La visione e la strategia di Appian per l’integrazione dell’AI nei processi enterprise si realizzano attraverso l’innovazione della piattaforma, aggiornata periodicamente durante l’anno e giunta alla versione 25.2. Agent Studio, AI Document Center, Composer e Smart Search sono i nuovi elementi della piattaforma Appian che facilitano questa integrazione, e che sono stati presentati nel corso di Appian World 2025 a Denver, Colorado.
L’era degli agenti AI: Think, Act, Learn
Agent Studio è una piattaforma che consente di creare agenti AI capaci di “pensare, agire e imparare”. Gli agenti:
- Pensano esplorando ampi insiemi di dati tramite la piattaforma Data Fabric.
- Agiscono avviando processi controllati e verificabili.
- Apprendono monitorando l’esito delle proprie azioni per ottimizzarsi.
Calkins ha sottolineato la differenza rispetto ai concorrenti: “I nostri agenti agiscono sempre all’interno di processi predefiniti e sicuri. Questo li rende potenti e, al tempo stesso, sicuri”. La raccolta sistematica dei dati, grazie a strumenti come Process HQ, consente inoltre di migliorare continuamente il comportamento degli agenti.
Con Agent Studio, Appian introduce una vera fabbrica di agenti AI operativi, progettata per accelerare l’adozione dell’intelligenza artificiale nella gestione autonoma dei processi aziendali, mantenendo massimi livelli di controllo, sicurezza e auditabilità.
Tradizionalmente, gli agenti AI (o “AI agents”) disponibili sul mercato si focalizzavano su compiti molto specifici — come rispondere a domande, eseguire task RPA o operare su set di dati ristretti.
Agent Studio eleva questo concetto, creando agenti che non solo agiscono ma pensano, analizzando dati complessi ed elaborando piani di azione; agiscono: eseguondo processi end-to-end, avviando flussi enterprise reali, apprendono, migliorando le proprie performance sulla base degli esiti registrati e dei feedback ambientali.
Il cuore di Agent Studio è un approccio semplificato che consente di creare agenti avanzati in tre passaggi principali:
| Fase | Descrizione |
| 1. Definizione degli obiettivi | L’utente descrive in linguaggio naturale cosa deve ottenere l’agente (es. “Gestire richieste di rimborso clienti in base alle policy interne”). |
| 2. Accesso ai dati tramite Data Fabric | L’agente viene collegato a tutte le fonti di dati aziendali, mantenendo policy di sicurezza e permessi originari. |
| 3. Assegnazione degli strumenti | Si selezionano i processi aziendali che l’agente è autorizzato ad avviare o completare. |
Una volta configurato, l’agente è pronto a operare in autonomia su casi concreti, scalando all’occorrenza.
Gli agenti creati con Agent Studio sono dotati di capacità di pianificazione autonoma, potendo scegliere il miglior percorso operativo in base alle condizioni del contesto, sono in grado di orchestrare più attività simultaneamente, gestendo priorità e dipendenze (Multi-tasking coordinato), aggiornano la propria strategia in risposta a cambiamenti di dati, eventi o vincoli di business. Ogni decisione presa e ogni azione eseguita sono tracciate e analizzabili a posteriori.
“Con Agent Studio, ogni organizzazione può costruire la propria forza lavoro digitale. Una forza lavoro che pensa, agisce e cresce con l’azienda”.
Uno dei principali punti di forza di Agent Studio è l’attenzione rigorosa alla sicurezza: Gli agenti non operano mai su dati o sistemi non autorizzati; Gli strumenti a disposizione degli agenti sono limitati e controllabili: non possono improvvisare azioni non previste ed è sempre possibile mettere in pausa, riesaminare o terminare l’attività di un agente in tempo reale.
Inoltre, grazie al framework di audit continuo di Appian, ogni comportamento degli agenti è registrato in log strutturati, analizzabile per reportistica interna o per audit esterni e utilizzabile per migliorare il comportamento futuro attraverso il retraining.
Le applicazioni pratiche di Agent Studio
Sono stati mostrati casi concreti di utilizzo di agenti AI creati con Agent Studio:
- Customer Service: agenti che gestiscono ticket semplici, sollecitano documentazione, chiudono casi autonomamente o li scalano solo se necessario.
- Finance Operations: agenti che analizzano anomalie nei flussi di pagamento e avviano procedure di revisione automatica.
- Supply Chain Management: agenti che monitorano ritardi di consegna e ricalcolano piani logistici dinamicamente.
