Con MyNet, CartaSi coinvolge i dipendenti

Realtà di 1.100 dipendenti, che si occupa della gestione dei circuiti di pagamento attraverso le carte di credito, CartaSi ha nel personale una delle voci di costo più importanti, «ed ecco perché, a fine 2003
– ha esordito Giancarlo Lombardo, responsabile sviluppo organizzativo di Si Holding -, abbiamo avviato una profonda riorganizzazione, che puntava in maniera decisa sulla valorizzazione delle risorse umane. Tutti i dati afferenti alle Hr, in precedenza, erano gestiti da una pluralità di sistemi informativi, nati in epoche differenti e amministrati con varie tecnologie». Negli scorsi anni, è stata creata una intranet, battezzata MyNet, con l’obiettivo di avvicinare i dipendenti all’azienda, offrendo uno strumento condiviso d’informazione. «Avevamo da tempo l’idea di un data warehouse – ha proseguito il manager – e, confrontandoci con Sas, che aveva una soluzione verticale proprio sulle Hr, abbiamo optato per il suo Human Capital Management». La durata del progetto, avviato nell’ottobre del 2004, è stata di circa 10 mesi. Il gruppo di lavoro era composto da 15 persone, tra tecnici, consulenti Sas (un capo progetto e uno specialista della soluzione), esperti di organizzazione e risorse umane, specialisti di controllo di gestione e risk management. Oggi, quindi, CartaSi utilizza questo serbatoio di dati come un hub, centralizzando tutte le informazioni su organico, assenze, permessi, turni e quant’altro.

Rilevazione presenze ed elaborazione paghe erano, e sono tuttora, esternalizzate. La gestione di ferie, permessi e la giustificazione di assenze o ritardi da parte dei dipendenti avviene attraverso l’accesso a un sito, gestito dalla milanese Hro, Human Resources Outsourcing. Esistono, poi, alcuni applicativi che girano intorno al database del personale, quali i timesheet degli operatori dei sistemi informativi, che devono suddividere il proprio tempo tra i vari progetti, oppure la gestione del costo del lavoro o la sorveglianza sanitaria. «Inoltre – puntualizza Lombardo -, è ancora presente un sistema che gestisce l’anagrafica centralizzata, le tabelle, la struttura organizzativa, i ruoli e la formazione. Vari moduli girano sulla intranet e alcuni file, quali le job description, ancora su Word o Excel. Oggi, anche questi ultimi alimentano il data warehouse, in virtù di procedure definite che prevedono un aggiornamento notturno dei dati, in modalità batch. Tutte le informazioni vengono condensate in un sistema di reportistica, cartaceo e online, battezzato Guru (Gestione Univoca Risorse Umane) accessibile attraverso MyNet. Il processo attivato ci ha aiutato anche a fare un po’ di pulizia nei dati. Basta pensare che, prima del progetto, nel 50% dei casi il codice fiscale dei dipendenti era errato». Un centinaio di utenti (in prevalenza dipendenti della direzione risorse umane, oltre a manager di primo e secondo livello responsabili delle singole funzioni) accede via intranet a un sistema di reportistica che mette a disposizione le informazioni relative a formazione, straordinari, diarie e trasferte, tutte analizzabili più in dettaglio attraverso una comoda funzione di drill down.

«I benefici – sottolinea il manager – sono la certezza del dato, unita alla profondità storica dello stesso visto che, in questo momento, abbiamo online gli ultimi tre anni di informazioni relative a presenze/assenze, provvedimenti disciplinari ed evoluzione retributiva». L’obiettivo finale è quello di arrivare a un Web self-service completo, aprendo l’applicativo al singolo dipendente per la segnalazione di anomalie o variazioni sui dati visualizzati online. Nei prossimi mesi, inoltre, dovrebbe essere realizzato un tableau de bord sulle risorse umane.