogni dimensione e tipologia di azienda ed è semplice e intuitivo, permettendo al segnalante di inserire agevolmente la propria segnalazione e al gestore della segnalazione di analizzare e gestire ogni caso in breve tempo. Il sistema di segnalazione si attiva in modo facile e veloce.
Il Decreto Legislativo ha previsto la facoltà di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, permettendo l’esternalizzazione del servizio ad un soggetto esterno (es. Studio professionale o Consulente del lavoro).
Il software targato Wolters Kluwer gestisce questa possibilità, attraverso una dashboard intuitiva che consente al gestore esterno di visualizzare le segnalazioni pervenute dalle varie aziende.
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