L’azienda utente deve valutare attentamente le proprie necessità e i partner a cui rivolgersi, perché è aumentato il livello di sofisticazione
Quali sono le criticità che deve affrontare un’azienda quando decide di affidarsi alla videoconferenza per facilitare la comunicazione e accelerare i processi decisionali? I system integrator sono probabilmente la parte della filiera che, più di altri, ha il polso della situazione, sia dal punto di vista dell’installazione in sé sia dal punto di vista delle richieste e delle esigenze dei singoli clienti.
«Oggi la sola stanza in cui si riuniscono i consigli di amministrazione o i vertici aziendali, non basta più – spiega Roberto Fasiani, responsabile dell’offerta prodotti e servizi di Dimension Data -. È aumentato il grado di collaborazione a tutti i livelli, occorre quindi mettere in comunicazione diretta più gruppi di lavoro, che hanno bisogno di confrontare e condividere presentazioni, documenti e anche di incontrarsi faccia a faccia. La risposta a queste esigenze è specializzarsi nell’offerta di prodotti sempre più flessibili e adattabili a ogni richiesta».
Cresce, quindi, il numero di soluzioni desktop in modo che anche il singolo possa seguire la videoconferenza e interagire direttamente dalla propria scrivania.
Questo tipo di prodotti sono spesso integrati con soluzioni mobili, in modo che l’utente non sia più neanche vincolato alla scrivania. È il singolo il centro della comunicazione, non una postazione. Questo consente anche un notevole abbattimento dei costi legati all’infrastruttura necessaria, perché questa diventa più snella e mobile.
«Assistiamo, d’altro canto, a una sofisticazione notevole per ciò che riguarda invece i sistemi di videoconferenza di alta gamma, come per esempio TelePresence di Cisco – continua Fasiani -. Con l’alta definizione la qualità di audio e video è eccellente, si ha veramente l’impressione di avere di fronte l’interlocutore. È l’ideale per le riunioni degli executive. Ovviamente, in questi casi, l’investimento cresce esponenzialmente. L’azienda deve fare una scelta, valutando attentamente le proprie esigenze. Se ha bisogno della massima capillarità e flessibilità senza alta qualità audio-video può scegliere prodotti desktop, spendendo dai 30 ai 500 euro a postazione, dipende dal numero delle funzionalità integrate, ma se l’esigenza è quella di far riunire poche persone con ruoli decisionali, occorre un investimento più solido ma il risultato è ottimo. E qui la spesa media si aggira, per l’allestimento di due sale, sui 500.000 euro. A questo va aggiunto il costo della predisposizione delle sale stesse con la creazione dell’infrastruttura necessaria. Costo che potrebbe eguagliare quello della strumentazione video in senso stretto».
I vantaggi delle soluzioni su Ip
La gestione della videoconferenza su Ip, invece che su Isdn, ha un duplice vantaggio: l’abbattimento dei costi per la comunicazione e un maggior controllo e protezione dei dati. Inoltre, le soluzioni su Ip assicurano una maggiore interoperabilità e scalabilità, consentendo anche multiconferenze senza complicazioni. L’architettura Ip facilita la gestione del sistema di Tlc, permessa dalla centralizzazione e dall’integrazione con il sistema informatico.
Spesso però i vantaggi della videocomunicazione vengono offuscati dal peso dell’investimento e talvolta i pareri degli esperti non sono poi così favorevoli e ottimistici. «Il problema è che occorre sviluppare l’abitudine a lavorare in questo modo – dice Roberto Durante, amministratore delegato di Durante Telecomunicazioni – e soprattutto bisogna recuperare la fiducia dei più anziani, lavorativamente parlando, che si sono scontrati con i primi sistemi, deludenti e inefficienti, di qualche anno fa. Il management più giovane, invece, si dimostra aperto all’utilizzo della videoconferenza e apprezza i vantaggi del nuovo modo di interagire con i colleghi. Per giovani parliamo anche di manager che hanno quarant’anni, non solo di giovanissimi. Dal 2004 a oggi c’è stato un aumento della richiesta di questo tipo di soluzioni, grazie ai nuovi prodotti in commercio, decisamente più evoluti e facili da usare, e alla disponibilità di larga banda».
