Manufacturing / Digitalizzata gran parte dei documenti commerciali. In futuro, spazio all’archiviazione sostitutiva
Vimar è una realtà che ben rappresenta lo spirito del Nordest
italiano. Tradizioni solide, ma anche un’attenzione spinta verso l’innovazione
in tutti i suoi aspetti, dal design alle tecnologie di supporto alle attività
quotidiane d’impresa. Fondata nel 1945 a Marostica (Vi), presenta a catalogo
oltre 4.000 articoli nel settore del materiale elettrico ed elettronico, per
impieghi nell’edilizia residenziale e nel terziario. Al suo interno trovano
impiego circa 800 persone, che lo scorso anno hanno contribuito a realizzare
un fatturato di circa 160 milioni di euro. «L’organizzazione
It in azienda – esordisce Ferruccio Galli, direttore sistemi informativi
di Vimar – è strutturata su tre aree. Quella gestionale, che impiega
6 persone, si affianca alla infrastrutturale, all’interno della quale
operano 7 dipendenti, e al Cad/Cam/Cae, ovvero tutta la parte di progettazione
e design dei prodotti, che dà lavoro a 2 persone». Un ambiente
It decisamente in linea con gli obiettivi di crescita di questa realtà,
conosciuta anche all’estero, vede la presenza di circa 500 postazioni
desktop e una trentina di server, tutti in ambiente Windows. L’applicazione
più utilizzata, oltre al software Cad di Ptc, è l’Erp Sap.
«L’anno scorso – prosegue il manager – abbiamo avviato un’indagine
interna, tesa a valutare la quantità di documenti che circolava in azienda.
Ne abbiamo stimati oltre un milione, con costi di gestione altissimi. Ecco perché
abbiamo deciso di cercare un modo per ridurre la quantità di carta utilizzata,
con il fine ultimo di contenere i tempi e i relativi costi di gestione del workflow
documentale».
Un Roi scientifico
Alla fine del 2005 è stata avviata la software selection e la scelta
ha privilegiato la piattaforma Documentum «soprattutto in virtù
della miglior integrazione con il gestionale in uso e delle garanzie che derivano
da un produttore delle dimensioni di Emc», chiarisce Galli. La system
integration del progetto è stata affidata ad Atos Origin, partner storico
di Vimar, che vi ha dedicato due persone. Queste risorse hanno collaborato con
una persona che, all’interno dell’azienda cliente, ha assunto il
ruolo di responsabile del progetto, e con i due key user, che hanno svolto le
mansioni di referenti per le aree amministrativa e commerciale. L’iniziativa
è stata suddivisa in due fasi. La prima, che prevedeva l’eliminazione
della carta dagli uffici commerciali, con la digitalizzazione delle fatture
attive e passive, si è conclusa a giugno. La seconda, invece, che promuove
l’introduzione dell’archiviazione sostitutiva, partirà a
gennaio del 2007. «Attualmente – dice il manager -, abbiamo 60 licenze
utenti attive, soprattutto nelle aree commerciale e finanza. In futuro, invece,
l’idea è di estendere questa tecnologia anche all’ufficio
legale, per l’archiviazione sostitutiva degli atti». Vimar
ha anche svolto internamente, prima di decidere se dotarsi o meno di questa
tecnologia, una valutazione del Ritorno degli investimenti sul progetto. «Abbiamo
cercato di quantificare e tradurre in indicatori sintetici vari elementi – conclude
Galli -, relativi alla riduzione dell’ingombro della carta e dei tempi
di transizione dei documenti. Quindi, sulla base di questi elementi, abbiamo
stimato un Roi di circa 8 mesi. Con questi numeri alla mano, ci siamo rivolti
alla direzione, che ha sponsorizzato senza indugi l’iniziativa».
