Contabilita-PMI – Un gestionale completo, a costo zero

Dicembre 2007 Quando si lavora in proprio, parte del tempo deve essere
necessariamente destinato alla gestione contabile della propria attività.
Imprese e professionisti sono tenuti infatti a registrare i propri movimenti
contabili per obbligo fiscale e, soprattutto, per conoscere nel tempo l’andamento
dei propri conti.
Numerosi programmi commerciali risolvono queste esigenze, spesso forniti da
produttori blasonati. Essenziale è la disponibilità di assistenza,
sia per avere versioni dell’applicazione adeguate alla normativa sempre
in evoluzione, sia per chiarire dubbi momentanei.

Contabilita-PMI è un progetto nato nel 2006 a cura di un’azienda
italiana che sviluppa soft­ware dal 1990 destinati ad imprese di piccole
e medie dimensioni e professionisti. Il risultato di questo progetto è
l’omonimo programma, fornito in modalità freeware.
Quando si parla di gestionali, i termini più ricorrenti sono contabilità,
magazzino e fatturazione. Oltre ai tre moduli più noti, però,
Contabilita-PMI comprende anche la gestione di scadenziario, ritenute d’acconto,
beni ammortizzabili, statistiche e bilancio CEE. In aggiunta, permette di creare
i file da inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate: elenchi clienti
e fornitori, dati per gli studi di settore e per le dichiarazioni dei redditi,
ed altri ancora.
Il programma può essere utilizzato da chi ha intrapreso un’attività
da poco e non desidera spendere una certa cifra per l’acquisto di un gestionale,
o da chi lo conosce da tempo e lo trova rispondente alle proprie esigenze.

Il perché sia gratuito viene spiegato nelle pagine del sito http://www.contabilita-pmi.it,
dove il produttore dichiara che i suoi ritorni economici provengono dalla pubblicità.
Nella pagina Download del sito è disponibile sempre la versione più
recente del programma, aggiornata di continuo. Nella stessa pagina si possono
prelevare alcuni manuali operativi e documentazione utile per chi lavora.
L’assistenza viene fornita on line, per mezzo di un forum dedicato agli
utenti registrati. Contabilita-PMI funziona in multi utenza, può gestire
più imprese ed essere utilizzato in una rete di computer.

Quando si lancia in esecuzione il programma, per iniziare il lavoro occorre
confermare un nome utente ed una password, e scegliere il codice di un’azienda.
Partendo dalle voci di menu in alto nella finestra, si possono affrontare tutti
gli adempimenti fiscali ed amministrativi. Una delle tante operazioni eseguibili,
per esempio, è l’emissione delle fatture.
L’inserimento dei dati nella testata del documento è facilitata
dalla possibilità di ricerca dei clienti per codice o per iniziale della
ragione sociale. Se un cliente non compare, può essere inserito in tempo
reale all’interno dell’archivio.
Le righe del corpo della fattura si riferiscono a prodotti o servizi forniti
al cliente. Registrandole come articoli di magazzino, anch’esse possono
essere richiamate automaticamente. Si possono registrare più fatture
e poi stamparle tutte insieme, oppure salvarle su disco per stamparle in un
secondo momento. Il modello in stampa può essere modificato a piacere
e personalizzato con il logo ed anche con una eventuale immagine di sfondo.
Dopo averle emesse, le fatture devono essere riportate nella prima nota, il
registro in cui si annotano tutti i movimenti contabili dell’azienda.
Qui vanno registrate anche fatture di acquisto, prelievi e versamenti in cassa
e in banca, ed altri movimenti legati alla presenza di un documento.

I conti di un’impresa sono organizzati in un piano dei conti. Il programma
ne fornisce uno standard e piuttosto completo, ma comunque personalizzabile.
Sulla base delle registrazioni di prima nota, si può conoscere in ogni
istante la situazione contabile visualizzando il Bilancio analitico. Qui vengono
elencati i conti patrimoniali e quelli economici nella modalità a partite
contrapposte, ossia mettendo a sinistra le partite (i conti) delle Attività,
a destra quelle delle Passività e, subito sotto, la coppia Costi e Ricavi.
La differenza tra i totali è il risultato provvisorio di esercizio, il
cui valore fornisce solo un’indicazione sulla redditività (utile)
o meno (perdita) delle propria attività, ed è suscettibile di
variazione. Infatti, alla fine dell’anno contabile vengono registrate
altre scritture che possono modificare questo valore, anche in misura notevole,
come gli ammortamenti ed il valore dei beni.

Per quanto riguarda altri moduli e funzioni di utilità, il programma
possiede un apposito modulo per la gestione dei beni ammortizzabili. Con Contabilita-PMI,
inoltre, si possono gestire le ritenute d’acconto, fino alla generazione
della certificazione annuale per i sostituti di imposta.
Con il programma si può gestire la contabilità ordinaria o semplificata
di imprese individuali, società e studi professionali. Oltre al bilancio
analitico, il programma gestisce anche altri tipi di bilanci, come quello CEE
(Comunità Economica Europea) e quello fiscale.

Ogni cliente è correlato ad un elenco di fatture da pagare ed una serie
di pagamenti in essere, di cui alcuni in scadenza progressiva nel tempo. Per
ricordarsi delle date in cui arriva denaro dai clienti viene utilizzato lo scadenziario.
Lo stesso, ma con segno ribaltato, viene gestito con i fornitori.
Ognuno dei tabulati generati per la stampa può essere esportato in un
formato utilizzabile in un programma esterno. Quasi tutti sono esportabili per
Microsoft Excel ed alcuni in PDF, per essere letti con Adobe Reader.

Nella parte superiore della finestra di lavoro appaiono una serie di pulsanti,
sui quali si può fare clic per lanciare rapidamente in esecuzione le
funzioni più utilizzate dagli utenti.
L’ultimo è Backup, funzione essenziale per la salvaguardia
dei dati contabili, con la quale gli archivi possono essere memorizzati con
diversi livelli di compressione ed essere crittografati con l’utilizzo
di una password.

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