FileNet a supporto della compliance

All’interno della suite di Ecm P8 due prodotti destinati alle esigenze di compliance.

Vi sono due fattori trainanti per la diffusione di tecnologie di Ecm (Enterprise content management) nel mondo aziendale. Di uno si parla da tempo ed è relativo all’esplosione dei contenuti non strutturati, quelli presenti in file di testo ed e-mail, che sono considerati in gerere altamente "sensibili". Dell’altro driver si parla forse da meno tempo ma con un’insistenza che non passa inosservata. È la regulatory compliance.


Ma di che cosa si tratta? È una necessità, più che una scelta, secondo FileNet. Perché la compliance, o la conformità, è quella alle legislazioni che regolano le attività di business basate su dati e documenti che necessitano di essere verificati, certificati, rintracciati. Le regole tecnologiche che consentono di adeguarsi alle normative indirizzano "quanto un dato deve vivere, quali sono le norme di accesso e come il dato deve morire", ha spiegato Michele Mantovani, direttore vendite della filiale italiana di FileNet. In altre parole, forniscono il controllo di cosa accade all’interno dell’organizzazione (e qui sono sotto la lente i processi) e anche i mezzi per dimostrarlo. FileNet fornisce all’interno della suite di Ecm P8 due prodotti destinati alle esigenze di compliance e punta su un valore differenziale della propria offerta, rispetto agli ai concorrenti diretti (Ibm ed Emc con Documentum): le capacità di Business process management e di analisi dei processi, due componenti ritenute fondamentali, accanto alla pura gestione documentale, nell’affrontare le problematiche di conformità.

L’offerta tecnologica


I due prodotti (Email Manager e Record Manager) fanno parte di un compliance framework che indirizza tali tematiche secondo le due logiche parallele appena descritte: da un lato la gestione e controllo del ciclo di vita dei contenuti e l’applicazione e il monitoraggio dei processi, dall’altro la possibilità di documentare e verificare gli accessi degli utenti. Il framework è declinabile, attraverso gli sviluppi di partner e clienti, in differenti soluzioni specifiche per le normative che regolano i vari settori o particolari aspetti (dalla Sarbanes Oxley per il comparto finanziario alla Cnipa per la Pa, all’Iso 9000 per la qualità). Il compito di Record Manager è la conservazione e la successiva distribuzione, in base a regole temporali e ad altre policy, dei record, che in questo contesto sono tutte le informazioni di business soggette a registrazione (documenti, contenuti, oggetti) e che possono essere generate da sistemi Erp oppure da applicazioni desktop così come dalla posta elettronica. La tematica è regolamentata a livello europeo dalle linee guida fornite dall’iniziativa della commissione Europea chiamata MoReq (Model requirements for record management).


La soluzione Record Manager agisce combinando gestione dei contenuti e processi, con un approccio automatizzato che sfrutta la tecnologia ZeroClick (anch’essa di FileNet). Record Manager è integrato nativamente con altri componenti dell’architettura P8, tra i quali proprio Email Manager. Quest’ultimo è un prodotto di archiviazione e gestione delle e-mail, il cui contenuto viene tracciato e classificato in base a regole predefinite (dalla proprietà del messaggio alle parole chiave). Viaggia in parallelo ai più comuni sistemi di posta elettronica, cioè Microsoft Exchange e Lotus Notes.

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