Giancarlo Soro di Lexmark spiega il valore di un sistema di gestione documentale e dell’ introduzione di funzioni di intelligence e automazione nel processo di acquisizione.
Secondo Gartner circa l’80% dei dati presenti all’interno delle aziende è da considerarsi “non strutturato”. Cosa significa nel concreto?
Prova a dare una risposta Giancarlo Soro, Country Operations Manager di Lexmark per l’Italia.
Classificare i dati come “non strutturati” non significa che non ci sia nessun tipo di struttura, piuttosto vuol dire che non appartengono né a un database specifico né a un particolare modello aziendale di classificazione dei dati.
Per Soro i dati memorizzati all’esterno di un database rappresentano la maggior parte di tutti i dati presenti in azienda.
L’eccesso di dati “non strutturati” ha reso i dipendenti non pienamente consapevoli delle informazioni di cui hanno bisogno per essere produttivi.
Ad esempio, rientrano in questa categoria alcuni documenti come il modulo di richiesta di prestito, reclamo assicurativo o di domanda di assunzione. Indipendentemente dalla fonte dalla quale derivano, questi materiali generano un supporto cartaceo che dovrebbe essere archiviato all’interno di sistemi aziendali, ma spesso rimane “non strutturato”.
Che fare
Occorre tener presente non solo la grande quantità di dati “non strutturati” all’interno delle aziende, ma anche la velocità con la quale essi si creano e si muovono all’interno del network.
La gestione dei dati non strutturati è estremamente importante per le aziende che vogliono migliorare la propria efficienza e ridurre i costi di storage e di conformità.
Inserimento, processazione e classificazione dei dati, se svolti manualmente, causano un grande dispendio di tempo ed energie da parte delle risorse e sono più facilmente soggette a errore rispetto alle operazioni automatizzate.
Nonostante tutti gli sforzi per circoscrivere i dati “non strutturati”, questi continuano a crescere e ciò rappresenta una vera sfida per le realtà aziendali che desiderano automatizzare e migliorare la loro capacità di comprendere le richieste di business, cercando di prevedere quello che accadrà e agendo tempestivamente per prevenire i rischi e cogliere le opportunità.
Se le aziende non hanno ancora a disposizione un software idoneo a far fronte ai problemi derivanti dalla gestione documentale, devono iniziare a pensarci seriamente.
Dove e come digitalizzare
Ancor peggio, la maggior parte dei processi aziendali sono sotto forma di dati “non strutturati”, archiviati solo nella memoria dei dipendenti, privi di ogni approccio sistematico di acquisizione, gestione, comunicazione, misurazione e miglioramento.
Quando anche le attività lavorative non sono strutturate, il comportamento quotidiano dei lavoratori diventa incoerente e inefficiente.
Per molte aziende, la reazione istintiva a questa situazione è quella di digitalizzare qualsiasi dato.
Ma questo non affronta né risolve la questione dei dati “non strutturati”, anzi, può addirittura peggiorare la situazione.
Infatti, a meno che le informazioni non siano adeguatamente catalogate ed etichettate, ogni qualvolta ci sia la necessità di cercare un dato, occorre spulciare manualmente all’interno del marasma dei contenuti digitalizzati.
In una società in cui tutto si fonda sulle informazioni, il modo in cui queste vengono processate può fare la differenza, decretando il successo (o l’insuccesso) del proprio business.
Se la gestione dei contenuti viene effettuata nel modo corretto, si ottengono enormi benefici mentre, in caso contrario, si perdono tempo, denaro e anche clienti.
Ecco perché è fondamentale ottenere le informazioni giuste, dalle persone giuste, al momento giusto e nel formato giusto.
La svolta dell’automazione
Un passo fondamentale è di introdurre all’interno del processo di acquisizione, funzioni di intelligence e automazione.
A questo punto i documenti, invece di essere aggiunti alla mole di dati “non strutturati”, vengono accuratamente ordinati in base al loro contenuto, isolando le informazioni riservate, per poi essere convalidati e inseriti nei processi di business e nei flussi di lavoro.
La cattura intelligente dei dati se realizzata con elevati livelli di precisione può improvvisamente trasformare i dati da “non strutturati” a strutturati, potendo questi venire indicizzati e integrati.
Inoltre, tutto il processo può avvenire nel momento stesso della cattura: in questo modo, diventa possibile creare una soluzione end-to-end di acquisizione, trasformazione, distribuzione, archiviazione e recupero dati.
Questo risolve il problema dei dati “non strutturati” in modo automatico e intelligente.
Se questo approccio viene attuato correttamente, è possibile trasformare processi costosi e soggetti a errori in una struttura snella, produttiva e a valore aggiunto.
Per automatizzare questi processi, il personale può dedicare più tempo concentrandosi sul proprio lavoro e migliorando la soddisfazione dei clienti.
Allo stesso modo, riducendo la quantità di informazioni non strutturate all’interno dell’azienda diventa più facile ottenere un valore aggiunto dai contenuti.
Non solo i processi e flussi di lavoro sono più automatizzati, ma diventa anche possibile trovare, visualizzare e analizzare i contenuti digitalizzati in modo semplice.
