L’infrastruttura degli ordini di Mandarina Duck ora è gestita come un servizio. E l’It manager è contento.
Il Gruppo Finduck, che è nato nel 1977 e attraverso il marchio Mandarina Duck si è imposto nel mondo della pelletteria, oggi ha un fatturato consolidato di circa 85 milioni di euro, fatto vendendo circa 2 milioni di prodotti.
A livello organizzativo la produzione, l’amministrazione e il customer service sono centralizzati, mentre ogni brand ha proprie unità commerciali e per il design. A questa struttura corrispondono logiche distributive e di vendita differenti con tempistiche che variano a seconda che si tratti di abbigliamento, accessori, borse o valigeria e che influiscono sul riassortimento dei punti vendita.
Pertanto, 110 persone, tra agenti e personale del customer service interno, si occupano dell’invio e ricezione degli ordini per tutti i brand.
Andrea Stignani, Management Control & It Manager di Mandarina Duck ricorda che solo fino a tre anni fa l’invio delle comunicazioni d’acquisto avveniva principalmente via fax, con il verificarsi di colli di bottiglia nei periodi di campagne vendita dato che per essere processate e attivare la fornitura e la produzione, dovevano essere copiate e immesse nel sistema informatico.
Stignani ha allora deciso di modificare la procedura applicando K-Order di Kirio. una soluzione basata su Web che tra l’altro ha permesso di evitare l’installazione di un software su ogni pc degli agenti, con un conseguente risparmio di costi.
Ora gli agenti si collegano a Internet con qualunque dispositivo a disposizione, fisso o mobile, e accedono al sito dedicato a K-Order autenticandosi con user e password personali. Si apre una schermata che visualizza i clienti a loro affidati, l’offerta prodotto che in quel momento l’azienda ha inserito in campagna vendita, i loro listini e tutte le tempistiche di consegna previste. A quel punto possono compilare la loro proposta d’ordine che verrà successivamente vagliata dal customer service che, dopo il vaglio, invierà all’applicativo la comunicazione dell’accettazione.
I dati sono gestiti dal server in housing in Kirio e due volte al giorno sono allineati con quelli presenti nel sistema informativo presente nella sede del gruppo. Si ha dunque un flusso continuo di informazioni che comprende, oltre allo stato degli ordini, gli aggiornamenti dei listini e delle anagrafiche.
La locazione del server in Kirio Stignani la giudica un risparmio di investimenti per l’allestimento di una sala dati professionale. E anche la sicurezza è ben valutata dall’It manager: l’area è protetta e vi accede solo personale autorizzato e specializzato, il backup è a carico loro come anche le soluzioni antivirus e firewall.
Per fare un esempio dell’efficiente funzionamento del sistema, Stignani osserva che durante le campagne vendita per la moda autunno-inverno e primavera-estate i clienti visitano gli show room con le novità. Nell’arco di poch giorni decidono quali articoli acquistare e gli agenti devono essere tempestivi a comunicarli in sede. Con il sistema di Kerio possono farlo in tempo reale e in tal modo la società sa colori mettere in produzione.
