Flusso dei documenti più controllato e rapido grazie all’adozione dell’archiviazione ottica
L’esigenza di far gestire la propria documentazione fiscale, sia per quanto riguarda il ciclo attivo che passivo, ha spinto Accor Services Italia (nome noto nel settore della ristorazione collettiva anche per il marchio Ticket restaurant), a ricercare sul mercato una soluzione di archiviazione ottica. Il numero crescente di documenti imponeva, infatti, scelte organizzative mirate a una cura più efficiente delle informazioni e, conseguentemente, l’adozione di una piattaforma di document management che supportasse i dipendenti nella fase di consultazione dei file archiviati, rendendo più adeguata e rapida la ricerca rispetto all’impostazione tradizionale.
«La messa a punto di un sistema d’archiviazione elettronica – afferma Monica Boni, direttore marketing di Accor Services Italia – si era dimostrata necessaria sia per velocizzare e controllare il flusso dei documenti, sia per l’interrogazione e il recupero dei dati, abbattendo tempi e costi legati all’archiviazione fisica e alla manutenzione dei documenti cartacei».
Il percorso di analisi ha portato l’azienda verso Optimo, soluzione dell’omonima società italiana, scelta anche per le sue caratteristiche di semplicità di utilizzo. Il vendor ha realizzato un sistema personalizzato per l’intero processo di archiviazione ottica dei documenti fiscali dei moduli Card (servizio di “mensa diffusa”, informatizzato mediante carta magnetica, a microchip o a doppia tecnologia), dei servizi sostitutivi (ticket), della ristorazione aziendale, della fornitura di derrate alimentari e altro ancora.
La soluzione si fa carico dell’intero ciclo di vita dei documenti: dall’acquisizione cartacea ed elettronica alla pubblicazione sul sistema documentale, appoggiato allo storage Emc Centera di classe Cas (Content addresses storage).
«Siamo soddisfatti della soluzione, anche se al momento è stata realizzata solo in parte, e, a prodotto finito, ci auguriamo di raggiungere le performance attese», conclude Boni. Tra i vantaggi principali ottenuti dall’utilizzo del nuovo sistema, infatti, si evidenziano l’eliminazione del rischio di smarrimento, tipica dell’impostazione cartacea, una migliore gestione dei volumi dei documenti, un’attività di consultazione delle pratiche più rapida e la possibilità di rendere condivisibili le informazioni da più utenti.
