L’esigenza: La gestione documentale come mezzo per integrare problematiche tecnologiche e di tipo organizzativo
Per procedere all’archiviazione sostitutiva, secondo le disposizioni di legge, Acam di La Spezia, attiva nel settore dei servizi pubblici locali, ha deciso di adottare un software di gestione documentale. Esigenza della società era quella di integrare le problematiche tecnologiche e quelle di tipo organizzativo, visto che, nata cent’anni fa come azienda municipalizzata gas e acquedotto, gestisce oggi molteplici ambiti, dal ciclo integrato dell’acqua a quello dei rifiuti, alla distribuzione e vendita di gas metano e Gpl.
Dopo un’iniziale selezione tra i vari applicativi di archiviazione presenti sul mercato, la scelta è ricaduta sulla soluzione di Business process management di Openwork. «Tale suite, infatti – spiega Ottavio Adami, responsabile tecnico per il progetto in Acam -, si proponeva di soddisfare anche necessità più ampie dell’impresa. I driver fondamentali per la decisione sono stati la velocità di realizzazione del progetto e il fatto che volevamo una soluzione applicabile in futuro anche ad altri contesti aziendali».
Per questi motivi, Integra, la società di It del gruppo che cura i sistemi informativi interni, ha deciso di optare per una soluzione che inserisce nel contesto della gestione organizzativa e di processo le classiche funzionalità di archiviazione sostitutiva (creazione volumi, apposizione marcatura temporale e firma digitale, masterizzazione dei Cd/Dvd). Il controllo operativo di tutti gli aspetti, con le sole eccezioni, per vincoli di legge, dell’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale, può anche essere totalmente automatico, oppure prevedere verifiche da parte di operatori ove necessario.
Il risultato è stato all’altezza delle aspettative. «Infatti – continua Adami -, l’implementazione è stata molto veloce. In tre giorni è stata completata l’installazione del prodotto, la creazione dei due processi di business e la personalizzazione dell’interfaccia Web. Durante queste fasi, abbiamo apprezzato la facilità di configurazione della suite, che si è adattata alle nostre esigenze organizzative».
La necessità di coordinamento delle persone e dei flussi informativi di altri sistemi aziendali è stata risolta, quindi, con un approccio di analisi organizzativa e facendo leva sugli strumenti non tecnici di Openwork. Alla definizione della soluzione ha contribuito anche il management di Acam, essendo l’approccio e gli strumenti particolarmente intuitivi. Tutte le attività, poi, sono state ricomposte in un processo automatico. «Grazie al Bpm – conclude Adami -, che non abbiamo integrato con il sistema gestionale, è stato possibile rispettare i termini di legge. Siamo riusciti, infatti, a portare a termine l’archiviazione sostitutiva dei libri contabili entro il limite stabilito dalle normative».