Elemento quest’ultimo che garantisce la stabilità e la fedeltà della comunicazione a prezzi più che contenuti rispetto alle reti Isdn, che, pur favorendo una comunicazione di qualità e senza interruzioni aveva, e ha, il problema dei costi di connessione elevatissimi, specialmente in caso di collegamento tra sedi in due paesi diversi. Per questioni di sicurezza, le comunicazioni via Ip, proprio perché utilizzano l’infrastruttura It interna, in cui sono presenti dati sensibili, sono in genere utilizzate solo a livello interaziendale, mentre per comunicare con clienti, fornitori e partner si preferisce utilizzare la rete telefonica tradizionale. «C’è da dire che in molti casi questo non è possibile perché la tendenza è quella di far convergere il telefono nel pc – continua Durante -. Il futuro infatti è un laptop in cui siano integrate tutte le funzioni necessarie per parlare, vedere, interagire con i colleghi, condividere e lavorare su documenti, il tutto passando dalla rete aziendale, senza vincoli di luogo né di orario. Futuro che potrebbe essere già qui entro un paio di anni. Dipende da come si evolverà la cultura tecnologica e la disponibilità di banda, anche in mobilità».
La videoconferenza è già molto utilizzata sia negli Stati Uniti che nel Regno Unito. In Italia si evidenziano delle differenze sostanziali tra grandi aree industrializzate (Milano, Roma e Triveneto) ad alta produttività e quelle dove lo sviluppo economico è più lento. Nelle prime la diffusione di Internet e della larga banda è più massiccio e quindi la videocomunicazione ha maggiori potenzialità rispetto alle seconde aree. Il telefono, comunque, continuerà a essere utilizzato e non sarà soppiantato dalla videoconferenza.
Dal 2000 ad oggi si è differenziato anche il tipo di clienti che utilizzano la videocomunicazione. All’inizio era soprattutto nel terziario che si richiedevano soluzioni di questo tipo, poi, man mano che si ampliava la gamma di applicazioni e si scoprivano i vantaggi nelle varie attività di business, si sono interessate alle soluzioni di videocomunicazione anche le aziende del settore militare, manifatturiero, della ricerca e dell’education.
«Uno dei nostri clienti del settore farmaceutico, Sigma-Tau, organizza una volta al mese delle lezioni in videoconferenza per 33 scuole di specializzazione di cardiologia – spiega Anna Ramazzotti di Vrm Italia -. I docenti vanno presso la nostra sede a Pomezia (Roma), dove abbiamo allestito la sala per la videoconferenza, e da lì tengono la sessione seguita dalle scuole sparse in tutta Italia. Anche Notartel, la società che gestisce la parte informatica dell’associazione italiana notai, si è dotata di questi nuovi sistemi per la formazione continua, come pure Guardia di Finanza e Carabinieri hanno affiancato queste nuove tecnologie a quelle tradizionali per la formazione delle nuove leve e l’aggiornamento».
I settori coinvolti saranno sempre più numerosi, attirati anche dal basso costo della gestione Ip dei sistemi. Dal 2000 al 2005 il 70% delle soluzioni proposte era su Isdn, il 30% su Ip, a fine 2006 si è notato un mercato diviso a metà tra le due reti, con una tendenza per il futuro a favore dell’Ip.
«La rete Ip e la larga banda assicurano una stabilità delle connessioni – continua Ramazzotti -. Un elemento ancora più importante nel video che non nella trasmissione degli altri tipi di dati, perché mentre di questi si può fare un backup o una registrazione, le informazioni, anche una semplice frase, in una videoconferenza vanno perse per sempre, sono irrecuperabili, almeno per ora. Bisogna lavorare su questo fronte, sulla cultura nell’uso ma anche sulla formazione dei tecnici stessi. Serve creare nuove figure per la gestione di questo tipo di sistemi di telecomunicazione, operare un’integrazione degli strumenti ma anche una unificazione gestionale. In poche parole, serve una sola persona con cui relazionarsi che abbia le competenze specifiche per gestire la rete It e Tlc in modo coerente e strutturato. Prevediamo che nei prossimi anni ci sarà una notevole espansione di questo business e già il 2007 dovrebbe far registrare incrementi di diffusione e di fatturato del 20%».
Una crescita dovuta anche a un utilizzo più pervasivo in azienda, non solo a livello di management ma anche a livello operativo. È a questo livello che bisogna operare per creare una cultura dell’utilizzo, anche se le tecnologie oggi aiutano perché sono sempre più user-friendly. «Sarà questo il nostro compito – conclude Ramazzotti -. Il cliente chiede un alto livello di affidabilità, l’assistenza completa per l’integrazione, l’uso e la gestione efficiente del sistema di videocomunicazione e, fondamentale, il tutto a costi contenuti».
