Nel contesto di un mondo del lavoro in profonda trasformazione, dove la collaborazione a distanza, gli strumenti digitali e l’intelligenza artificiale stanno ridefinendo tempi, modalità e qualità del lavoro quotidiano, le riunioni sono momenti strategici e di confronto. Tuttavia, spesso vengono percepite come poco produttive.
In questo scenario, comprendere come i lavoratori italiani (colletti bianchi, e knowledge workers) vivono e valutano le riunioni diventa fondamentale per ripensare modelli organizzativi, processi di decision making e strategie di innovazione. Per questo ASUS Business, in collaborazione con Research Dogma, presenta oggi un’analisi dedicata alle abitudini e alle percezioni dei lavoratori della conoscenza in Italia, con l’obiettivo di identificare i fronti principali su cui intervenire: efficienza, cultura organizzativa, formazione e ruolo della tecnologia ‒ in particolare dell’IA ‒ come possibile alleato, ancora poco sfruttato[1].
Dai dati emergono criticità radicate, segnali di cambiamento, differenze generazionali e di genere, e soprattutto un bisogno condiviso di strumenti più efficaci e modalità di collaborazione più moderne.
Riunioni e call: una fotografia della percezione dei lavoratori italiani
Le riunioni sono altamente diffuse in Italia con il 77% dei lavoratori che effettua da 1 a 5 riunioni settimanali, comprendendo quelle in presenza e a distanza (in media una riunione al giorno). Nello specifico, le video call sono una pratica alla quale si ricorre spesso con il 49% dei lavoratori che partecipa ad almeno una call a settimana e il 19% di loro che svolge call quotidiane.
La ricerca evidenzia un dato chiaro: solo il 23% delle riunioni viene percepito come realmente efficace dai lavoratori italiani. Un segnale che riflette un bisogno di maggiore efficienza. Un dato interessante riguarda la divisione nella percezione uomo-donna: se per il 24% degli uomini ci sono troppe riunioni e sono percepite anche come lunghe, per il 22% delle donne ce ne sono troppo poche e, in generale, si parla e ci si confronta poco. Un segnale che apre a una riflessione sui diversi modi di lavorare e collaborare all’interno dei team.
A fronte di ciò, la richiesta di un miglioramento è fortissima:
- Il 45% dei lavoratori vuole riunioni più efficaci, orientate a soluzioni e risultati concreti.
- Il 31% chiede incontri meglio organizzati e preparati.
Le riunioni sono dunque uno snodo cruciale del lavoro contemporaneo, ma la qualità percepita non è ancora adeguata.
L’IA c’è, ma non si usa: un’opportunità non ancora pienamente sfruttata
Nonostante l’attenzione crescente verso l’IA, il 56% dei lavoratori italiani non utilizza strumenti basati sull’intelligenza artificiale per preparare o gestire i meeting.
Tra chi li usa, l’approccio appare frammentato e non strategico:
- 15% usa l’IA per preparare documenti;
- 15% per ottenere spunti creativi;
- 15% per utilizzare servizi di registrazione e trascrizione automatica.
Il quadro suggerisce che, pur riconoscendo il bisogno di innovazione, la maggioranza dei lavoratori non percepisce ancora l’IA come una soluzione matura per migliorare l’efficacia delle riunioni e, dal punto di vista culturale e organizzativo, emergono due segnali importanti:
- I lavoratori – pur essendo mediamente istruiti – dichiarano un forte bisogno di formazione su metodi, strumenti e buone pratiche per rendere produttivi i meeting, soprattutto quando supportati dall’IA.
- Le aziende, in particolare le PMI, mostrano difficoltà a implementare processi innovativi, anche a causa di timori legati alla sicurezza informatica e alla condivisione di documenti interni su piattaforme basate su IA.
Questa “incompiutezza” genera una percezione di utilità solo parziale dell’intelligenza artificiale, che quindi non riesce ancora a migliorare realmente le riunioni.
Intelligenza artificiale posto del capo? Gli italiani preferiscono ancora l’umano
In generale, gli under 35 si confermano la fascia più dinamica e “sperimentale” del campione, sia sul fronte delle riunioni sia nell’adozione dell’IA. In media hanno circa 30 anni e rappresentano un quinto dei lavoratori coinvolti, concentrati soprattutto nelle aree metropolitane e nelle aziende medio‑grandi. Rispetto agli over 45 partecipano più spesso a video‑call, utilizzano maggiormente strumenti di IA per preparare presentazioni, trovare spunti creativi e sintetizzare documenti, e dichiarano più frequentemente di sentirsi competenti nell’uso delle nuove tecnologie digitali e dell’intelligenza artificiale.
A conferma del rapporto ancora ambivalente con la tecnologia, il 56% dei lavoratori, di fronte alla domanda provocatoria se preferirebbero il proprio capo umano o un capo basato su IA, sceglie di mantenere l’attuale leadership. Colpisce però che il 24% sostituirebbe fin da subito il proprio capo con un sistema di IA, ritenendolo forse più equo, prevedibile o competente.
“Le riunioni restano un momento cruciale per il lavoro, ma in Italia sono ancora percepite come poco efficaci. La nostra ricerca mostra che l’IA nei meeting è ancora sottoutilizzata e per renderla un alleato strategico è necessario un cambio di passo culturale e organizzativo, al fine di trasformare la tecnologia in valore concreto” afferma Lavinia Fogolari, Head of Marketing SYS di ASUS.
La potenza dell’intelligenza artificiale nelle riunioni
ASUS AI ExpertMeet è un assistente AI on-device che trasforma le riunioni in esperienze produttive e coinvolgenti, sfruttando le capacità avanzate dell’intelligenza artificiale per migliorare le funzioni audio, video e di collaborazione, garantendo una comunicazione senza interruzioni e catturando ogni dettaglio importante.
AI ExpertMeet offre una suite completa di funzioni per migliorare le esigenze di ogni riunione. AI Meeting Minutes cattura e trascrive in modo accurato, generando riassunti dettagliati e identificando i punti chiave di tutti i partecipanti. La funzione AI Translated Subtitles fornisce le traduzioni, assicurando una comunicazione perfetta in tutte le lingue. Inoltre, la funzione Watermark consente di personalizzare le videochiamate con informazioni personalizzabili sui biglietti da visita e filigrane dello schermo per una maggiore sicurezza e professionalità. Grazie all’intelligenza artificiale integrata nel dispositivo, i dati personali rimangono al sicuro, consentendo agli utenti di concentrarsi sulle idee senza preoccupazioni per la privacy.
