La società tira le somme del “reality business” organizzato da Sap: cinque giorni per implementare Business One
A tirare le somme del primo reality show dedicato al business dell’era moderna è Antalis (nella fattispecie Centro Distribuzione Articoli da Regalo Gruppo Antalis, distributore di materiali promozionali per il supporto alla comunicazione e di regalistica). La società, durante l’ultimo Smau, è stata, infatti, protagonista dell’iniziativa organizzata da Sap che, sull’onda di un fenomeno dell’intrattenimento molto popolare, ha provato a rendere altrettanto popolare il tema dell’implementazione di un sistema gestionale in azienda mettendosi davanti al pubblico, cioè facendo le azioni dal vivo, su un arco di cinque giorni. E lo ha fatto con due partecipanti, un’azienda utente, Antalis appunto, e un partner, Gulliver, system integrator di Bergamo. Lo scopo non era avere degli eliminati e un vincitore, bensì quello della riuscita dell’implementazione di un sistema gestionale, nella fattispecie, Sap Busines One, con la parte gestionale completa, il magazzino e il Crm.
Durante il primo giorno della manifestazione è stata fatta l’analisi dei requisiti per l’installazione del sistema, con l’identificazione delle finalità e delle funzioni necessarie all’azienda. È stato il giorno della conoscenza, insomma, in cui l’It manager di Antalis, le persone operative e lo staff di Gulliver hanno sintonizzato le loro conoscenze. Nel secondo giorno il sistema è stato configurato con il caricamento dati ed è stato poi provato che poteva contenere le anagrafiche dell’azienda e i dati storici.
Nel terzo giorno è stato realizzato il sistema di reporting e nel quarto è stata configurata l’interfaccia grafica per la navigazione da parte degli utenti finali. Le ultime verifiche all’interfaccia la domenica mattina.
In realtà, come spiegato anche dal direttore commerciale di Gulliver, Massimo Riva, il risultato finale è un prototipo di sistema informativo, da trasportare in azienda. Il go live per Antalis avverrà, infatti, entro il 31 marzo 2006, anche perché la tipologia di azienda, regalistica, sconsiglia di cambiare il sistema informativo sotto il periodo natalizio.
«Il bilancio gestionale chiude il 15 gennaio e, tenendo conto della tipologia del nostro business, vogliamo evitare il rischio di fermi o di sovrapposizioni di dati», spiega Rossella Paganoni, responsabile amministrativo di Centro Distribuzione Articoli da Regalo Gruppo Antalis.
In Italia la società, di stampo internazionale, farà da precursore per un progetto che potrebbe avere respiro più ampio (l’implementazione è in fase di studio in Olanda e Germania).
«Negli anni siamo cresciuti e, quindi – prosegue la manager – avevamo bisogno di velocizzare alcuni aspetti, effettuare un controllo statistico, creare una relazione tra il nostro gestionale e quello della holding parigina. Abbiamo quindi optato per il pacchetto base di Business One e l’occasione di Smau ci è servita per valutarne le potenzialità. In realtà, abbiamo capito che non ci saranno molte personalizzazioni da fare».
Il focus che ha mosso Antalis è principalmente il Crm, per il quale è già iniziata la preparazione a livello informativo delle schede cliente e il trasferimento dei dati.
«Gli step previsti, per ora sono stati rispettati – dice Paganoni -. Abbiamo fatto la lettura del programma in AS/400 e l’abbiamo trasportato in Business One». Ma spenti i riflettori di Smau, come procede l’implementazione del sistema? «Siamo sempre in ambiente prova – conferma Paganoni -. Il software funziona ma il problema deriva dal fatto che siamo poche persone preparate al cambiamento e dobbiamo provvedere alla formazione dei singoli utenti».
La metodologia prescelta prevede di addestrare una persona all’interno di ogni singolo ufficio. «Abbiamo posizionato un pc con l’ambiente prova su ogni piano e a turno, con il supporto di un assistente, si inizia a elaborare, caricare i dati e insegnare l’utilizzo di tutte le funzionalità del sistema – conclude la manager -. Il software è di facile lettura, quindi si tratta solo di applicare una logica nuova». A regime, gli utenti coinvolti saranno circa 150, ma solo per la fine del 2006.
