Dematerializzazione e ottimizzazione dei flussi di stampa promettono tagli consistenti nei costi associati alla gestione dei documenti cartacei. Ma i benefici non sono solo economici
Marzo 2009
In un momento in cui la ricerca dell’efficienza si fa sempre più esasperata, avere un maggiore controllo dei flussi documentali cartacei dovrebbe diventare uno degli obiettivi prioritari di tutte le aziende, pubbliche e private.
Infatti, la carta che circola negli uffici è sempre troppa e la sua riduzione potrebbe portare notevoli benefici, a cominciare da quelli economici. E non si tratta di spiccioli: NetConsulting nell’Osservatorio sul documento digitale, realizzato nel 2006 per Infocamere, stimava che gli impatti sul sistema Italia dei costi e delle inefficienze connesse alla gestione tradizionale dei documenti ammontano a un valore tra i 42 e i 70 miliardi di euro, a seconda che si considerino i soli documenti contabili/amministrativi o si allarghi l’ambito di riferimento a tutte le tipologie.
Adottare soluzioni di ottimizzazione e dematerializzazione comporterebbe, quindi, un risparmio tra il 3% e il 5% del Pil.
Ma i vantaggi non sarebbero solo economici. Le aziende, grazie alla digitalizzazione, potrebbero migliorare la comunicazione con clienti, fornitori e partner, ottimizzare processi quali la gestione degli ordini e la fatturazione e migliorare la tracciabilità delle spedizioni. Un altro vantaggio importante delle soluzioni documentali, poi, è che permettono di soddisfare le richieste di tracciabilità di numerose normative, per esempio quelle nel campo alimentare o farmaceutico.
La dematerializzazione si può realizzare in vari modi raggruppabili in due grandi categorie: evitare di creare carta inutile e convertire la carta in documenti elettronici. Si può evitare che i fax si materializzino in copie cartacee, creando documenti elettronici che possono essere instradati sul circuito e-mail direttamente al destinatario. Si possono creare fatture e ordini in formato elettronico, sollevando al tempo stesso gli operatori da attività standard, come l’inserimento del numero d’ordine e dei dati del cliente e automatizzarne l’invio, integrando questi processi con i gestionali. In questo modo si creano nuovi canali di comunicazione: non più solo posta o fax, ma anche e-mail, Sms, Web.
La spinta
alla digitalizzazione
Il mercato della dematerializzazione è in forte crescita e in Europa, secondo Idc, dovrebbe mettere a segno nel 2009 addirittura un incremento del 24% sul 2008 (almeno secondo una stima del 2006). Degno di particolare nota è che la componente della creazione e diffusione di documenti personalizzati cresce di più rispetto alla lettura automatica di quelli cartacei. Ciò perché l’implementazione delle soluzioni aziendali è entrata nella seconda fase. La prima era stata, negli anni ’90, l’installazione dei pacchetti Erp, che miravano a soddisfare le esigenze gestionali di base, oggi con la dematerializzazione si realizza l’interfacciamento ottimale tra i moduli applicativi che possono fornire l’intero potenziale di efficienza.
I vantaggi ottenibili derivano, in sostanza, dall’accelerazione dei tempi di trattamento dei documenti e vanno dalla automazione dei compiti manuali, alla possibilità di personalizzare i documenti, a una maggiore reattività verso il cliente. Da non trascurare anche altri vantaggi, come la visione unitaria della situazione di un cliente, per la possibilità di riunire in un unico dossier tutti i documenti che lo riguardano, il loro controllo automatico e il loro smistamento sui circuiti elettronici.
Se la dematerializzazione sembra un obiettivo irraggiungibile, almeno nel breve periodo, si può ripiegare su interventi meno radicali e puntare sull’ottimizzazione del flusso documentale. Il punto di svolta è l’assunzione di coscienza dei costi di stampa, in genere considerati come fisiologici. Ma non è così e sono proprio i costruttori di stampanti che, avendo identificato il problema, si fanno parte attiva proponendo soluzioni di gestione dei processi di stampa in outsourcing. E una delle voci di risparmio è proprio la riduzione dei volumi di stampa dovuta alla coscienza dei costi relativi.