In tutti i casi, il risultato è stato un aumento esponenziale della velocità di esecuzione e una riduzione drastica del carico operativo umano.
AI Document Center: automazione documentale di nuova generazione
Tra le sfide più complesse nell’automazione dei processi aziendali c’è sempre stata la gestione dei documenti. Contratti, referti, moduli, certificati, ricevute: la varietà e l’eterogeneità di questi file, spesso in formati non strutturati, ha storicamente limitato il potenziale dell’automazione.
Con AI Document Center, Appian introduce un motore di document intelligence general-purpose, basato su AI generativa, che supera la necessità di addestramento personalizzato e consente di automatizzare l’intero ciclo di intake documentale in modo rapido, scalabile e preciso.
Tradizionalmente, l’automazione documentale si è basata su OCR (Optical Character Recognition) e template predefiniti, ma AI Document Center rappresenta un salto evolutivo grazie agli LLM, l’AI non si limita a leggere il testo, ma ne comprende il significato e la struttura logica. Non serve addestrare modelli su nuovi documenti; il sistema è pronto all’uso su qualsiasi tipologia, anche mai vista prima. Vengono gestiti nativamente formati complessi come PDF annidati, immagini scannerizzate, documenti scritti a mano, moduli multilingua.
Un esempio operativo
Un’azienda riceve ogni giorno centinaia di certificati medici in formati e lingue differenti.
Con AI Document Center il sistema estrapola automaticamente nome, data, diagnosi, durata dell’assenza e codice fiscale; segnala automaticamente eventuali dati mancanti o ambigui;inserisce le informazioni strutturate nel sistema HR per l’approvazione del periodo di congedo.
Appian dichiara una precisione estrattiva che supera il 95% su documenti non strutturati — senza necessità di addestramento, il che si traduce in una riduzione drastica dei tempi di elaborazione, senza costi di configurazione iniziale e una conseguente accelerazione del ROI, poiché l’automazione può essere attivata immediatamente su scala produttiva.
AI Document Center è nativamente integrato con il Process Modeler di Appian: ciò significa che il risultato dell’elaborazione documentale può attivare processi automatici (es. approvazioni, notifiche, controlli di compliance), popolare modelli dati condivisi nel Data Fabric aziendale e interagire con agenti AI creati tramite Agent Studio, che possono usare i dati documentali come base per azioni successive.
Tutto avviene all’interno di una catena di controllo tracciabile: ogni campo estratto, ogni decisione automatica e ogni modifica viene registrata e può essere verificata.
I principali casi d’uso
| Settore | Applicazione |
| Sanità | Lettura referti, prescrizioni, certificati assicurativi |
| Bancario | Verifica documenti KYC (Know Your Customer), identificazione clienti |
| Assicurazioni | Gestione di sinistri, dichiarazioni, polizze |
| Manifattura | Elaborazione di bolle, fatture, certificazioni tecniche |
| Pubblica Amministrazione | Analisi documenti fiscali, modulistica cittadina, richieste autorizzazioni |
Sicurezza e compliance
AI Document Center è progettato per operare in ambienti altamente regolamentati, grazie a un controllo granulare degli accessi, alla crittografia end-to-end dei documenti e a un audit trail completo su ogni documento processato e ogni campo estratto.
Inoltre, l’elaborazione può avvenire on-premise o nel cloud Appian, garantendo flessibilità su base geografica e normativa (es. GDPR, HIPAA, SOC 2).
Composer: AI come co-autore di applicazioni
Tra le innovazioni presentate ad Appian World 2025, Composer occupa un posto di rilievo. Non si tratta di un semplice strumento di code generation: Composer ridefinisce il paradigma di interazione tra utenti e AI nello sviluppo di applicazioni, proponendo un modello di collaborazione continua anziché di delega statica.
Tradizionalmente, gli strumenti basati su AI per la creazione di applicazioni hanno adottato un approccio “delegativo”: L’utente descrive le proprie esigenze e l’AI restituisce un’applicazione “chiusa” da utilizzare o rifare in caso di errori o modifiche.
Con Composer, invece, Appian introduce un modello dialogico: nella Fase 1: l’utente scrive in linguaggio naturale una descrizione dei requisiti dell’applicazione (obiettivi, flussi desiderati, dati coinvolti). Nella Fase 2 l’AI genera una proposta intermedia, presentando bozze di Interfacce utente (UI) e modelli dati (Data Models). Nella Fase 3 l’utente può modificare, correggere, ampliare queste bozze prima che l’applicazione venga effettivamente creata.
