Con Notion Mail, il team del noto workspace digitale all-in-one ha voluto ripensare l’email che, secondo Notion negli ultimi 50 anni ha visto ben poca evoluzione rispetto ad altri strumenti. E ha inteso superare alcuni problemi quali: una casella di posta strapiena che richiede un’attenzione costante; sempre lo stesso smistamento, ordinamento e filtraggio manuali; le stesse risposte di routine ai messaggi ripetuti, e così via.
La società sviluppatrice definisce Notion Mail “la casella di posta elettronica progettata per pensare come te”: un modo più personalizzato, potente e moderno di comunicare. E con la promessa che, con Notion AI integrata, tutte le attività più noiose vengono gestite per conto dell’utente.
Notion Mail non è un client “universale”: si integra con Gmail e richiede la connessione al proprio account Google; è al momento disponibile per Mac, e l’azienda ha condiviso che la versione per iOS è in arrivo e quella per Android è prevista entro il 2025.
Notion Mail promette un nuovo modo di automatizzare la gestione della inbox. Una delle cose migliori dell’AI – sottolinea il team – è il modo in cui applica l’intelligenza per automatizzare le attività di routine. Ma anche se le piattaforme di posta elettronica hanno aggiunto un po’ di automazione sotto forma di etichette, l’onere di capire cosa è importante subito, cosa può essere gestito in un secondo momento e cosa non ha bisogno di attenzione è ancora a carico dell’utente.
Ora, basterà dire a Notion AI ciò che interessa e sarà lo strumento a gestire il resto. All’utente basterà cioè dire a Notion AI ciò che ritiene importante, e Notion Mail etichetterà automaticamente le e-mail in arrivo in base alle esigenze dell’utente. Il client è stato progettato per semplificare la gestione della posta elettronica, come una macchina ben oliata che lavora in background, sullo sfondo della nostra attività quotidiana.
Con Notion Mail, è possibile suddividere la posta in arrivo in viste personalizzate che mostrano diverse aree di interesse, in modo da aiutare l’utente a stabilire le priorità. La maggior parte delle app di posta elettronica – afferma l’azienda sviluppatrice – limita l’utente ad alcune categorie generali come promozioni, social e forum. Ma ciò che è importante per l’utente potrebbe essere diverso da ciò che è importante per chiunque altro. Inoltre, le priorità di oggi saranno probabilmente diverse il mese prossimo.
Ora, con Notion Mail, è possibile creare viste personalizzate che filtrano e ordinano le e-mail in modo da non distrarsi. Lo stesso utente può creare custom views per vari argomenti: ad esempio, per le e-mail di recruiting, per i feedback dei clienti o i viaggi dell’azienda. Con ogni cosa al suo posto, l’utente potrà finalmente concentrarsi su ciò che conta di più.
Notion Mail intende inoltre mettere finalmente fine al ping-pong della pianificazione e alla riscrittura delle stesse e-mail in continuazione. Aiuta l’utente a fare di più in meno tempo in vari modi e con diversi strumenti:
- Snippet con un solo clic: Per salvare i modelli di e-mail per le risposte più comuni, in modo da non dover scrivere di nuovo la stessa e-mail.
- Scheduling integrato: Condividere le prossime disponibilità e consentire agli altri di prenotare rapidamente un orario grazie all’integrazione nativa con Notion Calendar.
- Il proprio editor personale: Se si ha bisogno di aiuto per scrivere un’introduzione o una risposta, basta chiedere a Notion AI.
- Navigare ad alta velocità: Utilizzare le scorciatoie da tastiera per spostarsi istantaneamente nella casella di posta, cercare, comporre e inviare.
- Lo stesso Notion che gli utenti apprezzano: Iniziare con uno “/” e redigere una e-mail con le stesse intestazioni, richiami e altri blocchi già utilizzati in Notion.
Il team afferma di aver sviluppato Notion Mail perché ritiene che il rapporto con la posta elettronica dovrebbe potenziare il lavoro, non ostacolarlo; e ha voluto reimmaginare cosa potrebbe essere la posta elettronica se capisse davvero le priorità, i flussi di lavoro e il modo di pensare dell’utente.
È possibile iniziare a utilizzare e provare Notion Mail gratuitamente, collegandolo al proprio account Gmail.
