La società che si occupa di gestione delle risorse umane per conto terzi, ha snellito le procedure di creazione del foglio paga e degli altri documenti.
Cedap è un’azienda del nordest con tre sedi a Udine, Pordenone e San Vito al Tagliamento (Pn), che opera nel settore della gestione delle risorse umane e occupa circa 24 addetti.
I suoi clienti (una cinquantina) sono le aziende di medie e grandi dimensioni, che necessitano di attività quali la gestione di paghe e stipendi, il loro incrocio con la contabilità aziendale, fino alla gestione completa del rapporto di lavoro, collocamento al contenzioso e alla consulenza organizzativo-fiscale che ne consegue.
«Nel giro di pochi anni – spiega l’amministratore delegato, Massimiliano Piani – siamo passati dalla gestione di 800 a quella di 8 mila buste paga mensili».
Per sostenere questa crescita, la strada scelta ha puntato sulla massima standardizzazione assistita dalla personalizzazione, ove necessario, delle soluzioni. Per questo, dopo un’iniziale esperienza di prodotti applicativi nati nell’ambito di studi di consulenza, nel 2001 l’azienda ha deciso di passare a Inaz Paghe in ambiente Windows, che utilizzava il database Centura.
Quest’anno, la società ha aggiornato la soluzione, passando a Paghe.net su database Sql Server. Tutto il sistema poggia su un’infrastruttura che, per la parte software, si basa su Windows Server 2003 con ambiente di distribuzione delle applicazioni Citrix.
Una mezza dozzina di server, in prevalenza Ibm e-Series e Fujitsu Siemens danno vita ai classici silos applicativi, mentre le soluzioni Symantec-Veritas sono impiegate per il backup.
«Cerchiamo di avere al nostro interno un’architettura solida e flessibile, lasciando ai nostri clienti la massima flessibilità operativa – sostiene il manager -. Per questo, abbiamo sviluppato procedure e interfacce di comunicazione che ci permettono di scambiare con facilità i dati e, quindi, accelerare al massimo i tempi di esecuzione delle procedure».
Un tipico caso è quello della raccolta dei dati di presenze per la definizione mensile del foglio paghe. La maggior parte dei dati viene inviata online, velocizzando così le applicazioni, ma vi sono anche casi in cui i clienti inviano un “semilavorato” che viene ulteriormente vagliato dal personale di Cedap e non manca anche qualche caso in cui il trasferimento dei dati avviene partendo ancora dal tradizionale foglio presenze (anche se con il passaggio dei dati attraverso uno scanner e quindi, il trasferimento via posta elettronica).
In realtà, spiegano presso la sede di Pordenone, a rendere ancora più complessa l’operazione è l’aggiunta, anche negli ultimi giorni di elaborazione di dati variabili, come premi o ritenute (un caso tipico è quello delle contravvenzioni, anche diverse centinaia al mese, del personale addetto ai trasporti).
«Si tratta di migliaia di informazioni ogni mese – prosegue Piani -. Con metodi tradizionali ci vorrebbe una decina di persone impegnata a inserire i dati per più giorni. Grazie all’inserimento automatizzato, siamo in grado di ricevere i dati fino al giorno prima e, con un solo giorno di differenza, elaborare il foglio paga».
Cedap dispone di un sito Web che non serve solo per informare e comunicare, ma anche per interagire con i clienti. Tutte le informazioni e i documenti sono, infatti, disponibili per un accesso selettivo. In questo modo, per esempio, i fogli paga possono essere stampati in .pdf per essere recuperati dai responsabili delle aziende interessate, salvo i casi in cui l’azienda cliente preferisca disporre della stampa laser “mascherata”, ovvero con i dati personali protetti nella busta.
