Il libro blu delle firme che insegue i manager per gli uffici e oltre ha i giorni contati. Almeno in Barilla ha già esaurito in buona parte la sua funzione e si avvia a diventare un elemento della storia aziendale sostituito da GoSign di Infocert, la piattaforma che consente di firmare e richiedere la firma digitale di contratti e documenti direttamente online. “Il rapporto con InfoCert è iniziato nel 2012 – spiega Alberto Maldino, responsabile Group Digital & Business del gruppo di Parma –. La scintilla che ci ha portato però all’utilizzo di GoSign è arrivata all’inizio del 2014 quando Barilla ha cambiato i processi di acquisto, varato un nuovo assetto organizzativo utilizzando strumenti al servizio di un processo che doveva essere più efficiente. Nello stesso tempo si muoveva un’altra grande trasformazione della società che è Barilla goes digital, un progetto che punta a digitalizzare tutti i processi aziendali. L’esigenza in ambito acquisto più l’obiettivo di andare verso il digitale si sono fuse per cercare un processo che generasse documenti digitalizzati e legalmente validi, paperless più validità legale come driver della nostra trasformazione. Da qui l’idea di passare dal libro firma e GoSign”.
I primi a utilizzare la piattaforma di InfoCert sono stati i duecento procuratori che in giro per il mondo si occupano degli acquisti del gruppo di Parma. Italia, Francia, Germania, Svezia, Stati Uniti e prossimamente Grecia sono i paesi coinvolti nella prima fase del progetto che riguarda diecimila documenti l’anno e permette di avere tempi più veloci e coinvolgere anche i fornitori che iniziano in questo modo a conoscere la firma digitale.
GoSign per professionisti e aziende
Con GoSign, che si rivolge a professionisti e aziende di qualsiasi dimensione, è possibile infatti firmare ordini, contratti, fatture, offerte e qualsiasi altro documento, sia per procedure di approvazione interne sia per formalizzare rapporti con controparti esterne. Oltre alla firma la soluzione permette di condividere i documenti tracciando in tempo reale ogni fase del processo di firma. Per esempio è possibile verificare in ogni istante chi ha firmato, chi è in ritardo, chi ha rifiutato o ha richiesto modifiche. Accessibile via web, da smartphone e tablet con app per iOS e Android, la piattaforma ha il compito di permettere un balzo in avanti nella digitalizzazione dei processi facendo crescere il numero delle transazioni digitali effettuate con piattaforma InfoCert che oggi si aggira sui 56 milioni. La spinta decisiva è arrivata dal varo il 1° luglio 2016 del regolamento Eidas (Electronic identification authentication and signature) che fornisce una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri. Il regolamento ha infatti l’obiettivo di rafforzare la fiducia nelle transazioni nell’Unione Europea, fornendo una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni. La normativa europea aggiunta a una semplificazione dei processi di firma digitale ha portato a uno sviluppo del settore che secondo gli analisti dovrebbe crescere fino al 2020 del 35% anno su anno.
