L’efficienza e la distribuzione della conoscenza sono al centro dell’interesse di Emak, che ha realizzato alcune applicazioni di e-business in collaborazione con Ibm Global Services
Il legame tra Emak, società capofila di un gruppo internazionale,
specializzata nella produzione di macchine portatili con motore a
scoppio per il giardinaggio e l’attività forestale, e Ibm Global
Services si inserisce nell’ottica di ridurre il time-to-market e
gestire in maniera strutturata la conoscenza aziendale. La
collaborazione tra le due società ha dato origine alla realizzazione
di un progetto di Product lifecycle management e a uno di e-business,
denominato E-teamwork. Il primo, avviato nel giugno 2003, è stato
incentrato sulla piattaforma Cad Catia V5 sviluppata da Dassault,
integrata sul sistema Pdm Smarteam, mentre sul versante hardware sono
stati utilizzati la workstation Ibm Intellistation M-Pro e i server
Xseries.
Lo scopo era garantire uno sviluppo più efficiente dei prodotti Emak
e ridurre i costi generali di progettazione e di modifica, rendendo
possibile un maggiore riutilizzo delle esperienze attraverso una più
facile condivisione delle informazioni.
“Nella progettazione di un nuovo prodotto le prime battute sono
quelle più critiche – ha spiegato Marco Pederzini, responsabile della
funzione di Program management di Emak – poiché caratterizzata da
diversi fattori d’incertezza legati alle modalità di sviluppo. Grazie
all’applicazione Plm, siamo in grado di simulare con precisione il
prodotto fin dalle fasi iniziali e analizzare le varie soluzioni
tecniche, al fine di ottimizzare la produzione, l’utilizzo e la
manutenzione. Possiamo effettuare analisi mirate alla riduzione del
peso e all’ottimizzazione dei processi di lavorazione e di montaggio“.
In un primo momento la soluzione Plm è stata implementata all’interno
della direzione tecnica, ma l’obiettivo a lungo termine è la graduale
estensione a tutte le entità coinvolte nell’intero ciclo di vita del
prodotto, quali direzione produttiva, commerciale, servizio
postvendita e rete di vendita tramite Internet, inclusi i fornitori.
“Il progetto – ha continuato il portavoce Emak -, grazie anche alle
caratteristiche di preconfigurazione e l’ambito inizialmente
ristretto, ha richiesto un tempo di sei mesi, coincidente con quello
pianificato in partenza con Ibm“.
Attività riorganizzate
E-teamwork è stato pensato, invece, per affrontare una
riorganizzazione delle attività e dei processi aziendali secondo un
modello di impresa integrata ed estesa. Lo sviluppo applicativo è
stato preceduto da una pre-analisi interna, svolta per individuare le
opportunità di miglioramento, a seguito della quale sono state
contattate diverse società di consulenza per verificare se, e in che
misura, fosse possibile rispondere alle necessità individuate.
“Questa prima panoramica – ha detto Pederzini – e stata
successivamente confermata da una fase di assessment condotta con
Ibm. Le opportunità di e-business dovevano rispondere a un bisogno
principalmente di carattere comunicativo e collaborativo, mettendo i
partner di Emak in condizione di condividere le informazioni già
presenti all’interno di sistemi e processi. Le due motivazioni
principali erano, dunque, l’innalzamento del livello complessivo del
servizio al cliente “trade” per favorirne la fidelizzazione e
l’ottimizzazione dei processi aziendali“.
La realizzazione ha richiesto un investimento di oltre 400mila euro e
circa due anni di lavoro, finalizzati a sviluppare e testare 23
applicazioni di e-business relative ai processi aziendali primari e
alle aree di utenza, corrispondenti a circa 400 dipendenti, alle 5
società controllate in Europa, ai 150 distributori esteri, ai
principali fornitori e, per alcuni aspetti, alla rete di vendita e
assistenza e gli utenti finali.
