Il costo totale di una pagina stampata varia da 52 a 70 centesimi di dollaro. E quasi il 50% è appannaggio della gestione documentale. Chiara Radice (Hp): il paperless office è ancora una chimera ed è fondamentale l’assesment dei dispositivi di stampa.
Sapete qual è il costo totale “reale” di una pagina stampata?
Da 52 a 70 centesimi di dollaro. E di questa cifra i costi fissi visibili (ovvero
hardware, toner, inchiostro, alimentazione eccetera) rappresentano solo il 10%.
Tutto il resto va nel supporto e nell’infrastruttura (help desk, installazione,
testing, formazione), nell’amministrazione e acquisti (preventivi, stoccaggio,
inventario), nella produzione dei documenti (energia, tempi di attesa) e nella
gestione documentale.
Quest’ultima rappresenta da sola il 47% dei costi reali di una pagina
stampata. In altre parole, per ogni pagina stampata, 30 centesimi di dollaro
vanno nell’archiviazione, indicizzazione, rilegatura, recupero e via dicendo.
Sono questi alcuni dati che arrivano da InfoTrends. Come sempre, le cifre vanno
prese con le pinze, trattandosi di medie generali. Ma il discorso generale non
cambia: “Molte aziende – spiega Chiara Radice, LaserJet
and Enterprise Solutions Categories & Marketing Manager Ipg di Hp – non
hanno idea di quali siano i costi complessivi di stampa, come ad esempio il
numero di pagine stampate, il tempo dedicato alla manutenzione, il numero di
stampanti usate. E questo perché i dati sono spesso sparsi in più
divisioni dell’azienda, dall’amministrazione all’It, con il
risultato che si perde di vista la cifra complessiva”.
E soprattutto i risparmi ottenibili: secondo dati comunicati da Hp, solo il
consolidamento della base installata di stampanti porta a un 30% di saving.
Non a caso, Hp ha un programma a livello mondiale sottoscrivibile dalle grandi
aziende, in base al quale Hewlett Packard contrattualizza i risparmi conseguibili.
Se dopo 1 anno questi risparmi non si sono verificati, Hp ridà indietro
i soldi.
“La realtà – prosegue Radice – è
che il paperless office è ancora lungi dall’essere un realtà.
Anzi, come Hp stiamo registrando un aumento delle pagine stampate, perché
le informazioni si moltiplicano a dismisura. Il che significa che per le aziende
diventa sempre più importante tenere sotto controllo i costi di stampa”.
Come? Il primo passo è l’assesment del parco stampanti, a cui
deve far seguito un ridisegno del processo di stampa per ottimizzare i costi,
tenendo presente quanto detto all’inizio dell’articolo, e cioè
che bisogna considerare i costi complessivi non il costo del singolo hardware
o dei consumabili.
Nuovi prodotti
A corollario di questa strategia, non potevamo mancare i prodotti. In questo
senso, Hp ha presentato fra gli altri due modelli che rinnovano la linea dei
multifunzione e degli scanner per la gestione documentale.
Il primo è il Color LaserJet Enterpise CP4520, un multifunzione e colori
che sostituisce il modello 4700 e che, secondo quanto dichiarato da Hp, è
del 33% più veloce. E’indicato per i gruppi di lavoro fino a 20
utenti che devono stampare a colori in formato A4 con prezzi variabili da 1.249
a 2.999 euro.
Il secondo, ScanJet Enterpise 7000n, viene definito come una workstation per
la cattura dei documenti. E’ uno scanner di rete A4 da 35 pagine al minuto
(a 200 dpi a colori) con alimentatore da 50 pagine, indicato per la gestione
documentale. Il documento acquisito può essere inviato via e-mail, oppure
su cartella di rete o fax digitale o ancora destimato a un flusso di lavoro
(ad esempio Sharepoint per la registrazione in automatico dele fatture). La
particolarità è un display da 8,4 touch screen che permette di
pilotare le funzioni dello scanner e una tastiera full size utile per inserire
le credenziali di accesso. Il prezzo consigliato è di 3.289 euro.
