Toscocarta con Opensuite ha realizzato uno strumento che consente nuovi metodi di lavoro e di fare analisi approfondite e rapide sull’andamento dell’azienda
La Toscocarta nasce in provincia di Lucca nel 1974 come naturale evoluzione della Cartiera Papeschi & C. fondata nel lontano 1949. Abbandonata l’attività tradizionalmente cartaria dell’azienda madre, la Toscocarta si dedicò fin dai primi tempi a studiare e realizzare nuovi prodotti puntando sulla innovazione e sulla massima qualità, sempre rimanendo comunque nell’ambito dei prodotti cartari. Una tipica media Pmi di casa nostra, insomma, che ha saputo creare il proprio successo facendo leva sulle tradizioni familiari e sulla creatività delle sue persone.
Oggi l’azienda punta su una gamma molto vasta di prodotti, come incarti e imballaggi alimentari, carte sterilizzate di qualità, con stampe a colori per gastronomie e negozi alimentari, e contenitori sterili di una grande varietà di tipi. L’ultimo prodotto è una linea di tovaglie plastificate con un sottilissimo film, stampate in tri e quadricromia ad alta definizione, destinate al mercato della ristorazione.
Il sistema informativo che è stato (con pregi e limitazioni) alla base dello sviluppo dell’azienda a partire da una quindicina d’anni fa era basato su di un sistema As/400 di Ibm. Ma nel 2005 la direzione aziendale maturò la convinzione che era necessario rinnovare l’intero sistema, giudicato non più adeguato, né adeguabile alle nuove esigenze di business.
«Il vecchio As/400 gestiva quasi esclusivamente la parte amministrativa-contabile e una piccola parte di supporto alla produzione – sottolinea Pier Luigi Papeschi, responsabile dei sistemi informativi della società -. I punti deboli riscontrati erano la difficoltà di personalizzazione, il costo e lunghi tempi di attesa dell’assistenza applicativa e la mancata risposta alle nostre richieste nell’ambito della programmazione della produzione, della gestione delle distinte basi, dei centri di costo. Per realizzare tutto ciò e per partire con l’e-commerce avremmo dovuto investire molto in hardware e software proprietario rimanendo vincolati a un unico fornitore». Dopo aver esaminato una decina di alternative disponibili sul mercato, Toscocarta decise di puntare su di una soluzione open source. In particolare, la scelta cadde sul pacchetto Opensuite della Compiere, una società che dispone di due head-quarter, uno in California, a Redwood Shores, e l’altro in Germania a Münster, e che probabilmente è poco nota al grande pubblico ma che vanta nel suo board una serie di personaggi che hanno ricoperto cariche di altissimo livello in Oracle, PeopleSoft e Ibm.
A convincere Toscocarta a scegliere Opensuite di Compiere fu Mayking, la software house totalmente dedicata al mondo open source che appartiene all’iniziativa Job di Sun Microsystems e che vanta una particolare competenza sul prodotto, visto che l’ha localizzato e tradotto per l’Italia.
A oggi è stata realizzata una prima fase del progetto che è consistita nell’implementazione dei moduli amministrativi di Compiere in modo da poter procedere alla sostituzione dell’As/400, e di alcuni moduli della produzione. Sono stati pure fatti migrare a Linux buona parte dei client Windows.
Questa fase, che ha comportato il coinvolgimento non solo delle persone dei sistemi informativi, ma anche di numerosi dipendenti, è avvenuta durante l’arco di un anno circa, a cavallo tra il 2006 e il 2007: un po’ in ritardo sui piani originari, commenta Papeschi.
In questa fase Mayking ha analizzato i processi di business, definito il progetto di implementazione e si è fatta carico della parte di configurazione e import dei dati necessari, della personalizzazione e della correzione delle anomalie riscontrate. Ha, inoltre, realizzato una serie di corsi per la formazione dei dipendenti.
Oggi che la prima fase è conclusa chiediamo a Papeschi di stilare un bilancio: «Siamo molto soddisfatti sia per l’aspetto delle funzioni che per il costo del nostro nuovo sistema informativo. L’impatto aziendale è stato, ed è tuttora, notevole, sia in un’accezione positiva che negativa del termine. Positiva perché Opensuite ha introdotto nuovi metodi di lavoro dato che, ad esempio, il controllo dei dati che adesso abbiamo ci consente di correggere molte brutte abitudini prese nel tempo dai lavoratori. Disponiamo, poi, di una grande quantità di dati in più, inseribili nel sistema e quindi abbiamo raggiunto una maggior facilità di esecuzione di operazioni che prima richiedevano strumenti esterni al sistema stesso. C’è però anche un aspetto negativo, ossia la difficoltà a far accettare il nuovo sistema, che pure è più intuitivo e dispone di una interfaccia non più testuale ma grafica, a tutti gli utenti che erano abituati a ricevere e vedere le informazioni in un certo modo. Quindi abbiamo dovuto fare molti report personalizzati per consentire un graduale adattamento a forme di ricerca e visualizzazione diversi».
Da parte della direzione c’è stata molta soddisfazione visto che ora dispone di uno strumento più potente e per fare analisi approfondite sull’andamento dell’azienda e più rapido nel fornire le risposte. Di conseguenza si sente più libera di decidere gli sviluppi futuri anche perché sa di avere uno strumento che con molta probabilità l’aiuterà in fase di realizzazione. Gli utenti, da parte loro, dopo il primo disorientamento, stanno cominciando a conoscere e ad apprezzare le potenzialità del nuovo sistema e perciò ad usarlo con piacere.
C’è stato, abbiamo chiesto a Papeschi, anche un impatto positivo sui fornitori? «Certo – ha risposto -. L’impatto c’è stato, in particolare nella migliorata capacità di seguire il flusso delle informazioni in maniera più diretta, visto che oggi il nuovo sistema permette loro di sapere quanto, cosa e come un cliente ha acquistato in passato, come paga, se la merce è disponibile in magazzino in modo da poter avvisare il cliente di conseguenza».
È già stata definita in linea di massima una fase due che riguarderà il pieno sviluppo della programmazione della produzione compreso l’Mrp (Material Requirements Planning), la rintracciabilità dei lotti di produzione e la gestione degli obiettivi di vendita con analisi per prodotto e per agente.
