Libro unico del lavoro: istituzione

Più tempo per le registrazioni, meno vincoli su tenuta e conservazione del registro, maggiore tempo a disposizione per l’esibizione, sanzioni improntate su violazioni sostanziali e non meramente formali.

Queste le caratteristiche con le quali debutterà a breve il Libro Unico del Lavoro. Terminerà, infatti, tra pochi giorni il periodo transitorio previsto per l’entrata in vigore del nuovo libro introdotta dall’articolo 39 del D.L. n. 112/08 convertito in legge n. 133/08, attuata con D.M. 9 luglio 2008.

Il processo di evoluzione informatica legato alla deregolamentazione del settore dell’amministrazione del personale, comporta inevitabilmente un passaggio di adattamento della tecnologia e delle nuove modalità operative.

Ci sono, infatti, alcuni punti che ancora necessitano sia di chiarimenti sia di una maggiore elasticità applicata ai casi concreti. Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro ha presentato al Ministero del lavoro un apposito documento fornendo la propria interpretazione. Si tratta, in particolare, dell’utilizzo del calendario sfasato, delle modalità di tenuta per datori con più sedi e/o più consulenti del lavoro, della numerazione sequenziale per la sezione presenze all’interno del libro unico, della portata operativa degli elenchi riepilogativi e della possibilità di apporre la marca temporale ai supporti informatici.

Questo il parere del Consiglio Nazionale sui due punti che destano i maggiori problemi legati all’applicazione pratica.

Per quanto riguarda le modalità di assegnazione della numerazione sequenziale in caso di gestione aziendale condivisa tra più professionisti, la norma, attribuisce a ciascun foglio una numerazione sequenziale per evitare spazi. Dal quadro normativo di riferimento non emerge alcun divieto affinché la numerazione, in ogni caso sequenziale, possa essere adottata distintamente per gestire forme di organizzazione del personale condivise tra più soggetti. L’adozione di distinte numerazioni sequenziali atta a soddisfare ogni esigenza organizzativa, pertanto, non pregiudica la finalità della legge.

Le modalità di stampa del libro unico per coloro che adottano il calendario sfasato sono un altro punto per il quale è atteso il parere ministeriale.

Tenuto conto che la filosofia della norma è quella di evitare qualsiasi complicazione, si ritiene possibile anche l’opzione organizzativa di stampa del libro unico del lavoro in base alla quale, l’azienda che paga lo stipendio nel mese di riferimento può stampare il libro unico riportando nel mese di riferimento le presenze integrali del mese precedente. Ad esempio, periodo di paga febbraio 2009 e stipendio pagato il giorno 27 febbraio 2009: nella sezione presenze può essere riportato il calendario integrale del mese di gennaio 2009.

Nel frattempo, la Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dell’Ordine ha attivato una casella di posta elettronica accessibile dall’home page del sito nazionale all’indirizzo: quesitilibrounico@consulentidellavoro.it affinché aziende e professionisti possano formulare le proprie domande sui dubbi operativi ancora esistenti. Sono oltre 1000 i quesiti sull’applicazione del Libro unico pervenuti finora alla Fondazione Studi, molti di questi hanno già avuto risposta e sono disponibili sul sito nazionale www.consulentidellavoro.it.

Soggetti obbligati
Dal 18 agosto 2008, con l’entrata in vigore del D.M. 9 luglio 2008, è diventato operativo il libro unico del lavoro introdotto dagli articoli 39 e 40 del D.L. n. 112/2008, convertito dalla legge n. 133/2008.

Nonostante l’entrata in vigore del provvedimento, l’obbligo di tenuta decorre dal 1° gennaio 2009 in quanto scade a fine anno il periodo transitorio durante il quale è possibile essere in regola con la normativa vigente, mediante l’utilizzo dei libri tenuti secondo la disciplina previgente. Quindi libro paga e sistemi alternativi sono previsti fino al 17 agosto scorso, ad esclusione del libro matricola la cui eliminazione rimane slegata dal tipo di libro utilizzato nel periodo transitorio e quindi è da intendersi già abrogato.

L’obbligo di istituzione riguarda tutti i datori di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, mentre ne sono escluse le pubbliche amministrazioni.

Le registrazioni
Cosa annotare Nel libro unico debbono essere iscritti:

– tutti i lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all’estero, compresi i lavoratori in missione nell’ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati;

– i collaboratori coordinati e continuativi anche a progetto;

– gli associati in partecipazioni con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).

Come si potrà notare, rispetto alla disciplina previgente relativa alla registrazione sui libri paga e matricola, non andranno più annotati i dati dei collaboratori e coadiutori di imprese familiari e commerciali e i soci lavoratori di imprese salvo che siano stati instaurati per essi contratti soggetti all’obbligo di registrazione (ad esempio socio lavoratore di cooperativa per il quale, ai sensi della legge n. 142/2001, si è istaurato un contratto di lavoro subordinato).

A tal proposito, il Ministero del lavoro con circolare n. 20 del 21 agosto 2008, ha ricordato che non rientrano tra i soggetti tenuti alla istituzione:

– società di qualsiasi tipologia relativamente al lavoro manuale e non manuale (quando sovrintendono al lavoro altrui) dei rispettivi soci;

– impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che nell’impresa prestino attività manuale o non manuale;

– i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione, ma operino col solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente dei soci o familiari coadiuvanti;

– le società e le ditte individuali del settore commercio e terziario che non occupino lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi anche a progetto, associati in partecipazione o simili, ma operino solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori.