Si tratta di un cambiamento profondo, con un approccio che garantisce la continuità evolutiva e un maggiore controllo umano. Le applicazioni aziendali, soprattutto quelle mission-critical, non sono mai statiche, infatti; devono adattarsi rapidamente a cambiamenti normativi, di mercato o tecnologici. Composer consente di mantenere un dialogo continuo tra l’utente e l’AI per modificare, estendere e ottimizzare l’applicazione anche dopo la prima generazione. Il processo collaborativo evita inoltre il “black box effect” (l’utente riceve qualcosa senza sapere esattamente come è stato costruito), rafforzando governance, auditabilità e compliance.
L’applicazione finale non è un blocco di codice statico, ma un processo modellato graficamente. Ogni attività dell’app è rappresentata come un passo chiaro e modificabile. L’intero flusso è intuitivamente comprensibile anche per utenti non tecnici e gli sviluppatori (o citizen developers) possono modificare il processo in autonomia senza necessità di riprogettazione tecnica profonda.
Questo approccio si allinea alla visione strategica di Appian, che vede il processo come forma primaria e futura delle applicazioni aziendali.
Come funziona il ciclo di Composer
- Input: l’utente descrive i requisiti in linguaggio naturale (es. “Voglio una app per approvare richieste di rimborso spese superiori a 500 €, con controllo automatico dei documenti allegati”).
- Proposta AI: Composer presenta una bozza di interfacce e strutture dati (ad esempio: form di inserimento spese, database richieste, workflow di approvazione).
- Dialogo e revisione: l’utente modifica le interfacce, aggiunge campi, corregge i dati, inserisce condizioni di business.
- Generazione finale: l’app viene creata come un processo orchestrato, pronto per essere messo in produzione o ulteriormente esteso.
Smart Search: il motore di ricerca che “comprende” i concetti
Tra le funzionalità presentate ad Appian World 2025, Smart Search si distingue per la sua capacità di trasformare radicalmente il modo in cui le organizzazioni accedono alle informazioni.
In un contesto dove i dati crescono in volume, varietà e frammentazione, Smart Search risponde a un’esigenza chiave: recuperare il significato, non solo le parole.
A differenza dei motori di ricerca tradizionali — che si limitano al matching letterale tra query e contenuti — Smart Search sfrutta tecnologie NLP avanzate per comprendere l’intento semantico di una richiesta formulata in linguaggio naturale e restituire contenuti che rispondono al concetto espresso, anche se i termini utilizzati nei documenti sono completamente diversi.
Smart Search opera trasversalmente su qualsiasi formato e fonte dati, strutturata o men e si integra nativamente con Data Fabric, la piattaforma di virtualizzazione dei dati di Appian. I dati provenienti da fonti eterogenee (CRM, ERP, documenti, API esterne, fogli di calcolo) vengono quindi trattati come un unico spazio interrogabile, senza necessità di replicare o migrare i dati: Smart Search li interroga in tempo reale, mantenendo le policy di sicurezza originali. L’accesso alle informazioni è personalizzato per ruolo e autorizzazioni, grazie all’eredità dei permessi nativi delle fonti.
Questo approccio permette di abbattere i silos informativi interni e di costruire un motore di conoscenza aziendale federata.
Un caso d’uso reale: ProcureSight
Appian ha dimostrato la potenza di Smart Search attraverso ProcureSight, un’applicazione pubblica che consente di esplorare tutti i dati di procurement federale statunitense.
- Smart Search consente agli utenti di scrivere richieste in linguaggio naturale, come: “Mostrami gli ultimi contratti per l’acquisto di droni civili” o “Genera una bozza di richiesta d’acquisto per forniture da ufficio conforme al FAR”
- L’app restituisce risultati contestualizzati, combinando dati storici pubblici con la possibilità di generare documenti e suggerimenti.
- La soluzione è già stata adottata da oltre 50 agenzie governative USA, a riprova della maturità del sistema.
Smart Search riduce i tempi di ricerca e risposta: gli utenti non devono più sapere “dove” si trova l’informazione, consente il recupero di conoscenza implicita: le informazioni archiviate in formati non strutturati (PDF, e-mail, note) tornano a essere valorizzate, dà supporto alle decisioni, consentendo ai responsabili di business di prendere decisioni informate sulla base di insight trasversali e attuali e potenzia la compliance: consente di tracciare facilmente documenti, procedure e normative correlate, migliorando audit e governance.
