Google Calendar – Tutti gli appuntamenti gestiti via Internet

Febbraio 2009 È noto che negli ultimi tempi è in atto un
processo di migrazione dal PC verso il Web di alcune applicazioni di produttività
personale e professionale.
Molte di queste applicazioni funzionano talmente bene in contesto Internet da
non far affatto rimpiangere le loro equivalenti installate localmente sul PC,
grazie all’impiego di una tecnologia software innovativa che rende l’esperienza
d’uso pressoché indistinguibile da quella classica; forse l’unica
differenza facilmente percepibile consiste nel fatto che le nuove applicazioni
girano dentro un browser e non direttamente come finestre sul desktop.

Le applicazioni si spostano su Internet
I vantaggi del nuovo paradigma (che va sinteticamente sotto il nome di “Web
2.0”) sono rilevanti e possono essere così riassunti:

– Accessibilità alle applicazioni e ai propri dati da qualsiasi PC o
dispositivo anche di modesta potenza purché connesso a Internet e in
grado di far funzionare un browser. In viaggio non occorre più necessariamente
portare con sé il proprio PC, ma è sufficiente un Internet point,
il PC di un collega, perfino uno smartphone.

– Applicazioni costantemente aggiornate, protette a livello professionale dall’attacco
di virus e, in generale, amministrate da specialisti.

– Dati memorizzati in rete, su server altamente affidabili, sottoposti a politiche
di backup di livello aziendale e non amatoriale.

– Riduzione o eliminazione della necessità di aggiornare regolarmente
hardware e software del proprio sistema: un PC che sarebbe obsoleto per l’esecuzione
di applicazioni può essere perfettamente in grado di assolvere al compito
di terminale di accesso per il Web 2.0. Le applicazioni girano, in gran parte,
lato server.

– Molti dei servizi sono gratuiti, almeno per l’edizione “base”
(che generalmente ha qualche restrizione rispetto alle versioni a pagamento).

Google in prima linea
In prima fila fra gli innovatori del Web 2.0 è sempre stata Google, che
con applicazioni Web dalla strabiliante efficacia come Google Earth, Google
Maps e Google Docs giusto per citarne alcune, è stata fra le prime aziende
a dimostrare che cosa fosse possibile fare con tecnologie già disponibili.

Google Calendar nel dettaglio
Una nuova realizzazione è Google Calendar: un’eccellente applicazione
web based per gestire appuntamenti, impegni, riunioni su base giornaliera, settimanale
o mensile, facilmente integrabile con Outlook e Thunderbird, con la possibilità
di gestire e sovrapporre calendari multipli (per esempio: lavorativo, personale
e via dicendo) e di condividere il proprio calendario, sempre via Web, con una
o più persone note, o di spedire inviti. In questo modo più utenti
potranno accedere al medesimo calendario e accordarsi su riunioni e appuntamenti
velocemente.

Notifiche via short message
Ma non solo: gli appuntamenti possono essere notificati, con un tempo di preavviso
liberamente configurabile, non solo via e-mail o via finestra di alert, ma perfino
via SMS (l’invio da parte di Google di questi SMS è gratuito).
La comodità dell’abbinamento fra centralizzazione su Web del calendario
e ricezione delle notifiche via SMS si può comprendere veramente solo
provando il servizio per qualche giorno, ma alcune prime considerazioni dovrebbero
essere d’aiuto.

A differenza di una soluzione basata su Out­look + palmare, qui non serve
sincronizzare alcunché: non ci sono né cavetti USB, né
cradle su cui riporre il terminale, nè ActiveSync o PC Suite da installare,
aggiornare, avviare, imparare a usare. Semplicemente, si aggiorna il calendario
ogni volta che serve una variazione, senza pensare al terminale. Poco prima
dell’appuntamento riceveremo automaticamente un messaggio sul telefonino,
come se questo fosse stato sincronizzato con il calendario e avvisasse con un
alert.

Il calendario può essere visionato e gestito via Internet, dovunque
ci si trovi. Da casa è possibile gestire l’agenda professionale,
dall’ufficio è possibile gestire quella privata ed entrambe sono
gestibili mentre si è in viaggio.
Inoltre il sistema funziona con qualsiasi telefono cellulare, anche il più
semplice ed economico, perché basta che possa ricevere dei normali SMS.
Non occorre né investire in uno smartphone o PDA né imparare a
usarlo e a sincronizzarlo; non c’è alcun software da installare
sul PC e sul telefono.

L’integrazione con i client di posta
La gestione del calendario può avvenire sia via Web sia, volendo, da
un client di posta elettronica e organizer come Thunderbird (2.x) o Outlook
(2003 o 2007), o una qualsiasi combinazione di queste due vie. Per potere usufruire
di queste funzionalità di sincronizzazione è necessario scaricare
gli appositi tool (l’estensione Lightning per Thunderbird e il programma
Google Calendar Sync per Outlook).
La sincronizzazione è bidirezionale, pertanto le modifiche fatte via
Web si rifletteranno sul calendario del client preferito e viceversa, senza
bisogno di impartire particolari comandi.

La via preferibile per aggiornare e consultare il calendario rimane tuttavia
il Web, visto che, per esempio, Outlook supporta un solo tipo di alert (tramite
finestra di avviso sullo schermo del PC) mentre Google Calendar ne supporta
anche altri due tipi (via SMS e via e-mail).
è previsto anche l’accesso da cellulari (via Internet, ma con ottimizzazione
per terminali mobili) e perfino via SMS: non solo è possibile ricevere
la lista dei prossimi eventi, ma si possono addirittura creare eventi nel proprio
calendario inviando messaggi dal proprio numero di cellulare registrato a un
particolare numero breve, anche se quest’ultima funzione per il momento
è purtroppo disponibile solo negli Stati Uniti.

• Un calendario sempre accessibile