Contrattualistica via Web per un maggiore controllo

La posizione di rilievo nel mercato dei prodotti dietetici, nutrizionali e salutistici ha comportato per Nutrition & Santé (i) la necessità di garantire l’assortimento in tutti i punti vendita, soprattutto per quanto riguarda Gdo (che rappresenta l’80% della sua modalità distributiva) e farmacie.

La presenza massiccia in iper e supermercati permette una visibilità altissima con ampie quote di mercato, ma comporta problematiche legate alla gestione dei contratti non risolvibili in maniera “artigianale”, specialmente per una multinazionale. Da qui la decisione di implementare Sales Agreement, modulo specifico di Xtel per la gestione dei contratti.

Delle oltre 100 referenze, infatti, ogni anno ne vengono sostituite 20 e, conseguentemente, bisogna ricontrattare a livello locale spazi e visibilità. L’applicativo adottato, permette di tenere sotto controllo tutti i diversi contributi promozionali. «I nostri non sono prodotti di prima necessità – spiega Paolo Bartolucci, direttore amministrazione, finanza e controllo di Nutrition & Santé Italia – e, dunque, anche se stringiamo accordi a livello nazionale con le insegne, non è detto che i singoli punti vendita ci prevedano in assortimento. La nostra presenza va, quindi, sempre ricontrattata a livello locale, così come la dimensione degli spazi espositivi e la visibilità. Prevediamo contributi promozionali differenti: per chi mantiene lo stesso assortimento di anno in anno, per chi oltre a questo inserisce un certo numero di nuovi prodotti e per chi invece introduce referenze ben determinate e in un certo lasso di tempo. In più, fissiamo dei premi di fine anno in base al fatturato raggiunto con i prodotti. Seguire questo lavoro manualmente era una fatica immane. Sales Agreement ci sta aiutando molto, perché in automatico ci segnala chi ha raggiunto l’obiettivo concordato e chi no, permettendo al nostro ufficio commerciale di decidere se i premi vanno corrisposti ugualmente, ridotti o azzerati».

Lo stesso vale per la gestione complessiva dei contratti con la distribuzione, che in precedenza veniva affidata a software fatti in casa: ogni tipo di merce, infatti, può avere clausole contrattuali diverse per politiche commerciali, listini, promozioni, livelli di contrattazione, commissioni di acquisto. «Fino al 2006 utilizzavamo un prodotto realizzato per noi da un consulente – racconta il manager -, ma la continua espansione ci ha fatto capire che quella non poteva essere la soluzione, anche perché non veniva garantita continuità nell’assistenza e nella manutenzione. Il nuovo prodotto ci ha convinto con l’esperienza specifica maturata nel settore, le referenze e la capacità di integrarsi con il nostro sistema Erp, gestito direttamente dalla casamadre francese».

La sede italiana, infatti, è una realtà giovane e snella, composta da 35 persone quasi tutte operative sul campo. «L’amministrazione si trova, quindi, con poche risorse e sovraccarica di lavoro – continua Bartolucci -. Grazie all’applicativo possiamo controllare e verificare in maniera precisa quanto ci costa ogni contratto con ciascuna insegna, e a fine anno otteniamo una reportistica chiara fin nei minimi dettagli di quanto abbiamo speso e in quali attività specifiche. Il trade spending, infatti, rappresenta ben un quarto del nostro fatturato, oltre 10 milioni di euro l’anno su 40. Una voce di bilancio decisiva, dunque, che adesso governiamo realmente».

Il modulo, attualmente, è utilizzato solo da personale di sede e in modalità online. «L’uso che ne stiamo facendo al momento è parziale, perché preferiamo andare per gradi – conclude -, ma già così ci ha consentito di eliminare diverse attività manuali e gli errori amministrativi. Oggi gestiamo in automatico le note di credito di periodo e riusciamo a individuare subito le richieste eccessive o non dovute da parte del cliente, grazie all’accesso puntuale ai dati sui contratti. L’obiettivo ovviamente è di sfruttare nel tempo tutte le potenzialità del software per tenere sotto controllo anche gli accantonamenti, le previsioni di costo di fine anno e così via in un’ottica di controllo totale di gestione».