Non vanno registrati altresì coloro che, pur in presenza di un contratto di collaborazione coordinata e continuativa ovvero di associazione in partecipazione, svolgano l’attività oggetto del contratto in forma autonoma imprenditoriale ovvero rientrante nell’attività professionale esercitata.

Il libro è definito unico perché non è prevista la possibilità di istituirne più di uno anche se risultano attribuite più posizioni assicurative ovvero nel caso di registrazioni separate dei dati relativi alle presenze, o ancora in presenza di più luoghi di lavoro. Non è possibile neanche tenere sezioni staccate del registro.

Ad avviso dei consulenti del lavoro, in via generale il principio generale di unicità che è alla base del nuovo libro non presuppone necessariamente l’adozione di un’unica numerazione sequenziale che, invece, caratterizzava la struttura dei libri obbligatori cartacei. L’articolo 1, comma 1, del D.M. 9 luglio 2008, stabilisce, infatti, il solo «obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati». Come si può notare, il legislatore ha voluto attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale per evitare “buchi” non giustificati che potrebbero sottintendere comportamenti fraudolenti alla gestione del personale. Al contrario, dal quadro normativo di riferimento, non emerge alcun divieto affinché la numerazione, in ogni caso sequenziale, possa essere adottata distintamente per gestire forme di organizzazione del personale condivise tra più soggetti come, ad esempio, gestione separata del personale impiegatizio da quello dirigenziale.

Peraltro, l’adozione di distinte numerazioni sequenziali per soddisfare ciascuna esigenza organizzativa, oltre a non essere vietata dalla norma, non pregiudica la predetta finalità della legge. Resta fermo che una volta stampate le due partizioni, in base ad un principio di unicità documentale del libro, è necessario che le stesse siano conservate presso la sede prescelta dal datore di lavoro.

A tal proposito, tuttavia, il Ministero del lavoro con la circolare n. 20/2008 ha ritenuto corretta l’eventuale elaborazione separata del calendario presenze all’interno del libro unico, ferma restando però la numerazione sequenziale (sarà ritenuta regolare ad esempio in sede di stampa mensile stampare prima la parte senza il dato delle presenza e poi quella delle presenze).

La consegna al lavoratore della copia del libro unico assolve altresì agli obblighi relativi alla consegna del prospetto paga al lavoratore previsti dall’articolo 1 della legge n. 4/1953.

Nel libro, la cui tenuta come si vedrà non potrà più essere cartacea, devono essere indicati i seguenti dati:

– nome, cognome, codice fiscale;

– dati relativi al rapporto di lavoro instaurato, quindi qualifica e il livello (per i lavoratori subordinati) e anzianità di servizio;

– posizioni assicurative;

– trattamento retributivo;

– retribuzioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese (peraltro l’eventuale mancata registrazione di rimborsi non soggetti a contributi e ritenute fiscali non è sanzionata), con indicazione separata di quanto erogato a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario;

– trattenute a qualsiasi titolo effettuate, detrazioni fiscali, dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, somme corrisposte per conto di enti e istituti previdenziali.

– calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.

Per coloro che risultano retribuiti in misura fissa mensile ovvero a giornata intera, può essere registrata la sola presenza. I dati relativi alle presenze devono essere registrati utilizzando le causali risultanti da apposita legenda. Le aziende agricole con un numero di giornate non superiore a 270 sono esonerate dalla registrazione delle presenze.

Quando annotare
Le registrazioni dovranno essere effettuate mensilmente entro il sedici del mese successivo a quello di riferimento.

Il Ministero del lavoro ha chiarito (cfr. circ. n. 20/2008) che il termine deve intendersi legato alla scadenza di versamento dei contributi e pertanto nel caso di proroga il rinvio interessa anche gli adempimenti legati al libro unico.

Nel caso di mancanza di retribuzione o di presenza (esempio lavoratori intermittenti), la registrazione potrà essere limitata all’inizio della decorrenza del rapporto e, successivamente, solo in caso di corresponsione di retribuzione ovvero ogni qualvolta si trovi a svolgere attività lavorativa.

I datori di lavoro che applicano la prassi della cd. retribuzione sfasata, ovvero dell’elaborazione della paga sulla base di eventi verificatesi il mese precedente a quello di riferimento, potranno continuare a tenere conto delle presenze effettive del mese di riferimento nel mese successivo. La registrazione dei dati variabili, infatti, potrà avvenire con un differimento comunque non superiore al mese. L’unico onere per tali datori di lavoro è quello di annotare tale opzione nel libro unico.

Tuttavia, ad avviso del Ministero (cfr. circ. n.20/2008), il differimento interessa esclusivamente i dati retributivi, mentre quelli relativi alla presenza debbono rispettare i termini ordinari.

Per la verità tale interpretazione mal si concilia con la filosofia che ha animato il legislatore che ha istituito il libro unico che è quella di semplificare le procedure.

L’osservatorio a cura della Fondazione Studi

(per maggiori approfondimenti vedi Novecentolavoro, Novecento media)