Il cuore applicativo
Le applicazioni sviluppate rientrano nelle tre aree aziendali del
Customer relationship management, del Knowledge management e del
Supply chain management. Nell’ambito del Crm, sono stati affrontati
sottoprogetti mirati a migliorare il rapporto con la clientela
(distributore, punto vendita, centro assistenza, end user) fornendo,
per mezzo di un accesso riservato, una rosa più ampia di servizi,
nonché informazioni in tempo reale 24×7. Alcuni esempi riguardano la
pagina personale del cliente con informazioni amministrative e
contabili; la gestione del budget, delle previsioni e degli ordini;
quella dei reclami e della richiesta di garanzie; le schede tecniche
di prodotto e il database delle modifiche in corso.
Le iniziative legate al Km si sono, invece, poste l’obiettivo di
capitalizzare le conoscenze presenti all’interno di Emak attraverso
aspetti quali il workflow per il processo di sviluppo dei nuovi
prodotti, la gestione del ciclo di vita del prodotto, la cassetta
virtuale delle idee, l’area di raccolta e archiviazione dei dati
sulla concorrenza. I sottoprogetti relativi al Scm e indirizzati ai
fornitori si sono focalizzati sul workflow per la gestione della
catena della fornitura, per la gestione del processo di
certificazione e archiviazione dei fornitori, per l’automazione delle
richieste di acquisto e per l’area di download di immagini e disegni
dei prodotti.
“L’integrazione dei diversi sistemi è stata la sfida maggiore – ha
proseguito Pederzini -. Anche in caso di difficoltà, tuttavia,
l’expertise di Ibm, trasversale per settori aziendali, non
necessariamente proprietari, ci ha garantito il proseguimento e la
conclusione del progetto. Un’altra problematica, paradossalmente, è
venuta dal troppo successo incontrato dal progetto E-teamwork. Siamo
partiti con un preciso piano di attuazione, ma strada facendo gli
utenti, cogliendo l’opportunità di disegnare i processi digitali
secondo le proprie esigenze, hanno avanzato molte richieste in
termini di funzionalità aggiuntive ed ergonomia dell’interfaccia,
dilatando i tempi di delivery“.
Lo sviluppo applicativo si è concluso lo scorso gennaio. Attualmente,
alcune delle applicazioni sono state inserite all’interno delle
abituali procedure aziendali e il completamento della parte sistemica
è previsto entro la fine di marzo. Per trasmettere a clienti e
fornitori la conoscenza degli standard adottati Emak ha, invece,
previsto “pacchetti” ad hoc comprendenti meeting di presentazione,
incontri di training, schede informative e manualistica.
“Per le peculiarità di groupware e di comunicazione che ben si
sposavano alle nostre esigenze – ha specificato il manager -, nel
progetto E-teamwork, la scelta è caduta immediatamente su Lotus
Notes, che è anche lo strumento con il quale, dal 2001, ci occupiamo
dei siti Web di tutte le società del gruppo. Da un punto di vista
hardware, possiamo contare su due server, uno in sede e uno in
housing presso il nostro Isp, entrambi Ibm Xseries“.
In relazione alla gestione “on going” del progetto è stato, infine,
deciso di suddividere i compiti su due tipologie di figure;
all’amministratore di sistema è stato affiancato uno specialista di
processo che svolgerà anche il compito di primo filtro verso le
inevitabili richieste d’aiuto.
“Entrambi i progetti sono entrati nella fase di lancio – ha concluso
Pederzini – e, quindi, non abbiamo ancora dei consuntivi sui benefici
raccolti. Siamo comunque tranquilli riguardo il ritorno
dell’investimento. È nostra intenzione monitorare periodicamente i
processi coinvolti nel re-engineering e utilizzare opportuni
indicatori per verificare l’allineamento delle stime e operare
tempestivamente eventuali opportune correzioni di rotta“.
