Così Ferservizi ha eliminato la carta e ridotto i tempi del ciclo passivo.
Ferservizi, il Centro Servizi del Gruppo Ferrovie dello Stato (nato inizialmente per gestire il patrimonio immobiliare delle Fs e che ora è una vera e propria società di servizi con 2mila dipendenti su 16 sedi) ha implementato una soluzione di FileNet per centralizzare il ciclo della fatturazione passiva, ottenendo due risultati: l’eliminazione della circolazione della carta e la riduzione dei tempi di lavorazione operativa del 20%.
Oggi Ferservizi gestisce per tutto il Gruppo Ferrovie dello Stato il processo di fatturazione passiva, per un volume di circa 700mila fatture all’anno prodotte da oltre 30mila fornitori diversi, nazionale e internazionali.
Il processo, che in precedenza era gestito in modo manuale, sotto la guida del Responsabile Sistemi Tecnologici, Sourcing e Sicurezza nella struttura Ict, Massimo Ristoratore, è stato interamente automatizzato con l’introduzione di una soluzione di Enterprise content management (di FileNet, appunto), che fa di acquisire, archiviare e richiamare documenti esterni associati ai dati gestionali.
Nel nuovo processo (chiamato Fast Invoice Processing), tutte le fatture cartacee arrivano al centro di Roma, dove sono classificate per società di competenza e per tipologia, corredate da codici di identificazione, acquisite e digitalizzate mediante scanner e memorizzate centralmente nel sistema di Ecm.
La piattaforma è integrata con il sistema gestionale (di Sap) e permette ai 200 utenti coinvolti di visualizzare le fatture direttamente sul pc, uscire dall’Erp e autorizzarne il pagamento, eliminando così la circolazione della carta. I fornitori possono controllate lo stato di avanzamento delle loro fatture, attraverso uno sportello online.
